Web Logo Bee
Penulis: Lutfatul Malihah

PO Adalah Purchase Order: Arti, Format dan Prosedurnya

Kategori:
Dipublish Tgl: Wednesday, 28 December 2022

PO adalah singkatan dari purchase order atau yang lebih sering disebut dengan pre order. Dan kini praktek transaksi PO terus meningkat seiring berkembangnya transaksi jual beli online.

Yang mana seorang konsumen harus memberikan uang terlebih dahulu kepada penjual dan produk akan dipesan atau dibuat setelahnya. Sebelum istilah PO ini populer, dulu masyarakat menyebunya hanya dengan pesan atau mekas dalam bahasa Jawa.

Berikut informasi selengkapnya tentang PO (purchase order/ pre order):

Apa Arti  PO (Purchase Order)?

Po Adalah

Ilustrasi proses PO (Purchase Order) pada konsumen (Sumber: Freepik.com)

Anda pernah mendengar istilah open PO? istilah ini biasanya dipasang oleh seorang penjual yang memang memberikan fasilitas konsumennya untuk memesan terlebih dahulu sebelum mendapatkan produk mereka.

Arti dari PO atau purchase order tidak jauh berbeda dengan penjelasan di atas, yang mana PO adalah sebuah istilah atau cara belanja seorang konsumen yang menginginkan sebuah produk dengan membayar terlebih dahulu dengan memberikan uang senilai harga barang atau uang mukanya saja.

Hal ini terjadi biasanya karena seorang penjual tidak memiliki stok yang tersedia, sehingga meminta konsumennya untuk menunggu hingga produk tersedia kembali, atau produk yang dijual merupakan produk custom sehingga penjual memerlukan waktu untuk proses pengerjaan.

Proses transaksi ini harus dilakukan atas persetujuan dua belah pihak, agar tidak ada yang merasa dirugikan. Selain itu, Jangka waktu proses PO juga harus dijelaskan secara rinci oleh penjual agar tidak menimbulkan kesalahpahaman.

Waktu yang dibutuhkan pada proses pre order/ purchase order biasanya selama 1 - 3 minggu. Semua biasa berubah sesuai dengan kesepakatan penjual dan pembeli.

Format PO Adalah Berikut Ini ...

Dalam melakukan proses transaksi PO adalah ketika seorang penjual maupun pembeli perlu mengetahui format apa saja yang diperlukan. Format ini akan menjadi bukti jika benar terjadinya sebuah transaksi.

Purchase order sendiri secara istilah diartikan sebuah dokumen yang berisi tentang pembelian barang, isi dari dokumen ini berbeda tergantung penjual. Berikut format umum  yang sering digunakan dalam bisnis PO:

Baca juga: [DOWNLOAD] Contoh Purchase Order dan Tips Mudah Membuatnya

1. Nama Konsumen

Informasi pertama yang penting dan juga paling umum disampaikan adalah nama konsumen yang melakukan Pre order. Informasi nama ini juga akan membantu penjual untuk menemukan produk pesanan yang disepakati sebelumnya.

Selain itu, informasi nama juga biasa dilengkapi dengan informasi data diri lainnya. Seperti nomor telepon, alamat dan sejenisnya.

2. Tanggal Pembuatan

Selain nama konsumen, tanggal pembuatan juga perlu dicantumkan dalam dokumen purchase order. Tanggal pesanan ini penting bagi perusahaan atau pihak penjual karena penjual transparansi informasi ini akan membantu penjual mengetahui waktu pemesanan konsumen.

Sehingga, jika ada seorang penjual yang nakal atau mengaku-ngaku telah melakukan transaksi lama bisa ketahuan dengan jelas, sehingga urutan pesanan pun tidak mudah berantakan.

3. Nomor Urut Pemesanan/ Purchase order

Hal lain yang akan membantu penjual adalah nomor urut pemesanan, selain tanggal nomor urut juga bisa menjadi patokan seorang penjual mengetahui kapan giliran barang konsumen diproses.

Nomor ini juga bisa dijadikan sebagai arsip yang akan memudahkan penjual mengaudit data penjualan dan transaksi lainnya.

