Web Logo Bee
Penulis: Rininta Oktaviana

Surat Jalan: Definisi, Fungsi, Jenis, dan Komponen

Kategori:
Dipublish Tgl: Thursday, 22 September 2022

Ketika mengirim suatu barang, terdapat dokumen bukti pengiriman yang bernama surat jalan. Surat ini sangat penting, bahkan tidak boleh hilang dalam beberapa kasus.

Selain itu, surat ini memiliki fungsi yang sangat krusial serta terdapat ketentuan untuk membuatnya. Yuk ketahui lebih banyak mengenai surat ini!

Apa itu Surat Jalan?

Surat Jalan Adalah

Ilustrasi Seorang Wanita Menuliskan Surat Jalan (Sumber: Freepik.com)

Surat jalan adalah dokumen resmi yang diberi dari pengirim kepada penerima yang berisi informasi terkait barang yang dikirim. Penerima dapat melakukan pengecekan barang melalui surat yang ada, sehingga dapat dipastikan apakah barang yang dikirim sudah sesuai atau belum.

Dokumen ini bersifat formal, legal, serta mengikat. Melalui surat ini, pihak pengirim harus mencantumkan keterangan terkait barang yang dimuatnya. Apabila barang disita oleh pihak berwajib, kurir dari jasa pengiriman perlu memberikan keterangan melalui dokumen atau surat ini.

Dokumen ini disebut formal karena menjadi bukti tertulis kesepakatan antara pengirim dan penerima, sehingga proses pengiriman dianggap sah dan disepakati oleh kedua belah pihak.

Apabila terjadi sesuatu yang diluar kendali, saat perjalanan, seperti barang hilang atau rusak, surat ini dapat dijadikan bukti untuk klaim asuransi, sehingga tanggung jawab terkait barang yang dikirim menjadi tanggungan pihak asuransi, bukan pengirim.

Fungsi Surat Jalan

Fungsi Surat Jalan

Ilustrasi Fungsi Surat Jalan (Sumber: Freepik.com)

Surat jalan berfungsi sebagai alat legalitas atas barang yang dikirim, selain itu masih banyak fungsi lainnya yang perlu Anda ketahui.

  • Dokumen Legalitas Perusahaan

Dokumen ini menjadi bagian dari birokrasi perusahaan pada bidang pengiriman barang. Tidak hanya itu, surat ini dapat dijadikan bukti bahwa pengirim telah melakukan transaksi dengan benar.

  • Bukti Pengiriman yang Valid

Selain untuk dokumen legalitas, surat ini dapat dijadikan bukti pengiriman yang valid. Surat ini juga bisa dilampirkan ke dalam pembukuan akuntansi.

  • Surat Keterangan untuk Diperiksa oleh Petugas yang Berwenang

Informasi yang tertera pada dokumen ini berfungsi menerangkan poin-poin penting yang terdapat pada barang pada proses pengiriman. Hal yang terdapat di dalamnya dapat dijadikan acuan ketika terdapat pemeriksaan dari pihak yang berwenang.

Jenis-jenis Surat Jalan

Jenis Jenis Surat Jalan

Ilustrasi Surat Jalan Pengiriman Barang (Sumber: Freepik.com)

  • Pengiriman Barang

Tujuan dari dibuatnya surat ini yaitu sebagai bukti terkait rincian informasi dari barang yang tertera di pesanan. Namun, format penulisan yang digunakan khusus untuk transaksi jual beli. Surat ini dibutuhkan oleh perusahaan untuk arsip dokumen.

  • Penjualan Barang

Jenis surat penjualan barang dibagi lagi menjadi dua, yakni atas penjualan barang kredit dan penjualan barang tunai.

Jika pembelian menggunakan sistem pembayaran kredit, maka menggunakan surat atas penjualan barang kredit. Cara membuatnya didasari pada surat pemesanan dengan tujuan bukti bagan pengeluaran barang.

Nilai kuantitas barang bersifat mutlak dan tidak terdapat perubahan, karena kuantitasnya sesuai dengan yang sudah tertulis di pemesanan.

Sedangkan, jika transaksi jual beli menggunakan sistem pembayaran tunai, akan menggunakan surat atas penjualan barang tunai. Surat ini dibuat berdasarkan kinerja sales order.

