Logo Bee Web

Mengenal Akuntansi Pembelian, Fungsi dan Sistem Kerjanya

Dalam akuntansi pembelian kita mengenal istilah  Harga Pokok Penjualan (HPP) yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk mendapatkan barang tersebut.
Penulis: Rizal Arisona
Kategori:
Dipublish Tgl: Saturday, 14 January 2023

Sistem akuntansi pembelian adalah hal yang tidak akan terlepas dari serangkaian kegiatan bisnis yang biasa digunakan perusahaan untuk menyediakan barang yang diperlukan, baik dalam transaksi lokal maupun impor.

Dalam prosesnya pembelian ini akan melibatkan banyak pihak, baik internal maupun eksternal dari perusahaan itu sendiri.  Simak penjelasan selengkapnya berikut ini:

Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian

Akuntansi Pembelian Adalah

mengenal lebih dalam apa itu sistem akuntansi pembelian (Credit: Freepik.com)

Menurut Krismiaji (2002) Sistem akuntansi pembelian adalah serangkaian kegiatan bisnis dan pengelolaan data yang berkaitan dengan pembelian dan pembayaran terhadap barang yang dibeli.

Bisa dikatakan jika akuntansi pembelian adalah sistem yang digunakan dalam perusahaan untuk mendapatkan barang yang diperlukan, baik untuk memenuhi kebutuhan pribadi atau untuk dijual kembali.

Proses pembelian ini tidak luput dari perhitungan biaya dan sejenisnya. Dalam akuntansi pembelian kita mengenal istilah  Harga Pokok Penjualan (HPP) yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk mendapatkan barang tersebut.

Namun, bisa saja biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk mendapatkan barang tersebut ditampung dalam akun pembelian.

Akun dalam akuntansi pembelian adalah akun yang digunakan untuk mencatat jumlah rupiah yang dikeluarkan untuk membeli barang tersebut. Dalam akun akuntansi pembelian kita mengenal berbagai metode pembelian barang sebagai berikut:

  • Pembelian Tunai yaitu pembelian barang dagangan yang dilakukan dengan kas/setara kas pada saat transaksi dilakukan.
  • Pembelian Kredit yaitu pembelian barang dagangan yang dilakukan dengan cara kredit atau akan dibayar tunai pada waktu yang akan datang.
  • Diskon Pembelian yaitu pembelian barang dagangan dengan disertai diskon, dengan syarat pembayaran dilakukan dalam periode waktu yang disepakati.
  • Retur Pembelian yaitu pengembalian barang dagangan kepada si penjual akibat rusak, cacat atau tidak sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan.

Tujuan Akuntansi Pembelian

Penggunaan akuntansi pembelian pada perusahaan biasanya digunakan untuk mencapai beberapa tujuan, berikut diantaranya:

  • Memperhatikan kontinuitas usaha, yang mana pembelian merupakan bagian dari siklus aktivitas operasional perusahaan.
  • Merubah posisi harga dan utang perusahaan, khususnya pada pembelian kredit.
  • Sebagai bentuk perencanaan pembelian kebutuhan perusahaan.
  • Memberikan kualitas produk yang stabil, sebab kesalahan dalam pembelian dan persediaan dapat mempengaruhi hasil produksi.

Fungsi Akuntansi Pembelian

Mengutip dari Mulyadi (2010) sistem akuntansi pembelian khususnya bahan baku memiliki beberapa fungsi penting, berikut diantaranya:

1. Fungsi Pembelian

Pertama adalah pembelian, dimana sistem akuntansi ini bertanggung jawab dalam memperoleh informasi mengenai harga arang, pemasok yang akan digunakan serta pengeluaran order pembelian kepada supplier atau pemasok yang sudah dipilih.

2. Fungsi Penerimaan

Berikutnya adalah fungsi penerimaan, bertanggung jawab dalam melakukan pemeriksaan barang pembelian dari mulai jenis, mutu hingga kuantitas yang diterima dari supplier.

Hal ini untuk memastikan jika produk yang sudah diterima benar-benar sesuai dengan standar dan kualitas yang diinginkan, jika tidak sesuai maka barang bisa dilakukan retur atau pengembalian.

3. Fungsi Gudang

Selanjutnya adalah fungsi gudang, dalam hal ini bertanggung jawab dalam mengajukan permintaan dan pembelian yang sudah disesuaikan dengan kapasitas persediaan yang ada di gudang.

