⌛️ Besok Terakhir, Diskon 15% untuk Distributor!
00
Hari
:
00
Jam
:
00
Menit
:
00
Detik
Logo Bee Web

Quotation Adalah: Pengertian, Jenis, Contoh dan Templatenya

Quotation adalah salah dokumen penting dalam jual beli, apa bedanya dengan invoice? Simak pengertian, jenis, dan contoh quotation berikut ini
Penulis: Lutfatul Malihah
Kategori: ,
Dipublish Tgl: Saturday, 3 June 2023

Quotation menjadi dokumen yang penting dalam penjualan, selain invoice. Quotation adalah surat yang penting bagi perusahaan karena berfungsi untuk memastikan pembeli produk Anda bisa membayar sesuai harga yang akurat.

Sama seperti invoice, quotation harus selalu ada sebagai dokumen jual beli antara sales dengan retail. Karena selalu berdampingan, masih cukup banyak orang beranggapan bahwa quotation dan invoice itu sama, padahal keduanya adalah jenis dokumen yang berbeda.

Apa Itu Quotation? Quotation Adalah

Untuk bisa memahami apa bedanya quotation dengan invoice, memang harus tahu pengertiannya lebih dulu. Quotation artinya surat yang menjamin bahwa pembeli dapat membayar produk yang dibelinya sesuai harga yang ditentukan.

Quotation menurut Sum Up adalah surat yang diberikan oleh penjual kepada calon pembeli, yang isinya penawaran harga produk barang maupun jasa, disertai persyaratan dan ketentuan pembelian. Fungsi quotation yaitu membantu calon pembeli mengetahui harga produk yang ditawarkan.

Biasanya, quotation diberikan setelah calon pembeli mengajukan permintaan penjualan. Melalui quotation ini, maka calon pembeli dapat melihat harga produk yang mereka inginkan, sebelum membuat keputusan untuk membelinya.

Surat berupa quotation tersebut akan digunakan oleh calon pembeli untuk menganalisa, melakukan negosiasi, menolak ataupun menyetujui harga yang ditawarkan serta syarat dan ketentuan yang menyertainya.

Kalau sudah terjadi kesepakatan antara penjual dan pihak calon pembeli mengenai harga serta persyaratannya, maka quotation akan ditandatangani bersama. Selanjutnya quotation akan dikirimkan pada perusahaan penjual produk setelah ditandatangani.

Perbedaan Quotation dan Invoice

Kalau quotation adalah surat yang berisi jaminan bahwa pembeli dapat membayar produk yang dibelinya sesuai harga, lalu apa pengertian invoice? Quotation dan invoice masih sering dianggap sama padahal keduanya berbeda.

Walaupun keduanya merupakan surat yang disertakan dalam transaksi, tetapi quotation dan invoice itu berbeda. Perbedaan quotation dan invoice yang utama terdapat pada fungsi dan kapan surat tersebut dibuat.

Arti quotation yaitu surat yang fungsinya untuk memastikan calon pembeli dapat membayar harga produk sesuai syarat dan ketentuannya. Quotation memuat tentang produk secara detail, seperti spesifikasi, harga dan sebagainya.

Karena quotation ini berfungsi sebagai surat penawaran kepada calon pembeli, maka pembuatannya dilakukan dan dikeluarkan sebelum terjadi suatu kesepakatan jual beli antara penjual dan pembeli. Berbeda lagi dengan surat yang disebut sebagai invoice.

Pengertian invoice adalah surat yang isinya penagihan kepada pembeli oleh penjual, atas produk yang telah dibelinya. Invoice adalah surat penagihan pembelian produk, maka akan dibuat dan dikeluarkan setelah terjadinya transaksi jual beli.

