Web Logo Bee
Penulis: Rininta Oktaviana

Tugas Administrasi Perkantoran Bukan Hanya Surat-Menyurat

Kategori:
Dipublish Tgl: Thursday, 22 September 2022

Tahukah Anda bahwa administrasi ternyata mencakup arti yang sangat luas. Tugasnya adalah memastikan semua tugas yang berkaitan dengan administrasi perkantoran berjalan dengan sangat baik dan sebagaimana mestinya.

Banyak yang ingin menjadi seorang staf administrasi di perkantoran. Namun sebelum itu, harus tahu apa saja tugas seorang admin ketika bekerja. Oleh karena itu simak pembahasan lengkapnya di bawah ini!

Apa Tugas Seorang Administrasi Perkantoran?

Tugas Administrasi Perkantoran

Ilustrasi Arsip Manual Perkantoran Photo by Sear Greyson on Unsplash 

Belakangan ini, banyak lulusan perguruan tinggi dengan jurusan yang relevan ingin menjadi seorang administrasi kantor. Sayangnya dalam masa perkuliahan tidak dijelaskan secara gamblang apa saja tugasnya.

Administrasi perkantoran itu seperti apa? Nah, apabila Anda  ingin mengetahuinya, maka simak tugas seorang administrasi kantor pada poin di bawah ini:

1. Merancang Agenda Kantor

Seorang administrasi kantor harus membuat semacam agenda yang berisikan tentang kegiatan yang harus dilakukan oleh kantor. Contohnya adalah menjadwalkan meeting, mengatur pertemuan dengan klien dan masih banyak lagi yang lainnya.

Merancang agenda ini merupakan tugas yang sangat penting karena menentukan bagaimana sebuah kantor beroperasi.

2. Surat Menyurat

Tugas seorang administrasi perkantoran yang kedua dan bisa dibilang tugas pasti adalah perihal surat menyurat. Surat tersebut sifatnya sangat resmi dan hanya seorang administrasi lah yang memiliki formatnya.

Contohnya adalah surat perpanjangan kontrak, pembelian,penjualan, perintah kerja dan masih banyak lagi yang lainnya. Bahkan, seorang administrasi wajib memiliki ruangan khusus yang berisikan tentang surat menyurat.

3. Pengelolaan Dokumen Perusahaan

Admin Pengelola Dokumen Perusahaan

Ilustrasi Dokumen Perusahaan Photo by Arisa Chattasa on Unsplash 

Tugas yang ketiga adalah mengelola dokumen yang sifatnya penting. Oleh karena itu, terkadang administrasi kantor dibagi menjadi beberapa sub bagian. contohnya adalah bagian mengurus keuangan, pekerjaan umum, notulensi rapat dan lainnya.

Dalam menjalankan tugas pengelolaan dokumen perusahaan ini, seorang staf administrasi harus memiliki keahlian perkantoran secara lebih luas. Mengingat bahwa pekerjaan ini membutuhkan fokus dan kesabaran yang besar.

Baca Juga: Buku Besar Pembantu: Kenapa Buku Ini Penting?

4. Menginput Data

Menginput atau entri data yang berkaitan dengan kantor atau perusahaan juga merupakan salah satu tugas seorang administrator. Data yang diinput tidak sembarangan melainkan sifatnya penting baik itu internal perusahaan, dari klien, dari konsumen dan lain sebagainya.

Oleh karena itu, pekerjaan menjadi seorang administrasi kantor membutuhkan ketelitian yang amat dalam.

5. Arsip Data

Ketika kuliah jurusan administrasi kantor, pastinya diajarkan tentang bagaimana melakukan arsip data dengan benar. Hal ini dikarenakan, pengarsipan data adalah tugas utama yang harus dijalankan.

Tujuannya agar semua file maupun data tersimpan secara lebih rapi dan terstruktur. Pada umumnya, pengarsipan data dibedakan menjadi dua. Pertama adalah aspek fisik yang biasanya disimpan di dalam lemari atau tempat khusus.

Kedua adalah aspek elektronik sebagai cadangan jika dibutuhkan secara mendadak dan dokumen kedua jika terjadi kehilangan. Biasanya seorang administrasi akan memiliki penyimpanan secara khusus dan hanya mereka saja yang bisa membukanya. Sampai sini paham kan?

6. Melakukan Rekap Data

Admin Melakukan Rekap Data

Ilustrasi Admin Melakukan Rekap Data (Sumber: Freepik.com)

Tugas seorang administrasi perkantoran selanjutnya adalah melakukan perekapan data. Tugas ini termasuk umum dan paling sering dilakukan oleh seorang staf administrasi. Data yang sudah dikumpulkan, direkap kembali menjadi satu kesatuan yang ringkas.

