Bisnis yang bergerak di bidang perdagangan, manufaktur, atau penyediaan jasa pastinya tidak asing lagi dengan istilah pemesanan pembelian atau purchase order (PO). Dokumen ini merupakan salah satu elemen penting dalam proses pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Pemesanan pembelian ini berfungsi sebagai bentuk permintaan resmi dari pihak pembeli kepada pihak penjual, yang mencantumkan dengan jelas barang atau jasa yang akan dipesan, jumlah yang diperlukan, serta metode pembayaran dan waktu pengiriman yang disepakati.
Dengan begitu, PO tidak hanya menjadi alat komunikasi formal, tetapi juga mengikat secara hukum. Nah, bagaimana proses dan prosedurnya? Simak penjelasan lengkapnya pada artikel di bawah ini!
Pemesanan pembelian atau purchase order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pihak pembeli untuk menyatakan minat atau keputusan pembelian atas barang atau jasa yang dipesan dari pihak penjual.
Dokumen ini mengikat secara hukum dan menyebutkan dengan jelas jumlah barang, nama produk, harga yang telah disepakati, serta metode pembayaran dan tanggal pengiriman. Pemesanan yang dilakukan melalui PO ini dibuat oleh pihak pembeli dan dikirimkan kepada penjual.
Setelah penjual menerima dan menyetujui PO, maka proses pengiriman barang pun bisa segera dilakukan. Pesanan dengan sistem seperti ini sangat membantu perusahaan dalam mengadopsi sistem pembelian yang efisien dan tertata.
Dalam sebuah proses bisnis, dokumen PO berperan sebagai pelindung kedua belah pihak. Jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang disebut dalam PO, maka pembeli berhak mengajukan komplain resmi berdasarkan nomor pesanan dan informasi yang disertakan dalam formulir PO tersebut.
BACA JUGA: PO Adalah Purchase Order: Arti, Format dan Prosedurnya
Contoh Format Purchase Order (Credit: bee.id)
Dokumen PO pada umumnya memiliki struktur berikut:
Dalam sebuah dokumen PO harus mencantumkan beberapa informasi penting, antara lain:
Formulir ini berisi bidang-bidang yang digunakan untuk mencantumkan informasi yang dibutuhkan dalam proses pembelian barang atau jasa.
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, pemesanan pembelian bukan hanya dokumen yang digunakan untuk mencatat permintaan barang atau jasa yang diperlukan.
Tetapi juga memiliki berbagai fungsi strategis yang digunakan dalam pengelolaan pembelian yang lebih mudah dan tertata. Apa saja fungsi pemenana pembelian ini? Berikut diantaranya:
Pesanan pembelian adalah dokumen yang mengikat secara hukum, artinya baik pihak pembeli maupun penjual akan berkomitmen untuk melaksanakan kewajiban sesuai isi PO.
Dokumen ini menyebutkan barang yang dipesan, jumlah yang harus dibayar, metode pembayaran, serta tanggal pengiriman yang telah disepakati.
Oleh karena itu, pesanan dengan informasi yang lengkap dalam PO bisa dijadikan kontrak yang sah dan penting yang bisa dibuktikan jika terjadi sengketa antara pihak pembeli dan pihak penjual.
Pesanan pembelian ini juga membantu untuk membuat PO yang tepat dan mengurangi kesalahan dalam pengiriman barang. Dengan mencantumkan deskripsi barang yang dipesan, jumlah barang, nomor katalog yang relevan, dan nama produk yang Anda inginkan, maka penjual dapat mengeluarkan invoice untuk pembeli berdasarkan spesifikasi yang benar.
Hal ini dilakukan agar barang yang tidak sesuai bisa dihindari. Tidak sedikit perusahaan untuk mengandalkan PO dalam mengecek ulang setiap barang yang akan dipesan, karena mencatat barang yang akan dipesan dan juga untuk menghindari kekeliruan input.
Pembuatan PO juga sangat membantu dalam dalam proses akuntansi maupun saat dilakukan audit internal. Pesanan pembelian yang telah disetujui bisa dijadikan acuan pencatatan dalam jurnal pembelian, sehingga pembelian yang dilakukan oleh pembeli dicatat dengan benar.
Ini penting untuk memastikan bahwa semua transaksi pembelian barang atau jasa yang dipesan terekam secara sistematis. Dalam proses audit, dokumen ini memberikan informasi tentang siapa nama pemesan, produk atau jasa yang dibeli, hingga jumlah yang harus dibayarkan.
PO yang rapi dan konsisten menjadi bukti yang akurat dalam jangka waktu tertentu untuk menelusuri asal-usul pembelian, bahkan untuk menghitung jumlah yang harus dibayar termasuk pajak.