  • Pengembalian Barang

Apabila terdapat kerusakan barang atau barang hilang, maka Anda bisa memanfaatkan dokumen ini untuk pengembalian barang. Tentunya, dengan mencantumkan surat jalan yang terdapat pada barang.

  • Keperluan Kedinasan

Saat ada keperluan dinas, seperti surat perizinan, tugas dinas, dan lain sebagainya. Surat ini dibuat dengan resmi, serta menggunakan bahasa dan format penulisan yang baku, Selain itu, harus terdapat nama penulis dan penerima.

  • Drop Kanvaser

Maksud dari drop kanvaser yaitu transfer persediaan dari gudang ke kanvaser. Kuantitas perusahaan ditentukan oleh gudang yang didasari oleh peraturan atau kebijakan perusahaan terkait persediaan kanvaser ketika melakukan operasional.

  • Titipan Barang

Jika terdapat aktivitas penitipan barang, diperlukan surat ini supaya penitipan barang berjalan dengan baik dan aman. Nantinya, pihak manajemen staf bagian yang berwenang membuat surat jalan.

Baca Juga: Bisnis Model Kanvas Contoh, Elemen, dan Tips Membuatnya

Komponen Surat Jalan

Surat Jalan

Ilustrasi Surat Jalan (Sumber: Bee.id)

Secara umum, berikut adalah komponen yang perlu tertera di dalam surat ini. Walaupun setiap surat bisa saja berbeda, tetapi berikut komponennya secara umum.

  • Kop surat yang berisi nama perusahaan yang mengirim beserta kontaknya.
  • Lokasi tujuan.
  • Jenis barang dan jumlahnya.
  • Keterangan tambahan seputar produk.
  • Tanda tangan dari pihak pembeli atau penerima.
  • Tanda tangan dari pihak pengirim
  • Tanda tangan oleh petugas gudang yang bertugas.

Sebagai tambahan, perlu diketahui bahwa dokumen ini terdiri dari 3 (tiga) rangkap utama, yaitu lembar putih, lembar merah dan lembar kuning. Ketiga lembar tersebut harus digunakan secara berurutan.

Kesimpulan

Sebenarnya surat jalan banyak ditemui di aktivitas sehari-hari, hanya saja masih banyak orang yang belum mengetahui fungsi dan kepentingannya. Setelah membaca artikel ini, semoga Anda lebih aware terkait dokumen ini, ya.

Apakah Anda kesulitan dalam membuat surat julan? Software akuntansi Beeaccounting dapat membantu memudahkan Anda dalam membuat surat jalan. Apa saja fitur Beeaccounting? Beeaccounting dapat mengontrol order penjualan, jadwal pengiriman, cetak surat jalan, informasi harga dan stock dapat tersaji cepat dan akurat, mencegah back order berkat manajemen order dan stock dan yang paling penting analisa kebutuhan & manajemen buffer stock (min/max).

Penasaran kan? Yuk coba gratis Beeaccounting 30 hari sekarang! Klik gambar untuk info selengkapnya.

Surat Jalan Beeaccounting

Pentingnya Standar Operasional Prosedur Perusahaan
Standar Operasional Prosedur Perusahaan yang baik dan benar akan menentukan bagaimana masa depan suatu perusahaan. SOP menjadi sebuah tolak ukur […]
Baca Juga
Mari Mengenal Beragam Fungsi Laporan Keuangan
Fungsi laporan keuangan adalah mencatat serta merangkum segala transaksi keuangan yang dilakukan sebuah perusahaan maupun bisnis. Hanya fungsi inilah yang terbesit […]
Baca Juga
Pengertian Etika Bisnis, Prinsip, Tujuan dan Manfaatnya Untuk Pebisnis
Point Penting di Konten Ini Pengertian Etika BisnisPengertian Etika Bisnis Menurut Para Ahli1. Charles W.L Hill dan Gareth R2. Hill […]
Baca Juga

148rb+ Pengusaha Sudah Pakai Bee

"Operasional makin lancar, bisnis terkontrol dan mudah discale-up"
Hubungi Tim Bee sekarang untuk konsultasi GRATIS
Jam Operasional
Senin - Jumat, 09:00 - 16:00 WIB
Sabtu, Minggu dan Tgl Merah LIBUR
Kontak
No. GSM klik bawah ini
Logo GSM Telp
Copyright © 2022 Bee.id
magnifiercrossmenu