4. Detail Informasi Pemesanan

Selanjutnya adalah data informasi pesanan yang perlu disampaikan dalam dokumen pre-order. Data ini akan menyampaikan secara transparan mengenai produk apa yang dipesan oleh seorang konsumen.

Mulai dari jenis barang, jumlah, warna, ukuran, harga dan beberapa informasi tambahan lain yang diperlukan. Informasi ini akan sangat membantu pembeli dan penjual agar produk yang dipesan tidak salah pesan.

5. Informasi Pengiriman

Selanjutnya jika produk selesai dipesan, seorang penjual juga perlu menyampaikan informasi pengiriman secara jelas, sebagai bukti jika produk yang dipesan sudah benar-benar dikirimkan. Bukti ini juga bisa menjadi bukti adanya transaksi jual beli sebelumnya.

Prosedur Pembuatan PO (Pre Order/ Purchase Order)

Pre Order

Ilustrasi proses penyerahan produk pada konsumen setelah proses PO (Sumber: Freepik.com)

Selain format dokumen, ada beberapa prosedur yang harus dipahami oleh seorang penjual dan pembeli. Prosedur ini akan membantu transaksi pre order teratur dan mudah dikelola.

Berikut prosedur pembuatan dan pelaksanaan transaksi PO (Pre order/ purchase order):

1. Membuat Daftar Permintaan

Langkah pertama yang harus dilakukan ketika melakukan Pre order adalah membuat daftar permintaan. Hal ini dilakukan oleh pembeli dengan membuat permintaan internal yang perlu disetujui.

pembuatan daftar permintaan bisa dilakukan secara formal maupun informal, tergantung dengan bagaimana peraturan perusahaan ditetapkan, yang nantinya akan masuk pada tim terkait sebelum dilakukan proses pembuatan pesanan pembelian.

2. Membuat Pesanan

Langkah kedua adalah membuat pesanan, proses ini dilakukan oleh kedua belah pihak setelah pengajuan pesanan telah disetujui sebelumnya.

Pada proses ini seorang penjual dan pembeli akan melakukan diskusi terkait pemesanan produk, mulai dari harga, warna, jenis hingga persyaratan pengiriman yang akan dilakukan nantinya.

Jika proses pre order dilakukan secara online melalui platform penjualan online, biasanya sudah dijelaskan secara detail tentang produk, harga, jenis, pengiriman hingga jangka waktu yang diperlukan. Sehingga, sebagai pembeli hanya perlu membaca dan melakukan pemesanan.

Penjual online ini juga biasanya memberikan sebuah statement jika memesan sama dengan membeli, sehingga sebagai seorang konsumen perlu membaca dan memahami secara menyeluruh apa yang akan mereka pesan.

3. Melakukan Konfirmasi

Prosedur selanjutnya yang adalah melakukan konfirmasi pembelian, seorang penjual akan memastikan kembali setiap detail pesanan yang sudah mereka diskusikan sebelumnya.

Pada tahap ini seorang penjual maupun pembeli bisa mengajukan pembatalan pemesanan jika terjadi sebuah perbedaan atau ketidakcocokan.

4. Membuat Pengajuan

Setelah ketiga prosedur sebelumnya tidak memiliki masalah, langkah selanjutnya adalah membuat pengajuan pemesanan.

Dengan tujuan untuk merampingkan pembelian yang merupakan praktik terbaik bagi seorang pembeli untuk pencatatan dan mengajukan pembelian di masa yang akan datang.

5. Melakukan Proses Pengiriman

Langkah kelima adalah melakukan proses pengiriman, tahapan ini menjadi tahapan hampir akhir dalam proses pre order, dimana produk yang dipesan konsumen sebelumnya sudah bisa dikirim.

Dan pembeli juga bisa melakukan konfirmasi mengenai kualitas dan spesifikasi dari produk yang dipesan sebelumnya. Pemeriksaan ini juga akan membantu dalam melakukan identifikasi kekurangan.

6. Penutup/ Pembayaran

Setelah semua proses selesai, pembeli puas dengan pesanannya selanjutnya adalah pembelian akan dikirim sebagai bentuk penutupan.

Setelah itu penjual bisa mengajukan faktur yang sudah disetujui oleh pihak keuangan sebelumnya dan pembeli melakukan proses pembayaran.

