Apa itu general ledger? General ledger bukan lain adalah buku besar dalam akuntansi. Berikut ini pengertian, fungsi, dan cara membuat general ledger. Sebagai orang awam, mungkin tidak banyak yang tahu apa itu general ledger. Istilah tersebut adalah kata lain dari buku besar.
Buku besar adalah komponen yang sangat penting dalam akuntansi karena berisi catatan semua transaksi keuangan.Untuk tahu lebih lanjut tentang buku besar dalam dunia akuntansi, mari simak ulasannya berikut ini.
General Ledger atau Buku Besar adalah dokumen penting dalam sistem akuntansi yang digunakan untuk mencatat semua transaksi keuangan yang dilakukan perusahaan.
Buku Besar adalah pusat utama dalam sistem informasi keuangan perusahaan yang memungkinkan Anda untuk melacak, menganalisis, hingga membuat laporan keuangan yang akurat dan lengkap.
Setiap entri jurnal yang berasal dari jurnal umum maupun jurnal khusus akan diposting ke dalam buku besar. Di sini, akun dan jumlah yang didebet atau kredit akan disusun berdasarkan kategori seperti aset, kewajiban, pendapatan, dan ekuitas pemilik.
Dalam bisnis, general ledger digunakan untuk menyusun laporan seperti laporan laba rugi, neraca saldo, hingga arus kas. Dengan kata lain, GL adalah catatan utama yang menyimpan rincian transaksi dari seluruh akun yang digunakan dalam perusahaan.
Selain itu, buku besar juga memberikan informasi terkait catatan setiap transaksi keuangan yang terjadi selama perusahaan beroperasi. Selain itu, juga memiliki informasi akun perusahaan yang dibutuhkan akuntan untuk membuat laporan keuangan perusahaan.
BACA JUGA: Cara Membuat Laporan Keuangan Sederhana dari 0
Buku Besar adalah dokumen yang memiliki banyak manfaat dalam proses pencatatan dan pelaporan keuangan bisnis Anda, apa saja itu?
Fungsi pertama dan paling mendasar dari general ledger adalah untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi selama periode akuntansi. Di sinilah semua transaksi—mulai dari pembelian bahan baku, pembayaran gaji, hingga penjualan produk—dicatat dalam buku besar atau jurnal, lalu disusun sesuai akun yang digunakan oleh perusahaan.
BACA JUGA: Penggolongan Akun Akuntansi dan Pencatatannya
Setelah transaksi dicatat, General Ledger digunakan untuk merekonsiliasi saldo akun dengan dokumen-dokumen pendukung seperti laporan bank, faktur pelanggan, atau laporan laba rugi. Proses ini penting untuk memverifikasi bahwa semua transaksi yang telah dicatat sesuai dengan kenyataan.
Misalnya, jika Anda menerima pembayaran dari pelanggan, Anda akan mencatatnya sebagai debit akun kas dan kredit akun piutang. Saldo akhir akun kas harus sama dengan kredit yang tercatat di buku bank. Jika tidak, bisa jadi ada kesalahan yang harus segera diperbaiki.
Dengan adanya GL, Anda akan lebih mudah membedakannya dengan catatan yang keliru dan menghindari kesalahan laporan pajak atau audit.
Setiap entri yang disusun di GL membantu Anda menghitung pendapatan, biaya, laba bersih, dan bahkan ekuitas pemilik secara tepat. Oleh karena itu, laporan keuangan yang akurat hanya bisa dibuat jika semua transaksi yang terjadi sudah dicatat dalam Buku Besar dengan benar.
Dengan kata lain, GL adalah metode akuntansi di mana setiap transaksi dikelompokkan sesuai akun dan jumlah yang didebet atau dikreditkan, sehingga laporan keuangan bisa disusun secara menyeluruh dan sistematis.
Jika suatu saat bisnis Anda harus diaudit, maka Buku Besar adalah catatan yang paling dibutuhkan auditor. Karena dokumen ini berisi hasil mutasi transaksi yang berfungsi melihat asal-usul setiap pemasukan dan pengeluaran, maka tidak heran bila pihak pajak maupun auditor meminta akses penuh terhadapnya.
Setiap detail seperti nomor akun, kolom tanggal, kolom keterangan, hingga jumlah yang didebet dan dikreditkan adalah bagian dari rincian transaksi yang disajikan.
Terakhir, fungsi penting dalam buku besar adalah sebagai acuan setiap manajer keuangan atau pemilik bisnis untuk mengambil keputusan strategis. Karena semua data telah tersusun rapi berdasarkan akun yang digunakan dalam perusahaan.
Anda bisa menganalisisnya untuk mengetahui tren, mengevaluasi pengeluaran Anda, atau bahkan menentukan harga produk yang sesuai.
Dalam akuntansi, general ledger adalah suatu daftar yang membuat seluruh komponen yang ada dalam keuangan Anda lebih mudah dimengerti. Anda dalam membuat proyeksi keuangan, menentukan investasi, hingga memutuskan strategi penjualan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat.
