Dalam dunia bisnis yang kompetitif, kemampuan untuk mengelola tugas dan proyek dengan efisien adalah kunci keberhasilan. Skala prioritas adalah menjadi salah satu alat yang sangat berguna dalam membantu pemilik bisnis dan tim manajemen untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang paling penting.
Secara garis besar tujuan seseorang menyusun skala prioritas kebutuhan adalah untuk meningkatkan efisiensi kerja mereka. Artikel ini akan membahas pengertian skala prioritas, faktor yang mempengaruhinya, dan cara menyusunnya dengan baik untuk bisnis. Simak penjelasan lengkapnya pada artikel di bawah ini:
Seberapa penting skala prioritas dalam bisnis? (Credit: Freepik.com)
Dalam bukunya "Getting Things Done," David Allen menyarankan penggunaan sistem "Next Action" untuk mengatur prioritas. Pendekatan ini mengarahkan individu untuk mencatat tugas-tugas yang perlu dilakukan berdasarkan tindakan konkret yang harus diambil selanjutnya.
Hal ini merujuk pada apa itu skala prioritas, Lantas apakah yang dimaksud dengan skala prioritas? Skala prioritas adalah metode untuk mengurutkan tugas-tugas dan pekerjaan berdasarkan tingkat pentingnya atau urgensi untuk diselesaikan.
Prioritas menggambarkan level kepentingan suatu tugas dalam mencapai tujuan bisnis. Dengan menggunakan skala prioritas, bisnis dapat memfokuskan upaya dan sumber daya pada tugas-tugas yang memiliki dampak terbesar pada kesuksesan perusahaan.
Selain itu, skala prioritas membantu individu atau organisasi dalam mengelola waktu, sumber daya, dan energi dengan lebih efisien, sehingga dapat mencapai tujuan dengan lebih baik.
Ada beberapa faktor yang bisa mempengaruhi skala prioritas bisnis:
Faktor yang mempengaruhi skala prioritas adalah apa tujuan dari bisnis. Prioritas ini harus selaras dengan tujuan dan strategi bisnis. Tugas-tugas yang secara langsung mendukung pencapaian tujuan perusahaan harus memiliki prioritas lebih tinggi.
Misalnya, jika tujuan bisnis Anda adalah meningkatkan pangsa pasar dalam segmen tertentu, maka tugas-tugas yang berkontribusi pada penguasaan pasar atau ekspansi ke wilayah baru harus diberikan prioritas tinggi.
Baca Juga: Manajemen Bisnis: Pengetian, Fungsi da Komponennya
Berikutnya adalah waktu yang tersedia untuk menyelesaikan tugas merupakan faktor kunci dalam menentukan prioritas. Tugas-tugas yang harus segera diselesaikan atau memiliki tenggat waktu harus diberikan prioritas tinggi.
Misalnya, peluncuran produk baru, penawaran promosi yang memiliki batas waktu, atau tugas-tugas yang harus diselesaikan sebelum akhir periode laporan keuangan akan menjadi prioritas tinggi.
Skala prioritas harus mempertimbangkan dampak dari setiap tugas terhadap bisnis. Tugas yang memiliki potensi untuk memberikan hasil besar atau mengatasi masalah yang mendesak harus diprioritaskan.
Dengan demikian, Anda dapat memprioritaskan tugas yang memiliki dampak positif yang signifikan pada bisnis Anda.
Faktor berikutnya adalah ketersediaan sumber daya, seperti tenaga kerja, anggaran, dan infrastruktur, juga mempengaruhi prioritas. Tugas yang memerlukan lebih banyak sumber daya mungkin perlu diperhatikan lebih awal.
Ketika sumber daya terbatas, Anda harus mengatur prioritas secara cermat dan memastikan bahwa tugas-tugas yang paling penting dan kritis mendapatkan alokasi sumber daya yang memadai.
Jika ada tugas yang tidak mendukung pencapaian tujuan bisnis secara signifikan atau memerlukan terlalu banyak sumber daya, pertimbangkan untuk menunda atau mengeliminasinya dari daftar prioritas.
Terakhir adalah dimana tingkat urgensi tugas menentukan seberapa cepat tugas tersebut harus diselesaikan. Tugas yang memiliki dampak negatif yang besar jika tidak segera diselesaikan harus memiliki prioritas yang lebih tinggi.