Tidak hanya dalam proses audit saja pemesanan pembelian juga menjadi langkah awal dalam proses pengadaan barang. Setelah pesanan bisa diproses, maka akan ada tahapan selanjutnya seperti pengiriman barang, penerimaan barang, hingga memproses pembayaran dan alamat penagihan.
PO digunakan untuk memastikan bahwa semua pesanan dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya dilakukan sesuai standar. Misalnya, jika pembeli ingin membeli produk baru. Maka cukup mengisi formulir pemesanan produk yang mencakup alamat tujuan, nama perusahaan, harga yang termasuk pajak, dan syarat pembayaran.
Alur Proses Pemesanan Pembelian atau Purchase Order (Credit: bee.id)
Berikut adalah alur proses pesanan pembelian yang paling umum dan banyak diterapkan dalam sistem pengadaan barang atau jasa perusahaan:
Langkah pertama adalah menyusun pesanan pembelian, di mana tim pengadaan atau bagian terkait akan membuat daftar kebutuhan. Di sinilah pesanan pembelian digunakan untuk mencatat barang yang akan dipesan, jumlah, harga satuan, tanggal pengiriman yang diinginkan, serta syarat pembayaran.
Biasanya, formulir pemesanan produk disiapkan berdasarkan permintaan internal atau berdasarkan kontrak yang sudah disepakati sebelumnya. Purchase order adalah dokumen awal yang mencerminkan permintaan sah perusahaan kepada vendor.
Setelah draft PO disusun, dokumen resmi ini harus melalui tahapan pemeriksaan dan persetujuan internal. Proses ini penting karena setiap pesanan pembelian adalah dokumen yang mengikat secara hukum, sehingga wajib diperiksa oleh manajer atau divisi keuangan.
Jika perusahaan Anda memiliki beberapa level otorisasi, maka purchase order akan diteruskan ke pihak yang berwenang untuk menyetujui berdasarkan nilai transaksi atau jenis barang yang dipesan.
Setelah disetujui, PO dikirimkan ke pihak penjual (vendor). Biasanya pengiriman dilakukan melalui email, sistem procurement, atau platform ERP. Di tahap ini, pesanan dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya menjadi sah dan terdata dalam sistem vendor.
Vendor akan memverifikasi PO berdasarkan detail yang ada, termasuk produk atau jasa yang dipesan, jumlah yang harus dibayarkan, dan alamat tujuan pengiriman.
BACA JUGA: Vendor: Pengertian, Jenis, dan Tips Jadi Pebisnis Sukses
Setelah menerima PO, vendor akan menyetujui dokumen tersebut dan menganggapnya sebagai kontrak pengikatan. Artinya, vendor berkomitmen untuk mengirimkan barang atau jasa yang diperlukan sesuai dengan spesifikasi yang tertera.
Jika ada perbedaan, vendor bisa mengajukan revisi atau mengirim acknowledgement letter yang mencantumkan persetujuan mereka terhadap PO.
Vendor kemudian memproses dan mengirimkan barang yang akan dipesan ke alamat tujuan yang sudah ditentukan. Informasi dalam PO akan menjadi rujukan utama vendor untuk mempersiapkan barang yang sesuai dengan pesanan dari pembeli.
Termasuk jenis barang, jumlah, dan waktu pengiriman. Tahap ini penting agar barang yang tidak sesuai bisa diminimalkan, mengingat pesanan pembelian digunakan untuk mengurangi kesalahan dalam pengiriman.
Setelah barang diterima, perusahaan akan melakukan three-way matching, yaitu proses mencocokkan antara:
Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan, serta invoice yang dikirim sesuai dengan nilai yang disetujui dalam PO.
Proses ini juga penting dalam proses audit, karena semua dokumen terekam dan dapat digunakan dalam proses pencatatan akuntansi.
Setelah proses pembayaran selesai dan semua barang diterima sesuai, PO akan ditutup. Ini artinya, transaksi pesanan pembelian telah selesai, dan PO tersebut dianggap tidak berlaku lagi untuk pemesanan tambahan.
Penutupan PO juga membantu tim procurement dan keuangan dalam mengelola arsip, serta sebagai referensi untuk pengadaan berikutnya.
Meski terdengar mirip, proses pemesanan pembeliuan dan purchase requisitin adalah dia hal yang berbeda dalam alur kerja internal perusahaan. Memahami perbedaan purchase order dan purchase requisition penting agar setiap proses pengadaan berjalan lebih tertib, transparan, dan efisien.
Purchase Requisition (PR) adalah permintaan pembelian internal yang dibuat oleh divisi atau karyawan untuk memberitahu bagian pengadaan bahwa mereka membutuhkan barang atau jasa tertentu.
