Mengenal Buku Besar Dalam Pencatatan Akuntansi

Apa itu Buku Besar? Buku besar adalah dokumen akuntansi utama yang berisi semua akun yang dimiliki oleh sebuah bisnis, artinya akun ini mencatat semua transaksi yang dilakukan selama perusahaan berdiri. Buku besar meliputi transaksi yang dipisahkan berdasarkan jenis: aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan biaya. Buku besar penting dalam perencanaan bisnis karena digunakan sebagai referensi, untuk menyimpan semua informasi keuangan bisnis, dan juga digunakan untuk membuat berbagai laporan keuangan.

Ketika membuat sebuah jurnal akuntansi bisnis, ada sejumlah dokumen dan laporan yang penting untuk dibukukan, tidak hanya karena dokumen tersebut digunakan untuk membuat rencana bisnis yang ada hubungannya dengan pertumbuhan bisnis Anda, tetapi juga catatan keuangan ini berfungsi sebagai catatan riwayat transaksi keuangan bisnis Anda . Mungkin salah satu yang paling penting dari laporan akuntansi ini adalah buku besar.

Baca Juga: Bagaimanakah Mengatur Manajemen Stok Ritel? Simak Tips Berikut Ini !

Definisi Buku Besar Secara Umum

Gambar 1. Definisi Buku Besar (Sumber: Freepik.com)

Sebelum kita menyelami detail mengenai dokumen akuntansi ini, mari kita mulai dengan hal meddasar dengan menjawab pertanyaan ini: Apakah buku besar itu?

Pada dasarnya, buku besar adalah inti dari sistem akuntansi Anda, berfungsi sebagai catatan dari semua akun Anda dan merinci semua transaksi yang dilakukan bisnis Anda. Biasanya, setiap transaksi Anda dalam buku besar dipecah menjadi beberapa akun (chart of account), dikategorikan sebagai aset, liabilitas, ekuitas, pendapatan, dan pengeluaran.

Secara keseluruhan, buku besar digunakan sebagai dokumen referensi, serta sumber pencatatan keuangan dalam membuat laporan keuangan untuk mengevaluasi kesehatan dan kemajuan bisnis Anda.

Cara Kerja Buku Besar

Ketika Anda menjalankan operasional bisnis sehari-hari, biasanya dimulai dengan Anda membuat entri dalam sistem akuntansi Anda — cek, faktur, dan setoran. Setiap transaksi ini dicatat dalam buku besar Anda, yang dikenal sebagai "posting transaksi." Misalnya, jika Anda menulis cek untuk membayar sewa, transaksi itu akan masuk ke dalam dua akun di buku besar Anda.

Pertama, transaksi itu akan mengkredit (menurunkan saldo) rekening bank bisnis Anda dan mendebit (menambah saldo) rekening pengeluaran sewa Anda. Debit dan pemberian kredit yang sama ini merupakan bagian dari metode akuntansi entri ganda. Metode ini memastikan bahwa buku besar Anda selalu seimbang, mempertahankan persamaan:

Aset = Kewajiban + Ekuitas

Akun (Chart of Account) Buku Besar Secara Umum

Dengan memperhatikan semua transaksi yang diposting di buku besar, setiap transaksi dicatat dalam akun yang sesuai, atau dikelompokkan kedalam beberapa kategori (chart of account), seperti yang disebutkan di atas. Untuk memahami dengan baik buku besar bisnis Anda, penting untuk memahami apa arti masing-masing kategori tersebut. Berikut ini penjelasannya:

• Aset: Aset adalah barang yang dimiliki perusahaan Anda, termasuk uang tunai, piutang, peralatan, dan lain sebagainya.
• Liabilitas: Liabilitas adalah kewajiban/tanggung jawab perusahaan Anda untuk membayar, termasuk hutang, dsb.
• Ekuitas pemegang saham: Ekuitas adalah harta milik pemegang saham — dan ditentukan dengan mengambil selisih nilai aset dan nilai liabilitas. Ekuitas dapat mencakup saham biasa atau laba ditahan.
• Pendapatan operasional: Pendapatan operasional adalah pendapatan yang diterima perusahaan Anda dari operasi usaha, alias penjualan.
• Biaya Operasional: Biaya Operasional adalah biaya yang Anda keluarkan untuk menjalankan bisnis Anda, termasuk sewa, utilitas, gaji, dan sebagainya.
• Pendapatan dan keuntungan non-operasional: Pendapatan dan keuntungan non-operasional adalah pendapatan yang diterima perusahaan Anda yang tidak terkait dengan penjualan — misalnya, pendapatan dari investasi.
• Pengeluaran dan kerugian non-operasional: Mirip dengan pendapatan non-operasional, pengeluaran dan kerugian non-operasional adalah pengeluaran bisnis Anda yang tidak terkait dengan operasional menjalankan bisnis, seperti biaya bunga misalnya.
  Istilah-istilah ini harus dipahami dengan baik karena digunakan dalam berbagai laporan akuntansi dan laporan keuangan lainnya. Sekali lagi, ini adalah salah satu alasan mengapa buku besar sangat penting untuk proses bisnis perusahaan Anda.

Mengapa Buku Besar Penting untuk Usaha Anda

Bagi pemilik usaha baru Anda mungkin bertanya-tanya mengapa laporan buku besar ini sangat penting? Ada sejumlah alasan; namun, secara keseluruhan, membaca laporan akuntansi ini adalah cara sederhana untuk melihat keuangan bisnis Anda secara keseluruhan. Dengan mempelajari buku besar ini sebenarnya dapat menjadi salah satu alat akuntansi paling berguna yang Anda miliki untuk:

• Memastikan pembukuan Anda akurat. Pandangan sekilas melalui buku besar umum Anda dapat menunjukkan di mana ada kemungkinan Anda telah membuat kesalahan pada entri data. Anda dapat meninjau dokumen ini untuk memastikan bahwa semua posting sudah benar. Plus, jika Anda pada suatu saat menemukan kesalahan akuntansi di dalam catatan pembukuan, Anda dapat cek ulang dengan buku besar untuk menentukan penyebab masalah dan memperbaikinya.
• Melacak pengeluaran keuangan. Mengelola pengeluaran bisnis Anda mungkin cukup sulit bagi sebagian orang, terutama jika Anda tidak rutin monitor transaksi bisnis perusahaan. Namun, dengan melihat catatan transaksi di buku besar, Anda dapat melihat semua pengeluaran Anda, bagaimana pengeluarannya, serta memastikan bahwa pengeluaran yang Anda lakukan dilacak dan dicatat dengan benar.
• Unuk memudahkan melacak transaksi bisnis Anda. Memisahkan pengeluaran bisnis dan pengeluaran pribadi Anda sangat penting, seringkali crossover itu terjadi.
• Untuk mendapatkan gambaran rinci tentang kinerja keuangan bisnis Anda. Sebagai catatan untuk semua transaksi, buku besar digunakan untuk membuat berbagai laporan akuntansi lainnya.

Laporan keuangan, mulai dari laporan laba rugi hingga neraca, dapat digunakan untuk melakukan analisa tambahan yang dapat berguna untuk menentukan kondisi kesehatan keuangan bisnis Anda. Salah satu catatan keuangan penting adalah buku besar yang dapat digunakan untuk memberikan gambaran rinci ketika dokumen lain yang lebih spesifik tidak memberikan semua informasi yang Anda butuhkan.