Selain itu, fungsi ini juga bertugas untuk mengatur alur keluar masuknya gudang, agar tidak ada barang yang tidak terpakai.

4. Fungsi Akuntansi

Terakhir adalah fungsi akuntansi, dalam hal ini melibatkan dua fungsi akuntansi untuk transaksi pembelian: pencatatan utang dan pencatatan persediaan.

  • Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian dan mengatur bukti kas keluar atau catatan utang.
  • Fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

Prosedur Pembentuk Sistem Akuntansi Pembelian

Pembentuk dari sistem akuntansi pembelian ini mengacu pada pembelian bahan baku, berikut beberapa prosedurnya:

1. Prosedur Permintaan Permintaan dan Pembelian Bahan Baku

Prosedur pertama adalah permintaan pembelian barang dari pengajuan divisi gudang pada divisi pembelian. bentuk permintaan ini berupa surat permintaan yang nantinya akan dijadikan sebagai permintaan kepada pemasok.

2. Prosedur Pemilihan Supplier dan Penentuan Harga

Selanjutnya, dilanjutkan oleh divisi pembelian, dimana mereka akan mengirimkan surat penawaran tersebut kepada pemasok. Dam dari sinilah pemasok akan memberikan informasi mengenai harga, kualitas serta syarat dan ketentuan.

Jika dirasa cocok dan surah sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan maka proses pembelian akan dilanjutkan.

3. Prosedur Pemesanan

Pada tahapan ini divisi pemesanan atau pembelian akan melakukan pembelian dan melakukan kerja sama dengan pemasok. Dan bahan baku pun sudah ada pada tahapan pemesanan.

4. Prosedur Penerimaan Barang

Selanjutnya adalah penerimaan barang, disini divisi penerimaan barang akan melakukan pemeriksaan terhadap bahan bahan baku yang dibeli. Hal yang perlu diperhatikan adalah jenis, kualitas dan kuantitasnya.

5. Prosedur Pencatatan Utang

Berikutnya, prosedur akan dilanjutkan oleh divisi akuntansi, dimana mereka akan melakukan pemeriksaan dokumen yang berhubungan dengan pembelian. Kemudian melakukan pencatatan hutang pada pembukuan keuangan.

6. Prosedur Pembayaran

Terakhir adalah prosedur pembayaran, dimana diisi keuangan akan melakukan pembayaran terhadap utang pembelian yang sudah dilakukan sebelumnya.

Dokumen Penting dalam Proses Akuntansi Pembelian

Pinjaman Jangka Pendek

Ada beberapa dokumen penting dalam sistem akuntansi pembelian (Credit: Freepik.com)

Dalam proses pelaksanaan sistem akuntansi pembelian ada beberapa dokumen penting menurut Mulyadi (2010), berikut diantaranya:

1. Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)

Surat permintaan pembelian adalah dokumen internal yang digunakan oleh departemen atau divisi dalam perusahaan untuk mengajukan permintaan pembelian barang atau jasa kepada bagian pembelian.

Berisi rincian mengenai deskripsi barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang diperlukan, alasan pembelian, dan kebutuhan waktu. Surat permintaan pembelian menjadi dasar bagi bagian pembelian untuk melakukan tindakan selanjutnya, seperti pembuatan pesanan pembelian.

2. Surat Penawaran Harga (Request for Quotation/RFQ)

Surat permintaan penawaran harga adalah dokumen yang dikirimkan oleh perusahaan kepada pemasok atau vendor untuk meminta penawaran harga atas barang atau jasa yang ingin dibeli.

Jenis surat ini berisi informasi mengenai deskripsi barang atau jasa yang dibutuhkan, spesifikasi, jumlah yang diperlukan, tenggat waktu penawaran, dan persyaratan lainnya yang relevan. Pemasok akan merespons dengan memberikan penawaran harga berdasarkan permintaan tersebut.

3. Surat Order Pembelian

Dokumen ini dibuat oleh perusahaan sebagai permintaan pembelian barang atau jasa kepada pemasok. Pesanan pembelian mencakup detail seperti deskripsi barang, jumlah yang dipesan, harga, persyaratan pengiriman, dan syarat pembayaran. Dokumen ini menjadi dasar untuk melakukan pemesanan dan pembelian.

4. Laporan Penerimaan Barang (Goods Receipt):

Penerimaan barang adalah proses penerimaan fisik barang atau jasa yang telah dibeli oleh perusahaan dari pemasok. Dokumen penerimaan barang.

