Stock Opname atau disebut juga dengan Stock of Name sebuah istilah yang sudah tidak asing lagi bagi kita semua yang berkecimpung di dunia bisnis. Atau mungkin bagi Anda yang pekejaannya di bagian gudang maupun accounting maka istilah tersebut tidak asing juga.
Tapi tidak bisa dipungkiri juga jika masih banyak orang yang bingung mengenai kapan dilakukannya? sampai dokumen apa saja yang dibutuhkan? Baca artikel ini sampai selesai ya, karena saya akan membahasnya secara detail.
Apa itu stock? Stock artinya persediaan barang. Sedangkan opname bisa diartikan perawatan/pengelolaan jadi stock opname adalah proses penghitungan secara fisik atas persediaan barang yang ada di gudang maupun toko. Yang memiliki tujuan untuk mengetahui apakah catatan pembukuan dengan fisiknya sudah sesuai mulai dari jumlah dan ketersediaan stocknya.
Jika tidak singkron alias ada selisih ada beberapa hal yang menjadi pemicunya seperti barang hilang ataupun ada transaksi penjualan yang belum tercatat. Entah itu disengaja oleh oknum karyawan Anda atau memang tidak disengaja.
Oleh karena itu proses stock opname salah satu langkah untuk mengontrol persediaan barang maupun aktiva Anda dan menghindari kecurang-kecurangan yang bisa saja terjadi.
Stock opname adalah kegiatan yang sangat penting dalam dunia bisnis, terutama bagi perusahaan yang mengelola barang fisik di gudang. Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan bahwa persediaan barang yang ada di gudang tercatat dengan akurat dan sesuai dengan stok yang ada.
Melakukan pengecekan secara teratur sangat penting untuk meminimalisir kesalahan dalam pembukuan dengan memastikan bahwa stok barang yang tercatat dalam sistem sesuai dengan jumlah barang yang ada secara fisik.
Salah satu manfaat utama dari stock opname adalah memastikan akurasi data persediaan barang yang ada di gudang. Dengan melakukan kegiatan ini, perusahaan dapat memantau dan mencatat stok yang ada dengan lebih tepat, yang akan membantu tim yang bertugas dalam melakukan pengelolaan stok barang.
Selain itu, stock opname juga berguna untuk mengidentifikasi barang yang hilang atau selisih jumlah barang yang bisa terjadi selama proses keluar masuk barang.
Ada beberapa tujuan utama dari kegiatan stock opname, antara lain:
Untuk setiap perusahaan biasanya memiliki kebijakan yang berbeda-beda namun pada umumnya kegiatan opname stock dilakukan di akhir tahun. Ada juga perusahaan yang melakukannya setiap akhir bulan, ada yang tiap triwulan dan caturwulan. Jadi pada dasarnya tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan.
Untuk cara stock opname sendiri tergantung dengan seberapa besar dan kecilnya sebuah perusahaan. Sesuai sub judulnya maka saya akan memberikan proses yang sederhana.
Jika Anda menggunakan software akuntansi maupun software penjualan yang sudah dilengkapi dengan persediaan stocknya print saja sesuai jumlah orang yang akan melakukan penyesuaian stok. Agar memudahkan dalam proses penghitungan.
Bagilah tugas ini sangat penting agar barang tidak distock 2 x. Misal Rak 1 yang melakukan penghitungan adalah karyawan A dan Rak 2 dilakukan oleh B dst.
Jika sudah dihitung langkah selanjutnya adalah men-sinkronkan antara stock real dengan stock software. Kalau ada selisih antara keduanya maka wajib untuk dilaporkan kepada atasan. Dengan begitu atasan bisa menyelidiki kenapa bisa terjadi selisih.
Selama proses stock opname, kesalahan dalam pencatatan bisa saja terjadi, seperti kesalahan dalam menghitung stok barang atau selisih antara stok fisik dan stok yang tercatat dalam sistem. Oleh karena itu, sangat penting untuk memiliki sistem yang bisa membantu memantau dan merekam stok barang dengan lebih efisien.
Sehingga perusahaan dapat menghindari risiko kesalahan yang bisa berdampak buruk pada pembukuan keuangan dan operasional bisnis. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang strategi pengelolaan stok barang dan bagaimana menggunakan aplikasi gudang yang tepat untuk bisnis Anda, Anda bisa memeriksa contoh laporan stok barang yang sudah terintegrasi dengan modul akuntansi.
