Stock opname adalah menghitung barang fisik yang tersisa di gudang yang nantinya akan dicocokan dengan catatan transaksi. Kegiatan ini wajib dilakukan oleh setiap pebisnis untuk mengetahui kondisi stok persediaan mereka.
Apa sebenarnya yang menjadikan kegiatan ini penting dan wajib dilakukan? Apa sebenarnya stock opname itu dan bagaimana cara melakukannya? Simak selengkapnya di bawah ini.
Ilutsrasi Seorang petugas Melakukan Stock Opname di Gudang Perusahaan (Sumber: Freepik.com)
Apa itu stock opname? Mengutip dari pendapat Toto Sucipto, pengertian stock opname adalah kegiatan perhitungan barang yang dilakukan secara berkala dengan menghitung barang fisik yang tersisa di gudang lalu di cocokkan dengan catatan stok di data pembukuan.
Kegiatan stock opname mencakup beberapa aktivitas sekaligus, dimulai dari menghitung stok barang, melakukan inspeksi langsung dan mengatur fasilitas operasional jika suatu saat produk tertentu dalam gudang diperlukan.
Tujuannya, untuk memastikan kelancaran aktivitas operasional selama bekerja. Contohnya, memperkirakan lokasi penyimpanan barang didalam gudang berdasarkan data mana produk yang paling sering keluar dan mana yang seharusnya disimpan.
Selain itu, stock opname juga bisa membantu dalam penyusunan laporan akuntansi pada periode pelaporan nantinya.
Melakukan stock opname sudah menjadi hal wajib yang dilakukan guna melakukan manajemen produk dan setidaknya dilakukan satu tahun sekali.
Meskipun demikian, ternyata stock opname tidak bisa dilakukan seenaknya. Ada 3 waktu yang boleh digunakan untuk melakukan stock opname, berikut diantaranya:
Artinya stock opname dilakukan ketika sedang ada peristiwa khusus, contohnya cuci gudang, event obralan,hari belanja dan sejenisnya yang dimana pebisnis dituntut untuk melakukan opname stok agar apa yang dipasang di situs sesuai dengan aslinya.
Disisi lain, adanya event ini bisa meningkatkan aktivitas keluar masuknya barang di gudang karena meningkatnya angka penjualan. Dengan melakukan stock opname pebisnis bisa mencocokan data di buku transaksi dan jumlah produk yang sebenarnya.
Selanjutnya adalah periodik. Artinya pebisnis bisa melakukan stock opname pada periode-periode tertentu. Bisa tahunan, per semester atau bahkan per kuartal.
Periode ini bisa disesuaikan pebisnis berdasarkan kesanggupan dan kebutuhan operasional bisnis itu sendiri. Jika memang stok opname perlu dilakukan satu tahun sekali saja sudah cukup maka periode tersebut bisa digunakan dan seterusnya.
Berikutnya stock opname bisa dilakukan secara harian, dan kembali lagi pada kebutuhan bisnis. Seperti bisnis yang menjajakan produk yang memiliki masa ketahanan pendek sehingga perlu dilakukan pengecekan setiap harinya.
Baca Juga: Stock Opname Artinya, Kapan Waktu Tepat untuk Stock Opname
Proses Penempelan Stiker guna Memudahkan Proses Pengelompokkan Barang (Sumber: Freepik.com)
Pada umumnya pelaksanaan stock opname membutuhkan banyak waktu karena banyak aktivitas yang dilakukan disana, mulai dari pendataan, penataan barang sampai pengelompokan barang sesuai dengan jenisnya.
Dalam hal ini stock opname dilakukan dengan 4 tahapan, berikut penjelasan lengkapnya:
Pada tahapan awal seorang pebisnis perlu merapikan dan memisahkan produk yang ada di gudang berdasarkan kategori yang sudah ditetapkan perusahaan sebelumnya.
Biasanya dibedakan dengan menggunakan stiker atau tag tanda khusus untuk memudahkan proses pengelompokan dan perhitungan stok barang.