Tujuannya agar lebih mudah dalam melakukan penyimpanan dan sistematis. Bayangkan saja jika tidak ada rekap atau penyusunan, pasti akan kesusahan jika ingin mengecek ulang. Jadi jangan anggap remeh pekerjaan seorang staf administrasi kantor ya!

7. Melakukan Pemesanan Stok Kantor

Tahukah Anda bahwa staf administrasi juga memiliki tanggung jawab dalam hal penyediaan segala perlengkapan kantor, seperti ATK dan lainnya. Tujuannya agar semua kebutuhan karyawan bisa terpenuhi dengan baik sehingga pekerjaan bisa diselesaikan lebih cepat.

8. Menyiapkan Akomodasi

Ketika ada kunjungan kerja baik keluar atau klien yang akan masuk, tugas seorang administrasi kantor adalah menyiapkan akomodasi. Baik itu kebutuhan selama di perjalanan, penginapan, transportasi atau yang lainnya.

Biasanya seorang staf administrasi memiliki relasi khusus dengan beberapa hotel, restoran atau pihak travel. Tak heran jika dibutuhkan setiap saat, mereka akan siap menyediakannya.

Kesimpulan

Bagaimana apakah sekarang Anda sudah paham tugas seorang administrasi perkantoran? Ternyata sangat beragam dan mampu menambah pengalaman atau relasi ya?

Jadi jangan percaya jika ada orang diluaran sana yang menganggap pekerjaan administrasi membosankan. Nyatanya, kedelapan tugas di atas juga membuat seorang staf berhubungan dengan dunia luar. 

Administrasi perkantoran juga berperan dalam pembuatan laporan keuangan sebagai lainnya arsip audit. Pasalnya, seringkali terjadi hal tidak terduga yang menimpa perusahaan dan membutuhkan laporan semua bentuk transaksi keuangan. Tentunya, kegiatan audit harus dilakukan oleh administrasi perkantoran profesional supaya hasilnya lebih akurat.

Beban utama lainnya bagi perusahaan adalah menyimpan catatan/kertas/dokumen selama 7-10 tahun (tergantung pada peraturan setempat). Untungnya, kantor pajak pemerintah di seluruh dunia perlahan-lahan mulai menggunakan penyimpanan tanda terima elektronik - salinan dokumen digital alih-alih file kertas.

Hal ini semakin memudahkan pengarsipan dibantu oleh software akuntansi Beecloud. Sekarang, Anda dapat menerima dokumen secara digital, katakanlah bukti pembelian untuk pengeluaran bisnis langsung masukkan data ke dalam buku besar, kemudian secara otomatis menyimpan bukti pembelian di folder yang sesuai.

Setiap dokumen kemudian dapat Anda akses di mana pun Anda berada. Tidak perlu membolak-balik lemari arsip atau pergi ke lorong menuju lemari penyimpanan.

Mau pengarsipan jadi lebih mudah? Coba gratis 14 hari Beecloud sekarang! Klik gambar di bawah ini untuk info selengkapnya.

Hemat Tempat Arsip Audit

Hemat Tempat Arsip Audit

Pentingnya Standar Operasional Prosedur Perusahaan
Standar Operasional Prosedur Perusahaan yang baik dan benar akan menentukan bagaimana masa depan suatu perusahaan. SOP menjadi sebuah tolak ukur […]
Baca Juga
Aplikasi Rental dan Strategi Sukses Bisnis Rental
Aplikasi rental sering dicari pemilik bisnis lantaran menjadi salah satu alat ampuh dalam mengelola bisnis rental. Kenapa aplikasi rental ini […]
Baca Juga
Perhitungan Upah Lembur, Kewajiban dan Sanksi Perusahaan
Membahas mengenai perhitungan upah lembur tentu tidak bisa lepas dengan komponen pendukungnya, kewajiban perusahaan bahkan cara perhitungannya. Jika Anda masih […]
Baca Juga

148rb+ Pengusaha Sudah Pakai Bee

"Operasional makin lancar, bisnis terkontrol dan mudah discale-up"
Hubungi Tim Bee sekarang untuk konsultasi GRATIS
Jam Operasional
Senin - Jumat, 09:00 - 16:00 WIB
Sabtu, Minggu dan Tgl Merah LIBUR
Kontak
No. GSM klik bawah ini
Logo GSM Telp
Copyright © 2022 Bee.id
magnifiercrossmenu