Baca juga: Contoh PO (Purchase Order) dan Fungsinya dalam Proses Transaksi

Kelebihan dan Kekurangan PO (Pre Order/ Purchase Order)

Setiap hal yang dilakukan di dunia ini pastinya memiliki kekurangan dan kelebihan, termasuk proses transaksi Pre order ini. Berikut informasi terkait kelebihan dan kekurangan PO (Pre order/ Purchase Order):

Kelebihan PO (Pre order/ Purchase Order)

  • Meminimalisir adanya stok menumpuk dan tidak terjual
  • Meminimalisir modal bisnis yang dibutuhkan
  • Pembeli bisa memesan produk custom sesuai keinginan
  • Pembeli bisa membayar uang DP dan sisanya bisa dilunasi ketika produk dikirim

Kekurangan PO (Pre order/ Purchase Order)

  • Stock tidak pasti, apalagi ketika asal produk dari luar negeri
  • Adanya perpanjangan estimasi waktu diluar kesepakatan
  • Proses PO bisa dibatalkan jika tidak sesuai dengan kesepakatan
  • Pembeli perlu menunggu dalam waktu lama untuk mendapatkan produk yang dipesan.

Tips Aman Melakukan PO

Untuk mengurangi kekurangan pada proses transaksi PO baik sebagai pembeli dan penjual Anda bisa mengikuti beberapa tips ini:

  1. Sebagai pembeli, melakukan transaksi PO kepada penjual yang memang sudah terpercaya
  2. Sebagai pembeli, pantau secara berkala progres dari pesanan yang Anda lakukan.
  3. Sebagai penjual, berikan batasan pada jumlah pesanan, untuk meminimalisir kurangnya stok dari pihak asal.
  4. Sebagai penjual, catat dengan baik seluruh data pesanan, baik yang berhasil atau yang dibatalkan/ retur.

Pencatatan ini membutuhkan ketelitian dan ketelatenan seorang penjual agar tidak ada kekeliruan dalam melakukan transaksi.

Dalam hal ini Anda sebagai pengusaha bisa memanfaatkan software akuntansi BEECLOUD untuk melakukan pencatatan PO dengan mudah.

22 Des Cta Bc Po

Dengan menggunakan sistem yang terintegrasi, bagian gudang bisa cek permintaan ketersediaan barang Anda secara langsung dan tidak perlu kertas-kertas lagi.

Dan bagian gudang bisa mantau kebutuhan PO vs ketersediaan stok, menghindari kemungkinan stok telat diorder. Hal ini yang bisa mengakibatkan Anda kehilangan omset.

Contoh Pasar Persaingan Sempurna dan Tidak Sempurna
Ada beberapa contoh pasar persaingan sempurna maupun tidak sempurna yang bisa dianalisis berdasarkan beberapa aspek. Misalnya komoditas yang diperjualbelikan juga […]
Baca Juga
Aplikasi Kasir Bikin Kelola Kedai Kopi Semakin Mudah
Aplikasi kasir kedai kopi menjadi solusi mengembakan bisnis kedai kopi hingga pesat. Itu karena aplikasi kasir diciptakan untuk memudahkan para […]
Baca Juga
Seberapa Jauh Anda Benar-Benar Memahami Tentang Seluk Beluk Penjualan?
Istilah, "jualan", mencakup semua aktivitas yang terlibat dalam penjualan produk atau layanan kepada konsumen atau bisnis. Tetapi sejatinya "penjualan" itu […]
Baca Juga

148rb+ Pengusaha Sudah Pakai Bee

"Operasional makin lancar, bisnis terkontrol dan mudah discale-up"
Hubungi Tim Bee sekarang untuk konsultasi GRATIS
Jam Operasional
Senin - Jumat, 09:00 - 16:00 WIB
Sabtu, Minggu dan Tgl Merah LIBUR
Kontak
No. GSM klik bawah ini
Logo GSM Telp
Alamat Kantor
Surabaya: Jl. Klampis Jaya 29J, SurabayaBandung: Aer Space - Jl. Karang Tinggal No. 41B, Bandung
Jakarta: Jl. Mampang Prapatan VIII No. 3B, Jakarta Selatan (Sementara Tutup)
Copyright © 2023 Bee.id
magnifiercrossmenu