Baca Juga; 10+ Contoh Invoice Penting Bagi Bisnis Berdasarkan Fungsinya

Jenis-Jenis Quotation

Contoh Quotation (1)

Quotation berbeda dengan Invoice (Credit: Freepik.com)

Quotation yang merupakan dokumen penawaran oleh perusahaan kepada calon pembeli, memiliki beberapa jenis yang berbeda. Setidaknya terdapat lima jenis quotation yang sering digunakan oleh perusahaan, yaitu :

1. Estimate Quotation

Estimate quotation adalah surat penawaran yang isinya hanya sebatas informasi tentang perkiraan harga yang ditawarkan kepada calon pembeli. Estimate quotation tidak memuat hal yang lainnya, seperti syarat dan ketentuan pembelian.

Sesuai namanya estimate yang artinya estimasi atau perkiraan, maka baik pembeli dan penjual masih bisa melakukan negosiasi yang sesuai dengan kebutuhan kedua belah pihak. Quotation jenis ini sifatnya lebih fleksibel karena hanya berisi perkiraan harga dan masih bisa diubah.

2. Fixed Price Breakdown

Quotation jenis ini adalah kebalikan dari estimate quotation, yaitu harga yang diberikan oleh penjual sudah fixed alias tetap. Artinya, tidak ada yang dapat diubah dari harga ataupun syarat yang ditentukan oleh penjual.

Quotation jenis ini membantu calon pembeli mengetahui berapa harga pasti dari produk yang ditawarkan oleh penjual dan berapa jumlah yang harus mereka bayarkan.

3. Request for Quotation (RFQ)

Jenis yang ketiga adalah request for quotation. Apa maksudnya? Dari penjelasan sebelumnya dikatakan bahwa quotation adalah surat penawaran berisi harga produk beserta syarat dan ketentuannya.

Quotation akan dibuat oleh penjual setelah pihak calon pembeli mengajukan permohonan pembelian produk. RFQ adalah bentuk surat berisi respon atau tanggapan oleh penjual kepada pihak calon pembeli.

4. Vendor Quotation

Pengertian vendor quotation adalah surat penawaran yang dibuat oleh perusahaan manufaktur untuk diberikan kepada supplier. Perusahaan manufaktur dalam hal ini berperan sebagai pihak yang menjual barang mentah, setengah jadi maupun yang sudah jadi untuk dipasarkan.

Vendor quotation diberikan kepada supplier sebagai pihak yang memasok produk ke tingkat retail untuk dijual kepada konsumen.

5. Customer Quotation

Selain vendor quotation, masih ada jenis lainnya yang disebut dengan customer quotation. Apa yang dimaksud dengan customer quotation? Quotation jenis ini adalah bentuk surat penawaran yang dibuat oleh perusahaan kepada calon pelanggannya.

Baca Juga: [DOWNLOAD] Surat Penawaran Serta Fungsi dan Strukturnya

Komponen-Komponen Penting dalam Quotation

Karena quotation merupakan surat atau dokumen yang memiliki fungsi penting dalam transaksi jual beli, maka harus dibuat dengan benar. Quotation yang bagus adalah yang memuat beberapa komponen berikut ini.

1. Harga

Quotation adalah surat penawaran dari penjual ke pihak calon pembeli, untuk memastikan bahwa pembeli dapat membayar produk sesuai harga yang ditentukan. Jadi, sudah seharusnya quotation memuat harga dari setiap produk yang ditawarkan kepada calon pembeli.

Dalam bagian ini hendaknya penjual juga mencantumkan apakah ada biaya tambahan dan berapa total harga yang harus dibayarkan.

2. Masa Berlaku

Komponen yang juga harus ada didalam quotation yaitu masa berlakunya. Harga produk tidak mungkin selalu sama sepanjang masa, maka dari itu harus ada periode yang jelas. Pencantuman masa berlaku quotation membantu calon pembeli mengetahui sampai kapan penawaran berlaku.

Tujuannya adalah supaya calon pembeli tahu seberapa banyak waktu yang dimilikinya untuk memikirkan kemudian membuat keputusan atas surat penawaran tersebut.

3. Informasi Rinci Perusahaan

Quotation adalah dokumen penawaran produk yang harus mencantumkan informasi secara lengkap dari perusahaan. Jadi, quotation harus mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, alamat email dan sebagainya dari perusahaan.

