Tahukah Anda bahwa administrasi ternyata mencakup arti yang sangat luas. Tugasnya adalah memastikan semua tugas yang berkaitan dengan administrasi perkantoran berjalan dengan sangat baik dan sebagaimana mestinya.
Banyak yang ingin menjadi seorang staf administrasi di perkantoran. Namun sebelum itu, harus tahu apa saja tugas seorang admin ketika bekerja. Oleh karena itu simak pembahasan lengkapnya di bawah ini!
Ilustrasi Arsip Manual Perkantoran Photo by Sear Greyson on Unsplash
Belakangan ini, banyak lulusan perguruan tinggi dengan jurusan yang relevan ingin menjadi seorang administrasi kantor. Sayangnya dalam masa perkuliahan tidak dijelaskan secara gamblang apa saja tugasnya.
Administrasi perkantoran itu seperti apa? Nah, apabila Anda ingin mengetahuinya, maka simak tugas seorang administrasi kantor pada poin di bawah ini:
Seorang administrasi kantor harus membuat semacam agenda yang berisikan tentang kegiatan yang harus dilakukan oleh kantor. Contohnya adalah menjadwalkan meeting, mengatur pertemuan dengan klien dan masih banyak lagi yang lainnya.
Merancang agenda ini merupakan tugas yang sangat penting karena menentukan bagaimana sebuah kantor beroperasi.
Tugas seorang administrasi perkantoran yang kedua dan bisa dibilang tugas pasti adalah perihal surat menyurat. Surat tersebut sifatnya sangat resmi dan hanya seorang administrasi lah yang memiliki formatnya.
Contohnya adalah surat perpanjangan kontrak, pembelian,penjualan, perintah kerja dan masih banyak lagi yang lainnya. Bahkan, seorang administrasi wajib memiliki ruangan khusus yang berisikan tentang surat menyurat.
Ilustrasi Dokumen Perusahaan Photo by Arisa Chattasa on Unsplash
Tugas yang ketiga adalah mengelola dokumen yang sifatnya penting. Oleh karena itu, terkadang administrasi kantor dibagi menjadi beberapa sub bagian. contohnya adalah bagian mengurus keuangan, pekerjaan umum, notulensi rapat dan lainnya.
Dalam menjalankan tugas pengelolaan dokumen perusahaan ini, seorang staf administrasi harus memiliki keahlian perkantoran secara lebih luas. Mengingat bahwa pekerjaan ini membutuhkan fokus dan kesabaran yang besar.
Baca Juga: Buku Besar Pembantu: Kenapa Buku Ini Penting?
Menginput atau entri data yang berkaitan dengan kantor atau perusahaan juga merupakan salah satu tugas seorang administrator. Data yang diinput tidak sembarangan melainkan sifatnya penting baik itu internal perusahaan, dari klien, dari konsumen dan lain sebagainya.
Oleh karena itu, pekerjaan menjadi seorang administrasi kantor membutuhkan ketelitian yang amat dalam.
Ketika kuliah jurusan administrasi kantor, pastinya diajarkan tentang bagaimana melakukan arsip data dengan benar. Hal ini dikarenakan, pengarsipan data adalah tugas utama yang harus dijalankan.
Tujuannya agar semua file maupun data tersimpan secara lebih rapi dan terstruktur. Pada umumnya, pengarsipan data dibedakan menjadi dua. Pertama adalah aspek fisik yang biasanya disimpan di dalam lemari atau tempat khusus.
Kedua adalah aspek elektronik sebagai cadangan jika dibutuhkan secara mendadak dan dokumen kedua jika terjadi kehilangan. Biasanya seorang administrasi akan memiliki penyimpanan secara khusus dan hanya mereka saja yang bisa membukanya. Sampai sini paham kan?
Ilustrasi Admin Melakukan Rekap Data (Sumber: Freepik.com)
Tugas seorang administrasi perkantoran selanjutnya adalah melakukan perekapan data. Tugas ini termasuk umum dan paling sering dilakukan oleh seorang staf administrasi. Data yang sudah dikumpulkan, direkap kembali menjadi satu kesatuan yang ringkas.
Tujuannya agar lebih mudah dalam melakukan penyimpanan dan sistematis. Bayangkan saja jika tidak ada rekap atau penyusunan, pasti akan kesusahan jika ingin mengecek ulang. Jadi jangan anggap remeh pekerjaan seorang staf administrasi kantor ya!
Tahukah Anda bahwa staf administrasi juga memiliki tanggung jawab dalam hal penyediaan segala perlengkapan kantor, seperti ATK dan lainnya. Tujuannya agar semua kebutuhan karyawan bisa terpenuhi dengan baik sehingga pekerjaan bisa diselesaikan lebih cepat.
Ketika ada kunjungan kerja baik keluar atau klien yang akan masuk, tugas seorang administrasi kantor adalah menyiapkan akomodasi. Baik itu kebutuhan selama di perjalanan, penginapan, transportasi atau yang lainnya.
Biasanya seorang staf administrasi memiliki relasi khusus dengan beberapa hotel, restoran atau pihak travel. Tak heran jika dibutuhkan setiap saat, mereka akan siap menyediakannya.
Bagaimana apakah sekarang Anda sudah paham tugas seorang administrasi perkantoran? Ternyata sangat beragam dan mampu menambah pengalaman atau relasi ya?
Jadi jangan percaya jika ada orang diluaran sana yang menganggap pekerjaan administrasi membosankan. Nyatanya, kedelapan tugas di atas juga membuat seorang staf berhubungan dengan dunia luar.
Administrasi perkantoran juga berperan dalam pembuatan laporan keuangan sebagai lainnya arsip audit. Pasalnya, seringkali terjadi hal tidak terduga yang menimpa perusahaan dan membutuhkan laporan semua bentuk transaksi keuangan. Tentunya, kegiatan audit harus dilakukan oleh administrasi perkantoran profesional supaya hasilnya lebih akurat.
Beban utama lainnya bagi perusahaan adalah menyimpan catatan/kertas/dokumen selama 7-10 tahun (tergantung pada peraturan setempat). Untungnya, kantor pajak pemerintah di seluruh dunia perlahan-lahan mulai menggunakan penyimpanan tanda terima elektronik - salinan dokumen digital alih-alih file kertas.
Hal ini semakin memudahkan pengarsipan dibantu oleh software akuntansi Beecloud. Sekarang, Anda dapat menerima dokumen secara digital, katakanlah bukti pembelian untuk pengeluaran bisnis langsung masukkan data ke dalam buku besar, kemudian secara otomatis menyimpan bukti pembelian di folder yang sesuai.
Setiap dokumen kemudian dapat Anda akses di mana pun Anda berada. Tidak perlu membolak-balik lemari arsip atau pergi ke lorong menuju lemari penyimpanan.
Mau pengarsipan jadi lebih mudah? Coba gratis Beecloud sekarang! Klik gambar di bawah ini untuk info selengkapnya.
Hemat Tempat Arsip Audit