Seperti Surat Jalan (Delivery Order) atau bukti penerimaan lainnya, mencatat informasi mengenai tanggal penerimaan, deskripsi barang, jumlah yang diterima, kondisi barang, dan informasi lainnya terkait pengiriman.

Penerimaan barang ini penting untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi yang baik.

5. Surat Perubahan Order Pembelian (Purchase Order Amendment)

Perubahan order pembelian adalah dokumen yang digunakan untuk mengubah atau memperbarui pesanan pembelian yang sudah ada.

Dokumen ini dapat dibuat ketika ada perubahan dalam jumlah yang dipesan, deskripsi barang, harga, tenggat waktu, atau persyaratan lainnya dalam pesanan pembelian asli.

Perubahan order pembelian membantu dalam mengkomunikasikan dan merekam perubahan yang dibutuhkan dalam proses pembelian kepada pemasok atau vendor.

6. Bukti Kas Keluar

Terakhir adalah bukti kas keluar atau pembayaran, bukti pembayaran adalah dokumen yang dibuat oleh perusahaan sebagai bukti pembayaran kepada pemasok.

Dokumen ini mencatat informasi seperti tanggal pembayaran, nomor faktur yang dibayar, jumlah yang dibayarkan, metode pembayaran, dan rincian lainnya terkait pembayaran. Bukti pembayaran diperlukan untuk mencatat pengurangan utang dagang dalam sistem akuntansi.

Tips Memilih Pemasok (Supplier) yang Tepat Untuk Bisnis Anda

Memilih pemasok yang tepat untuk kebutuhan bisnis Anda sangat penting untuk memastikan bahwa Anda dapat mengirimkan produk dan layanan Anda tepat waktu, dengan harga yang tepat, dan sesuai dengan standar kualitas bisnis Anda.

Baca Juga: 9 Tips Memilih Supplier Terbaik Agar Tidak Mudah Tertipu

Dengan menerapkan kriteria pemilihan pemasok tertentu, dimungkinkan untuk mengidentifikasi perusahaan yang akan bekerja sama dengan Anda untuk memenuhi permintaan pelanggan Anda.

Berikut adalah lima tips untuk menemukan pemasok yang tepat untuk bahan baku Anda atau persyaratan pengadaan perusahaan lainnya.

1. Tetapkan Kriteria Pemasok

Buat daftar kriteria pemilihan pemasok yang harus dipenuhi perusahaan untuk dapat menyediakan barang-barang yang Anda butuhkan. Ini dapat mencakup masalah-masalah seperti:

  • Waktu tunggu mulai dari penerimaan pesanan Anda hingga pengiriman
  • Jumlah pesanan minimum dan maksimum
  • Fasilitas penyimpanan dan penanganan
  • Metode penyampaian khusus
  • Proses penjaminan kualitas
  • Syarat dan ketentuan pembayaran
  • Kebijakan pengembalian
  • Referensi yang dapat dihubungi

Menetapkan kriteria terlebih dahulu akan memungkinkan Anda untuk mengevaluasi pemasok potensial pada setiap item yang terdaftar dan memastikan bahwa Anda tidak mengabaikan persyaratan penting.

2. Tentukan Proses Anda

Identifikasi metode yang akan Anda gunakan untuk menemukan pemasok yang sesuai. Putuskan apakah Anda akan mempublikasikan persyaratan Anda dalam publikasi perdagangan dan meminta tawaran.

Apakah Anda akan mendekati perusahaan terpilih secara langsung untuk proposal dan perkiraan harga. Alokasikan kerangka waktu untuk melakukan proses pemilihan pemasok Anda. Tunjuk anggota tim Anda yang berkualifikasi untuk meninjau proposal dan merekomendasikan daftar pemasok untuk dipilih.

3. Minta Penawaran

Buat panggilan untuk penawaran sesuai dengan proses pemilihan yang Anda pilih. Ini bisa berupa Permintaan untuk Proposal atau Request for Quotation (RFQ). Apapun bentuknya, itu harus mencakup rincian lengkap produk atau layanan yang Anda butuhkan.

Bersama dengan jumlah, tanggal pengiriman, dan standar kualitas yang diidentifikasi dalam kriteria Anda. Mintalah peserta lelang untuk memberikan informasi terperinci tentang proses yang mereka gunakan, stabilitas pemasok bahan baku mereka, dan alasan mengapa Anda harus memilih mereka.