Contohnya, tugas-tugas yang berkaitan dengan perbaikan kerusakan atau penanganan masalah kritis pada sistem operasional harus menjadi prioritas tinggi untuk mencegah gangguan lebih lanjut atau kerugian lebih besar.
Ilustrasi pencatatan dan proses penyusunan skala prioritas (Credit: Freepik.com)
Berikut ini beberapa langkah-langkah menyusun skala prioritas dalam menjalankan bisnis:
Pertama, identifikasi tujuan bisnis utama Anda. Tujuan ini mungkin meliputi peningkatan penjualan, ekspansi pasar, efisiensi operasional, atau meningkatkan kepuasan pelanggan. Skala prioritas harus selaras dengan tujuan ini.
Kemudian, buat daftar lengkap dari semua tugas dan proyek yang sedang berjalan dalam bisnis Anda. Pastikan daftar ini komprehensif dan mencakup segala aspek operasional dan strategis dari perusahaan.
Setelah daftar tugas dibuat, tentukan kriteria prioritas berdasarkan faktor-faktor yang telah dijelaskan sebelumnya, seperti tujuan bisnis, waktu, dampak, sumber daya, dan urgensi. Hal ini diperlukan untuk menjadi pertimbangan dalam proses penyusunan skala.
Kemudian beri bobot atau nilai relatif pada setiap kriteria. Misalnya, jika tujuan bisnis menjadi faktor paling penting, beri bobot tertinggi pada kriteria ini. Pemberian nilai ini akan memudahkan Anda dalam menyusun prioritas kegiatan.
Lakukan evaluasi setiap tugas dalam daftar berdasarkan kriteria prioritas yang telah ditetapkan. Berikan nilai pada masing-masing kriteria untuk setiap tugas. Penilain dan evaluasi ini bisa menjadi perbaikan jika ada kesalahan dalam proses penyusunan.
Jumlahkan nilai-nilai kriteria untuk setiap tugas atau proyek. Tugas dengan skor total tertinggi harus memiliki prioritas lebih tinggi daripada yang lain. Skor inilah yang menjadi penentu mana prioritas yang diutamakan.
Lalu skala prioritas perlu disesuaikan secara berkala sesuai dengan perubahan dalam bisnis, seperti perubahan tujuan, kondisi pasar, dan sumber daya yang tersedia.
Setelah skala prioritas selesai, berikan fokus ekstra pada tugas dan proyek dengan prioritas tinggi. Pastikan tim Anda menyadari tugas-tugas yang paling penting untuk mencapai tujuan perusahaan.
Baca Juga: Mengenal Struktur Organisasi Perusahaan, Jenis dan Fungsinya
Ada beberapa keuntungan yang bisa didapatkan dari melakukan penyusunan skala prioritas:
Skala prioritas adalah alat yang sangat berharga dalam mengelola bisnis dengan efisien dan efektif. Dengan mengidentifikasi tujuan bisnis utama dan menyusun tugas berdasarkan kriteria prioritas yang tepat, bisnis dapat fokus pada hal-hal yang benar-benar penting untuk mencapai keberhasilan.
Faktor-faktor seperti tujuan bisnis, waktu, dampak, sumber daya, dan urgensi berperan dalam menentukan prioritas tugas. Dengan mempertimbangkan dengan cermat faktor-faktor ini, bisnis dapat fokus pada tugas-tugas yang paling penting untuk mencapai tujuan perusahaan dan mengalokasikan sumber daya dengan bijaksana untuk mencapai hasil yang optimal.
Urusan keuangan menjadi salah satu unsur prioritas yang perlu didahulukan untuk dikelola dan diperbaiki jika terjadi kesalahan. Dimana keuangan bisnis ini akan menjadi penentu bagaimana kondisi bisnis Anda. Jika keuangan bisnis tidak dikelola dengan baik maka potensi kerugian akan tinggi dan sebaliknya.
Coba gunakan software akuntansi Beeaccounting. Jangan biarkan urusan keuangan bisnis menjadi beban dalam menjalankan bisnis Anda. Dengan Beeaccounting, Anda dapat dengan mudah mengatur dan mengelola keuangan bisnis Anda. Hemat waktu, tingkatkan kontrol keuangan, dan buat keputusan yang lebih cerdas dengan informasi yang akurat.