4. Informasi Rinci Pembeli

Bukan hanya informasi lengkap perusahaan saja yang harus dicantumkan dalam quotation, tetapi juga konsumen atau pembeli. Informasi yang sebaiknya ada pada quotation yaitu nama pembeli, alamat, telepon, email dan sebagainya.

5. Ketentuan Pembayaran

Quotation juga wajib memuat bagaimana cara pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli berikut syarat serta ketentuannya. Misalnya, apakah pembayaran dilakukan tunai, kredit, dengan DP, sebelum atau setelah barang dikirim dan lain-lain.

Cara dan ketentuan pembayaran yang dibeli oleh konsumen kepada penjual harus dijelaskan secara rinci dan detail. Termasuk juga, apakah diperlukan waktu untuk melakukan proses pengadaan barang atau tidak, ini juga harus disebutkan dalam quotation.

Mengapa ketentuan pembayaran menjadi hal yang harus ada dalam quotation, yaitu agar penjual ataupun pembeli mengetahui serta menyepakati proses pembayaran yang berlaku pada aktivitas jual beli tersebut, sehingga dapat meminimalisir terjadinya sengketa di kemudian hari.

Contoh Quotation atau Surat Penawaran Harga

Contoh Quotation

Template dan Contoh Quotation kosong (Credit: Bussiness in the Box)

Format Quotation

Berikut ini contoh quotation berdasarkan formatnya:

[Perusahaan Anda]
[Alamat Perusahaan]
[Kontak Perusahaan]

[Tanggal]

[Informasi Kontak Penerima Quotation]
[Nama Penerima]
[Alamat Penerima]
[Email Penerima]
[Telepon Penerima]

Subjek: Quotation (Penawaran Harga) untuk [Nama Produk/Jasa]

Halo [Nama Penerima],

Terima kasih telah menunjukkan minat Anda terhadap produk/jasa kami. Kami dengan senang hati memberikan penawaran harga sebagai berikut:

------------------------------------------------------------------------------
No. Item Jumlah Harga Satuan Jumlah Harga
------------------------------------------------------------------------------
1. [Deskripsi Produk/Jasa] [Jumlah] [Harga Satuan] [Jumlah Harga]
2. [Deskripsi Produk/Jasa] [Jumlah] [Harga Satuan] [Jumlah Harga]
3. [Deskripsi Produk/Jasa] [Jumlah] [Harga Satuan] [Jumlah Harga]
...
------------------------------------------------------------------------------

Subtotal: [Jumlah Subtotal]
Diskon: [Jumlah Diskon (jika ada)]
Biaya Pengiriman: [Jumlah Biaya Pengiriman (jika ada)]
Pajak: [Jumlah Pajak (jika ada)]
------------------------------------------------------------------------------
Total: [Jumlah Total]

Catatan Tambahan:
[Catatan tambahan, jika ada]

Syarat dan Ketentuan:
[Tuliskan syarat dan ketentuan yang berlaku, seperti waktu pengiriman, metode pembayaran, kebijakan pengembalian, dll.]

Kami berharap penawaran harga ini memenuhi kebutuhan Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut atau memerlukan klarifikasi, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui kontak yang tertera di bawah ini.

Terima kasih atas perhatian Anda, dan kami berharap dapat bekerja sama dengan Anda dalam waktu dekat.

Hormat kami,

[Tanda tangan Anda]
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[Informasi Kontak Anda]

Pastikan untuk menyesuaikan format dan konten quotation dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Sertakan detail produk/jasa yang jelas, harga, jumlah, dan informasi lain yang relevan dengan penawaran Anda. Juga, pastikan untuk memeriksa tata bahasa dan tanda baca sebelum mengirimkan quotation kepada penerima.

Download Contoh Quotation Template

Anda bisa download contoh quotation template dalam bentuk jpeg, pdf dan word pada ikon di bawah ini:

download quotation template

Dapat disimpulkan bahwa quotation adalah surat penawaran yang diberikan oleh penjual kepada pembeli, sekaligus juga menjadi surat penjamin bahwa pembeli dapat membayar sesuai harga yang ditetapkan. Dalam pembuatannya, harus diperhatikan apa saja komponen quotation yang dimuat.