Berikutnya adalah melakukan pembagian tugas dengan pihak berkaitan untuk melakukan perencanaan stock opname sampai jam kerja masing-masing. Mulai dari tugas input variasi produk sampai pencatatan keterangan waktu.
Sebab tidak boleh ada barang tambahan setelah jam operasional perusahaan berakhir sampai proses stock opname selesai dilakukan.
Langkah berikutnya yang dilakukan adalah melakukan stock opname yang terdiri dari beberapa kegiatan berikut ini:
Langkah terakhir ketika melakukan stock opname adalah menyerahkan data kepada bagian akuntan kemudian dilakukan penyesuaian sistem dan stock opname selesai dijalankan.
Pada tahapan akhir ini juga perusahaan akan tahu bagaimana kondisi stok barang yang ada di gudang mereka.
Sehingga, Perhitungan ini guna mengetahui data sebenarnya dan perusahaan bisa menentukan apa yang harus dilakukan untuk mengelola stok barang yang sesuai.
Berikut contoh laporan stock opname
Ilustrasi laporan stok dan opname pada bisnis online shop (Sumber: Bee.id)
Berikut poin-poin ringkasan fungsi dan manfaat stok opname bagi bisnis:
Baca Juga: Program Stok Cegah Kesalahan Karyawan saat Stok Opname
Pada Proses Pelasanaan Stock Opname Petugas Perlu Melakukan Perencaanaan Agar Efektif dan Efisien (Sumber: Freepik.com)
Tips pertama yang bisa diterapkan agar stock opname tidak semakin menumpuk adalah melakukan penjadwalan, sebab dengan penjadwalan ini pebisnis bisa dengan teratur melakukan stock opname.
Jadwal ini bisa ditetapkan sesuai kebutuhan bisnis dan periode waktu yang sudah dijelaskan pada pembahasan sebelumnya, dari mulai harian, periodic dan tahunan.
Berikutnya adalah melakukan pemetaan produk dengan memberikan stiker atau tag sebagai tanda barang, seperti yang dilakukan pada tahapan awal stock opname.
Anda bisa menggunakan denah tata letak untuk memudahkan proses pemetaan barang. Sehingga ketika proses stock opname dilakukan pihak yang bertugas mudah menemukan tempat penyimpanan produk yang dicari.
Selain itu, cara ini juga bisa memudahkan proses penghitungan sehingga stock opname bisa dilakukan dengan tempo yang lebih singkat.
Selain membuat denah gudang penyimpanan, Anda juga bisa membuat tanda khusus di setiap rak untuk memudahkan petugas mengenali produk tanpa perlu di cek ulang satu persatu.
Tidak hanya itu saja, tanda ini juga bisa menjadikan produk tidak nyasar di tempat penyimpanan lainnya.
Jangan campur antara stock baru dan stok lama, terutama untuk produk yang memiliki masa kadaluarsa. Pencampuran ini akan menghambat proses pendataan karena harus melakukan pengecekan satu persatu.
Pebisnis bisa memisahkan produk baru dan lama dengan cara penyimpanannya. Produk lama diletakkan di luar sedangkan produk baru diletakkan setelahnya.
Gunanya, agar produk lama bisa terjual habis terlebih dahulu baru dilanjutkan dengan produk selanjutnya, begitu seterusnya.
Tips berikutnya pebisnis bisa menggunakan software akuntansi online Beecloud untuk melakukan stock opname dengan mudah.
Pebisnis tidak perlu wara wiri mengontrol stocknya langsung ke gudang, karena bisa dikelola dengan mudah karena fitur cloud yang digunakan.
Stok harian dijamin akurat mudahkan Anda melakukan stock opname, laporan lengkap dan mudah digunakan Beecloud siap digunakan oleh pebisnis handal seperti Anda. Segera daftarkan diri dan dapatkan gratis trial + panduan dari tim profesional Bee.
Kesimpulannya, Stock Opname adalah proses pendataan barang. Semoga bermanfaat dan sampai jumpa di artikel berikutnya.