Dengan demikian, kegiatan stock opname tidak hanya berguna untuk memastikan jumlah stok barang yang ada di gudang, tetapi juga untuk membantu mengelola persediaan barang secara lebih baik. Pastikan kegiatan ini dilakukan dengan teliti dan juga cermat untuk menghindari kesalahan yang bisa merugikan bisnis Anda.
Untuk menghindari kesalahan stok opname, Anda bisa memanfaatkan aplikasi stok opname BIM, yang dirancang untuk memudahkan pengelolaan dan pencatatan stok barang di gudang hanya lewat kamera hp. bisa didownload GRATIS di Playstore sekarang juga!
Dalam proses stock opname, terdapat beberapa dokumen yang diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh proses berjalan dengan lancar dan akurat. Berikut adalah penjelasan mengenai dokumen-dokumen tersebut:
Kartu persediaan atau kartu stok digunakan untuk memantau alur keluar masuk barang di gudang. Dengan kartu ini, Anda bisa melacak setiap perubahan jumlah barang, baik yang masuk maupun yang keluar, beserta tanggal dan jumlahnya.
Bukti barang masuk ini berfungsi untuk mencatat setiap barang yang diterima oleh perusahaan, mencantumkan tanggal penerimaan barang dan supplier yang mengirimkan barang tersebut. Dokumen ini penting untuk verifikasi fisik terhadap barang yang baru diterima dan memastikan barang tersebut sesuai dengan apa yang tercatat dalam sistem.
Dokumen ini berisi informasi terkait barang yang keluar dari gudang atau toko, termasuk tanggal transaksi, jumlah barang (qty), dan harga barang tersebut. Bukti barang keluar juga mencatat siapa yang menerima barang, yang memastikan bahwa barang persediaan telah berpindah ke pihak yang tepat, misalnya ke pelanggan atau cabang lain.
Count Tag adalah dokumen yang digunakan pada saat pelaksanaan stock opname. Dokumen ini mencatat nama barang, tipe barang, lokasi barang, jenis kemasan satuan, dan jumlah stok yang kosong di area tertentu. Selain itu, ada kolom untuk tanda tangan pihak yang bertanggung jawab, seperti tim gudang, non-gudang, dan auditor.
Count Tag biasanya ada dalam dua rangkap; satu rangkap diberikan kepada tim admin, dan yang lainnya ditempelkan pada barang yang telah dihitung. Dengan adanya Count Tag, pengelolaan stok menjadi lebih terorganisir dan mudah dipantau.
Dokumen-dokumen tersebut sangat penting untuk menghindari kesalahan stok opname, memastikan akurasi persediaan barang, serta memberikan transparansi dalam pencatatan transaksi barang yang keluar dan masuk dari gudang.
Opname Stock dibutuhkan oleh semua bidang bisnis. Karena dengan melakukan opname stock maka akan membantu Anda dalam mengontrol stock yang dimiliki. Dan membantu menghindari dari kecurangan-kecurangan oleh oknum karyawan.
Proses ini bisa dilakukan 1 bulan sekali, 3 bulan sekali, 6 bulan sekali atau bahkan 1 tahun sekali tergantung kepada kebijakan masing-masing perusahaan. Jika barang yang dimiliki sangat banyak qty dan jenisnya mungkin 3 bulan sekali adalah periode yang cocok. Namun jika barangnya tidak terlalu banyak dan jenisnya pun sedikit 1 bulan sekali tidak akan jadi masalah.
Untuk mempermudah dalam melakukan pengontrolan stock serta menghindari adanya kebocoran stock. Software akuntansi ataupun software penjualan akan sangat membantu Anda. Selain itu dengan menggunakan software tentu saja ini akan membuat proses stock opname lebih cepat dan mudah.
Sekian artikel mengenai “Pentingnya Stock Opname Untuk Perusahaan” semoga dapat membantu Anda dalam melakukan pengontrolan stock. Sampai jumpa di artikel-artikel selanjutnya. Dan jangan sungkan-sungkan untuk menuliskan koment dibawah jika ada yang ini ditanyakan.