Anda bisa menggunakan software akuntansi online Beecloud untuk membuat quotation juga invoice otomatis menggunakan email dengan menggunakan plugin tambahan. Dengan Beecloud juga bisnis akan menyenangkan dan mudah dikontrol dimana saja dan kapan saja. Cek informasi selengkapnya berikut ini:

Customer Minta Invoice Online Dikirim Via Email Beecloud

Artikel Terkait

Cara Membuat Laporan Penjualan dan Contohnya
Sebagai Pebisnis skala besar ataupun kecil jangan pernah menyepelekan pencatatan transaksi terutama catatan transaksi penjualan. Semua informasi mengenai transaksi penjualan
Baca Juga
Tips dan Ide Jualan Laris Saat Pandemi
Jualan laris saat pandemi sebagai upaya melihat peluang yang punya dampak baik untuk hidup kita kedepannya. Kita harus pandai melihat
Baca Juga
Grosir Adalah: Pengertian dan Jenis-Jenisnya, Lengkap
Dalam dunia industri dan perdagangan istilah usaha grosir adalah istilah umum dan bukan hal baru lagi, ditambah dengan keberadaannya dapat
Baca Juga
10 Business Woman Indonesia yang Menginspirasi
Peran perempuan Indonesia dalam dunia bisnis semakin terlihat dan diakui. Kegigihan, tekad, dan kreativitas mereka telah mengantarkan banyak business woman
Baca Juga
Toko Kelontong: Asal Mula Bisnis Modal Kecil Indonesia
"Budi tolongin ibu beli telur setengah kilo sama gula sekilo ya di toko kelontong bu Ira" kata Ibu. Masih ingatkah
Baca Juga
17 Inspirasi Ide Jualan Makanan Unik yang Laris Setiap Hari
Langkah awal dalam menjalankan bisnis adalah menemukan ide. Nah jualan apa yang cepat laku? Salah satunya adalah ide jualan makanan
Baca Juga

Artikel Populer

Tuesday, 10 May 2022
Download File Excel Laporan Laba Rugi Gratis
Baca Juga
Friday, 11 September 2020
11 Contoh SIM (Sistem Informasi Manajemen) Perusahaan
Baca Juga
Monday, 7 March 2022
[DOWNLOAD] Contoh Cash Flow Excel dan Template Membuatnya Gratis
Baca Juga
Thursday, 21 April 2022
Aplikasi POS Alfamart Adalah: Pengertian dan Cara Kerja
Baca Juga
Friday, 25 September 2020
Mengenal Sejarah Akuntansi Secara Singkat
Baca Juga
Monday, 25 April 2022
4 Contoh Pembukuan Kas Masuk dan Keluar dan Prosesnya
Baca Juga
Customer Service Bee

148rb+ Pengusaha Sudah Pakai Bee

"Operasional makin lancar, bisnis terkontrol dan mudah discale-up"
Hubungi Tim Bee sekarang untuk konsultasi GRATIS
Logo Bee Web
Software Akuntansi & Kasir No. 2 di Indonesia. Memudahkan Pemilik Bisnis dan Akuntan untuk mengerjakan dan menganalisa keuangan lebih cepat, mudah, dan akurat. Gratis Trial atau Demo Gratis dengan Tim Bee.
Jam Operasional
Senin - Jumat, 09:00 - 16:00 WIB
Sabtu, Minggu dan Tgl Merah LIBUR
Chat via WA
Alamat Kantor
Surabaya: Jl. Klampis Jaya 29J, SurabayaBandung: Aer Space - Jl. Karang Tinggal No.41B, Cipedes, Bandung
Jakarta: Jl. Mampang Prapatan VIII No. 3B, Jakarta Selatan (Sementara Tutup)
Copyright © 2024 Bee.id
magnifiercrossmenu