4. Mengevaluasi Pengajuan Penawaran

Bandingkan setiap kiriman penawaran yang Anda terima dengan daftar kriteria untuk pemasok dan pertanyakan item apa pun yang tampaknya kurang jelas.

Tinjau ruang lingkup layanan yang dijabarkan dalam proposal dan pertimbangkan apakah layanan tersebut sesuai dengan kebutuhan Anda.

Identifikasi seperti apa perjanjian atau periode kontrak dengan masing-masing pemasok potensial untuk memastikan Anda tidak tertarik pada situasi yang dapat merusak bisnis Anda.

Baca Juga: Contoh Surat Penawaran Barang, Format, serta Fungsinya

5. Monitor Kinerja Pemasok (supplier)

Bahkan pemasok yang paling dapat diandalkan sekalipun kadang-kadang bisa khilaf. Pastikan mereka memiliki titik kontak langsung di perusahaan Anda dan melakukan tinjauan kinerja mereka secara reguler.

Ini akan membantu Anda mengawasi pekerjaan mereka dan memastikan mereka memenuhi klausul dalam perjanjian. Monitor ini juga akan membantu Anda ketika tiba saatnya untuk berbicara tentang pembaruan kontrak, sehingga Anda tahu di mana Anda harus bertindak dalam memilih supplier yang tepat.

22 Des Cta Ba

Sekian informasi terkait apa itu akuntansi pembelian dan penjelasan lainnya. Semoga bermanfaat dan sampai jumpa di artikel berikutnya.

Artikel Terbaru

Artikel Populer

Tips Bisnis

Coba Gratis

Follow Social Media Bee

Alasan Pentingnya Laporan Keuangan Perusahaan
Laporan Keuangan Perusahaan - Hingga saat ini, beberapa orang atau bahkan pengusaha belum mengerti betapa pentingnya laporan keuangan dalam usaha.
Baca Juga
Audit Eksternal Adalah: Jenis, Tujuan, Prosedur dan Contohnya
Audit eksternal adalah sebuah aktivitas yang harus dilakukan oleh kantor akuntan publik bersertifikat. Sedangkan Auditor eksternal bekerja sebagai penguji komponen
Baca Juga
Cara Gampang Menghitung Neraca untuk Laporan Keuangan
Menghitung neraca adalah kegiatan yang banyak orang lakukan untuk membuat laporan keuangan. Karena neraca sendiri termasuk dari laporan keuangan yang
Baca Juga
Akuntansi Keuangan: Pengertian, Fungsi dan Standarnya
Akuntansi keuangan adalah sebuah cabang akuntansi yang memiliki keterkaitan dengan laporan mengenai informasi keuangan yang ditujukkan untuk pihak eksternal. Fungsi
Baca Juga
Karakteristik Perusahaan Jasa dan Siklus Akuntansi Jasa
Karakteristik perusahaan jasa adalah menjual jasa kepada pelanggannya. Perusahaan jasa memperoleh laba berasal dari pendapatan jasa yang diterima dikurangi dengan
Baca Juga
Aplikasi Nota Pembelian, Manfaat dan Langkah Pembuatannya
Aplikasi nota pembelian menjadi bagian penting dalam proses akuntansi usaha. Baik itu, bisnis kecil, menengah, hingga perusahaan berkembang, sudah umum
Baca Juga
Customer Service Bee

148rb+ Pengusaha Sudah Pakai Bee

"Operasional makin lancar, bisnis terkontrol dan mudah discale-up"
Hubungi Tim Bee sekarang untuk konsultasi GRATIS
Logo Bee Web
Software Akuntansi & Kasir No. 2 di Indonesia. Memudahkan Pemilik Bisnis dan Akuntan untuk mengerjakan dan menganalisa keuangan lebih cepat, mudah, dan akurat. Gratis Trial atau Demo Gratis dengan Tim Bee.
Jam Operasional
Senin - Jumat, 09:00 - 16:00 WIB
Sabtu, Minggu dan Tgl Merah LIBUR
Chat via WA
Alamat Kantor
Surabaya: Jl. Klampis Jaya 29J, SurabayaBandung: Ruang 59 - Jl. Surya Sumantri No.59, Sukawarna, Bandung
Jakarta: Jl. Mampang Prapatan VIII No. 3B, Jakarta Selatan (Sementara Tutup)
Copyright © 2024 Bee.id
magnifiercrossmenu