Setiap halaman dalam buku besar atau general ledger biasanya berisi informasi terkait:
Perlu diketahui juga ada 4 jenis general ledger yaitu:
General ledger dengan bentuk T adalah buku besar yang paling sederhana dan bentuknya seperti huruf T besar. Pada sebelah kiri menampilkan debet, dan sebelah kanan menampilkan kredit.
Sedangkan nama akun diletakan di kiri atas dan kode akun diletakan di kanan atas. Namun, baku besar satu ini jarang digunakan karena saldo masing-masing akun tidak dapat diketahui setiap waktu.
Anda bisa mengetahui berapa saldo yang ada jika Anda memasukan saldo setiap akun ke neraca saldo atau saat akhir periode. Contohnya seperti di atas.
Contoh Bentuk Buku Besar Staffel 3 Kolom (Credit: bee.id)
General ledger bentuk skontro merupakan buku besar yang biasa disebut dengan bentuk dua kolom. Skontro sendiri berarti menyebelah atau terbagi dua, yaitu debet dan kredit.
Contoh Bentuk Buku Besar Staffel 4 Kolom (Credit: Bee.id)
Bentuk general ledger ini memiliki kolom saldo hanya satu yang sering dipakai saat butuh penjelasan dengan transaksi yang relatif banyak.
Contoh Buku Besar 2 Kolom (Credit: bee.id)
General ledger bentuk ini memiliki kolom saldo rangkap yang hampir sama dengan kolom saldo tunggal. Namun, dalam buku besar ini kolom saldo dibagi menjadi dua kolom yaitu kolom kredit dan debit.
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, jika setiap entry data dari buku besar berasal dari jurnal umum, proses ini biasanya disebut dengan posting ke buku besar, bagaimana caranya?
Langkah pertama adalah menjumlahkan seluruh kolom pada jurnal penerimaan kas, terutama kolom kas atau bank, serta kolom analisis lainnya (seperti pendapatan, piutang, dan sebagainya).
Tujuannya adalah untuk mengetahui total dari setiap akun yang akan diposting ke buku besar, berdasarkan akun-akunnya.
Setelah itu, tuliskan nomor akun buku besar di kolom "Folio" pada jurnal. Ini berfungsi sebagai penanda bahwa transaksi tersebut telah diposting ke buku besar, serta memudahkan pelacakan antara jurnal dan buku besar.
Selanjutnya, transfer total dari kolom bank ke akun yang sesuai di buku besar. Biasanya akan dicatat di sisi debit akun kas atau bank, tergantung jenis transaksi. Langkah ini membantu mencatat semua penerimaan uang tunai atau setara kas dengan akurat.
Kemudian, jumlah dari kolom analisis (misalnya Pendapatan Jasa, Penjualan, Piutang Dagang) juga harus diposting ke akun-akun terkait di buku besar. Hal ini memastikan bahwa semua transaksi tidak hanya dicatat secara global tetapi juga terealisasi dengan benar ke akun-akun spesifik.
Jika ada entri yang tidak masuk dalam kolom analisis utama (misalnya akun lain-lain atau pendapatan tak terduga), maka masukkan entri ini satu per satu ke akun yang relevan di buku besar.
Terakhir, hitung saldo akhir masing-masing akun dalam general ledger setelah semua transaksi diposting. Ini bertujuan untuk memastikan bahwa debit dan kredit seimbang, sehingga general ledger siap untuk digunakan dalam menyusun Neraca Saldo dan laporan keuangan lainnya.
Agar Anda bisa lebih mudah memahami bagaimana cara posting jurnal umum ke general ledger, simak penjelasannya di bawah ini
Contoh Jurnal Umum Sebelum Diupload di Buku Besar (Credit: bee.id)
Contoh buku besar, yang digunakan untuk mengelompokkan setiap transaksi berdasarkan akunnya di buku besar (Credit: bee.id)
Buat General Ledger otomatis kini jauh lebih mudah dengan menggunakan software akuntansi Beeaccounting, software akuntansi yang dirancang khusus untuk memudahkan pencatatan dan pelaporan keuangan bisnis Anda.
Dengan fitur posting otomatis dari jurnal ke buku besar, setiap transaksi yang Anda input, baik penjualan, pembelian, maupun pengeluaran secara langsung akan tercatat dalam akun yang relevan di buku besar tanpa perlu entri manual ulang. Klik banner di bawah untuk mendapatkan gratis uji coba sekarang!
Ini tidak hanya mempercepat proses pembukuan, tetapi juga memastikan keakuratan dan integritas data keuangan perusahaan Anda. Dengan Beeaccounting, Anda dapat memverifikasi laporan laba rugi, neraca, hingga ekuitas pemilik dengan lebih efisien dan real-time, menjadikan pengambilan keputusan bisnis lebih cepat dan tepat.
