Apa itu Proses Pemesanan Pembelian (Purchase Order)?

Di dunia bisnis yang mengglobal saat ini, proses pemesanan yang lambat dapat melumpuhkan bisnis Anda. Pemrosesan pesanan pembelian manual dan sistem kuno menghambat proses pesanan pembelian dan itu merugikan bisnis Anda.

Mengandalkan proses pemesanan pembelian manual dengan email dan spread sheet itu sama saja seperti menggunakan rekening bank tanpa akses ATM. Ketika Anda memikirkan betapa mudahnya ATM berfungsi dalam dunia perbankan, sulit untuk membayangkan mengantre untuk waktu yang lama hanya jika seorang kasir membuat kesalahan ketika menangani transaksi sederhana. Itulah ilustrasi sederhana tentang perlunya manajemen PO (purchase order, pemesanan pembelian) yang baik.

Di era teknologi, akan lebih bijaksana untuk mengambil keuntungan dari solusi berbasis cloud untuk pesanan pembelian. Sebelum kita mempelajari lebih dalam tentang sistem pengadaan untuk manajemen PO yang sukses, mari kita perhatikan manajemen pesanan pembelian saat ini, dan cari tahu kekurangan utamanya.

Baca Juga: 8 Cara Memulai Bisnis Kuliner Untuk Pemula

Bagaimana proses pemesanan pembelian?

Gambar 1. Purchase Order (Sumber: Freepik.com)

Proses pesanan pembelian adalah perjalanan pesanan pembelian (PO) yang dimulai dari pembuatan melalui persetujuan pesanan pembelian, pengiriman, penagihan, dan penutupan. Proses ini juga mencakup pemeriksaan anggaran, manajemen kontrak, pemeriksaan kualitas, dan banyak lagi.

Setelah pesanan pembelian diterima oleh vendor, itu menjadi dokumen yang mengikat secara hukum. Pesanan pembelian menguraikan item yang diperlukan, harga yang disepakati, harapan pengiriman, dan ketentuan pembayaran.

Pesanan pembelian memberikan instruksi konkret untuk vendor yang dapat digunakan sebagai titik referensi ketika kejelasan diperlukan dalam proses pengadaan pesanan barang.

Apa langkah-langkah yang terlibat dalam proses pemesanan pembelian?

Proses pesanan pembelian terdiri dari beberapa pos pemeriksaan berdasarkan kewenangan untuk memastikan pemrosesan PO tepat waktu. Berikut adalah langkah-langkah proses pemesanan pembelian yang paling umum:

• Pembuatan PO
• Persetujuan Pemesanan Pembelian
• Pengiriman PO
• Kontrak Pengikatan
• Pengiriman Barang
• Pencocokan tiga arah
• Penutupan PO

1. Pembuatan PO: Pesanan pembelian dibuat dari daftar permintaan pembelian yang disetujui
2. Alur persetujuan: PO disetujui setelah anggaran disiapkan dan proses verifikasi dokumen
3. Pengiriman PO: Setelah disetujui, pesanan pembelian diteruskan ke vendor yang dipilih
4. Kontrak mengikat: Kontrak yang mengikat secara hukum dilibatkan setelah vendor menerima PO
5. Pengiriman barang: Penjual mengirimkan barang, dan pembeli melakukan pengecekan kualitas dan memberi tahu pengirim jika ada kerusakan
6. Pencocokan Tiga Arah: Pembeli melakukan pencocokan tiga arah (mulai dari permintaan pembelian, PO, dan faktur)
7. Penutupan PO: Setelah PO cocok, jika tidak ada perbedaan, pesanan pembelian ditutup

Alur proses pemesanan pembelian

Alur proses pemesanan pembelian adalah siklus pesanan pembelian dari pembuatan pesanan hingga penutupan. Alur proses pesanan pembelian yang telah ditentukan memungkinkan tim pembelian untuk memproses PO tanpa melewatkan satu langkah apa pun yang terlupa, serta menindaklanjutinya dengan mudah untuk menghindari penundaan.

Alur proses pesanan pembelian ini menggambarkan langkah-langkah tindakan dalam pemrosesan PO sebagai berikut:

• Buat pesanan pembelian
• Kirim beberapa permintaan untuk penawaran (RFQ)
• Analisis dan pilih vendor
• Negosiasikan kontrak dan kirim PO
• Terima barang / jasa
• Terima dan periksa faktur (Pencocokan 3 Arah)
• Otorisasi faktur dan bayar vendor
• Pencatatan
• Penutupan pesanan pembelian

Pentingnya PO Sistem Otomatis

Pesanan pembelian manual mahal, tidak efisien, dan memakan waktu lama untuk dipertahankan. Ada terlalu banyak dokumen yang diperlukan untuk memproses satu pesanan pembelian. Menggunakan sistem e-procurement, permintaan pembelian cukup sederhana – Anda cukup memasukkan detail permintaan pembelian yang sesuai ke dalam sistem. Lalu, permintaan dialihkan ke semua pemangku kepentingan yang tepat sesuai dengan jalur yang telah Anda tentukan sebelumnya. Setelah persetujuan akhir dikirim, pesanan pembelian secara otomatis dimulai. Pesanan pembelian dialihkan melalui sistem juga, semua jalan ke faktur persetujuan dan pembayaran

Manfaat sistem PO digital

Berikut adalah enam alasan mengapa setiap organisasi membutuhkan solusi pengadaan dengan sistem manajemen pesanan pembelian. Sistem pesanan pembelian digital dapat:

• Meningkatkan efisiensi dalam manajemen PO, tanpa PO yang hilang atau tertunda
• Meningkatkan kecepatan pemrosesan PO
• Mempercepat persetujuan pesanan pembelian
• Merampingkan pesanan dan manajemen stok
• Meningkatkan hubungan vendor-pembeli
• Mencegah penipuan pengadaan barang

Saat ini, ucapkan selamat tinggal pada masalah klasik seperti PO yang hilang, dan waktu entri data yang tak ada habisnya. Solusi pengadaan barang dengan PO digital mengubah kumpulan dokumen menjadi bentuk digital yang mudah dilacak yang disimpan dengan aman di cloud.