Sedangkan, purchase order adalah dokumen resmi yang digunakan untuk memesan barang kepada vendor atau supplier. Setelah disetujui, pesanan pembelian digunakan untuk mengikat hubungan hukum antara pembeli dan penjual.
Perbedaan permintaan pembelian dan purchase requisition selanjutnya adalah waktu penggunaan, dimana purchase requisition dibuat terlebih dahulu, sebagai langkah awal untuk mengajukan kebutuhan.
Setelah PR disetujui oleh pihak berwenang, baru permintaan pembelian atau purchase order dibuat dan dikirim ke vendor sebagai instruksi resmi pembelian.
Contoh alur:
Purchase requisition biasanya dibuat oleh user internal (misalnya bagian gudang, produksi, atau operasional).
Purchase order dibuat oleh tim procurement atau bagian pembelian, setelah PR disetujui, digunakan untuk menginformasikan kebutuhan internal. Fokusnya adalah pada komunikasi antar divisi.
Sedangkan purchase order digunakan untuk mengatur transaksi eksternal, sebagai dokumen yang mengikat secara hukum dan mendetail tentang barang atau jasa yang dipesan.
Purchase requisition tidak memiliki kekuatan hukum di mata vendor atau pihak ketiga. Sebaliknya, purchase order adalah dokumen legal, yang apabila sudah ditandatangani atau diterima oleh vendor, bisa digunakan sebagai dasar hukum jika terjadi sengketa.
Di era digital seperti sekarang, penggunaan sistem PO digital menjadi pilihan cerdas bagi banyak perusahaan. Dibandingkan dengan purchase order manual yang masih menggunakan kertas. Berikut beberapa keuntungan sistem PO Digital:
Dengan PO digital, Anda dapat membuat dan mengirim pesanan pembelian hanya dalam hitungan menit. Semua proses mulai dari pembuatan PO, persetujuan, hingga pengiriman ke vendor bisa dilakukan secara otomatis, tanpa harus bolak-balik antar meja untuk minta tanda tangan.
Salah input data atau jumlah barang yang harus dibayar adalah kesalahan umum dalam sistem manual. Dengan sistem digital, Anda dapat memeriksa ulang informasi seperti nomor katalog yang relevan, nomor pesanan, hingga alamat pengiriman sebelum dikirim ke vendor.
Semua data PO tersimpan rapi dalam sistem dan dapat dicari dengan mudah menggunakan nomor unik yang biasanya memuat tanggal, nama barang, atau nama perusahaan. Anda tak perlu lagi mengandalkan dokumen fisik yang bisa tercecer atau hilang.
Dalam sistem PO digital, persetujuan pemesanan bisa dilakukan secara otomatis dan terintegrasi dengan alur kerja perusahaan. Anda bisa mengatur siapa saja yang berwenang menyetujui PO, dan notifikasi langsung dikirim ke mereka begitu formulir pemesanan produk dibuat.
Sistem digital memungkinkan Anda untuk melihat histori pembelian dari pihak pembeli maupun pembeli, siapa yang menyetujui, kapan PO dibuat, dan kapan barang diterima. Ini sangat penting untuk akuntabilitas dalam transaksi bisnis.
Sistem PO digital biasanya terintegrasi secara otomatis dengan sistem akuntansi, inventaris, dan manajemen gudang. Anda tidak perlu input data berkali-kali. Setelah PO dibuat dan barang diterima, status inventaris dan pembayaran akan langsung terupdate.
Jika Anda ingin sistem pemesanan pembelian yang mudah, akurat, dan terhubung langsung dengan sistem akuntansi, maka software akuntansi Beeaccounting adalah pilihan tepat. Anda dapat melakukan pemesanan pembelian otomatis, memantau transaksi dengan jelas, dan meningkatkan profesionalitas bisnis Anda secara keseluruhan
Klik banner di bawah ini dan dapatkan gratis uji coba sekarang juga!
Dari seluruh penjelasan di atas, purchase order atau pemesanan pembelian menjadi dokumen yang sangat krusial dalam menjaga transparansi dan efisiensi operasional perusahaan.
Tidak hanya sekadar bukti pemesanan, tetapi dokumen ini juga mempermudah pencatatan akuntansi, menghindari keterlambatan pengiriman, serta menjamin akurasi pengiriman barang.
Jika perusahaan Anda ingin menghindari kesalahan dalam pengiriman, lebih hemat waktu, dan meningkatkan kontrol atas pembelian, maka sangat disarankan untuk menggunakan sistem digital dalam pembuatan dan pengelolaan PO.
