Contoh Surat Pengajuan Barang, Format dan Cara Membuatnya

Secara umum contoh surat pengajuan barang adalah dokumen tertulis yang digunakan untuk mengajukan permintaan atau permohonan terkait dengan penerimaan atau pengadaan barang.

Surat ini umumnya disusun oleh perorangan, organisasi, atau perusahaan yang membutuhkan barang tertentu dan ingin mengajukan permohonan kepada pihak yang berwenang untuk memprosesnya.

Melalui surat pengajuan barang, pelanggan dapat mengkomunikasikan kebutuhan spesifik mereka, baik dalam hal kuantitas, kualitas, atau spesifikasi teknis. Berikut penjelasan lengkapnya!

Pengertian Surat Pengajuan Barang

Adanya surat pengajuan barang dapat menjadi bukti dan konfirmasi jika barang benar-benar diajukan (Credit: Freepik.com)

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat adalah sesuatu yang ditulis, secara tertulis dalam bentuk tulisan.

Sedangkan pengertian pengajuan barang adalah suatu bentuk rencana kegiatan yng digunakan untuk menambah nilai barang yang dilakukan melalui pembelian barang untuk menunjang kebutuhan operasional.

Jika diartikan secara keseluruhan surat pengajuan barang adalah sesuatu yang ditulis dalam bentuk tulisan yang digunakan untuk merencanakan kegiatan penambahan nilai barang yang dilakukan melalui pembelian barang.

Fungsi Surat Pengajuan Barang

Secara garis besar ada 3 fungsi pengajuan barang baik bagi pemberi maupun penerima, berikut diantaranya:

1. Sebagai Bukti Permintaan

Fungsi pertama dari surat pengajuan barang adalah sebagai bukti jika barang yang diajukan benar-benar diminta. Dimana surat tersebut menunjukkan bahwa pihak yang mengajukan telah secara resmi meminta atau mengajukan permohonan terkait dengan barang tertentu.

Dokumen ini mencatat rincian permintaan, seperti jenis barang, jumlahnya, dan alasan atau keperluan pengajuan. Dengan adanya surat ini, terdapat catatan formal yang dapat digunakan sebagai referensi apabila terjadi ketidaksesuaian atau perbedaan pendapat di masa depan.

2. Sebagai Dasar Pengadaan Barang

Berikutnya adalah sebagai dasar atau landasan untuk proses pengadaan barang. Dokumen ini menyediakan informasi yang diperlukan untuk menginisiasi pembelian atau pengadaan barang yang diminta.

Pihak yang berwenang, seperti departemen pembelian atau pemasok, dapat menggunakan surat pengajuan ini sebagai panduan untuk memastikan bahwa barang yang dibutuhkan dapat diproses sesuai dengan ketentuan yang telah dijelaskan dalam surat.

3. Sebagai alat kontrol atas barang yang diterima

Selanjutnya adalah sebagai alat kontrol untuk memantau dan memverifikasi barang yang diterima setelah proses pengadaan. Dengan merujuk kepada surat pengajuan, pihak penerima dapat memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang diminta dalam surat tersebut.

Hal ini membantu mengurangi risiko terjadinya kesalahan atau ketidaksesuaian antara barang yang diminta dan yang diterima, sehingga meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam manajemen persediaan.

Format Surat Pengajuan Barang

Contoh format surat pengajuan barang (Credit: Scribd.com)

Pada dasarnya format surat pengajuan barang tidak memiliki ketentuan khusus, semua tergantung dengan kebijakan dari organisasi atau perusahaan, namun masih bersifat formal.

Berikut komponen dan format umum surat pengajuan barang:

• Kop Surat
• Nomor Surat
• Tanggal Surat
• Alamat Tujuan
• Salam Pembuka
• Isi Surat
• Salam Penutup
• Tanda Tangan

Anda bisa menambah komponen lain dalam surat pengajuan barang, sesai dengan kebijakan masing-masing

Cara membuat Surat Pengajuan Barang

Berikut langkah-langkah dalam membuat surat pengajuan barang:

1. Buat Kop Surat

Langkah pertama dalam menyusun surat pengajuan barang adalah membuat kop surat. Kop surat terdiri dari nama, alamat, dan logo perusahaan atau instansi Anda.

2. Cantumkan Nomor Surat

Selanjutnya adalah mencantumkan nomor surat pada bagian kanan atas surat, nomor ini digunakan untuk memudahkan pengarsipan dan dokumentasi.

Nomor surat ini disusun berdasarkan dari nomor urut, kode surat (kategori surat), tanggal, bulan dan tahun. Contohnya, Nomor: 1979/B7.4.2/PP.03.03/2024.

3. Buat Pembukaan Surat

Berikutnya Anda bisa mulai menyusun bagian pembukaan surat, cantumkan juga tanggal surat, bisa dibagian bawah nomor surat atau di bagian bawah di atas tanda tangan.

Kemudian cantumkan juga alamat surat, agar penerima tahu dari mana surat berasal, baru selanjutnya tulis salam pembuka untuk memulai pembahasan isi surat.

4. Tulis Isi Surat

Nah, selanjutnya adalah menulis bagian isi surat, isi ini bisa berupa rincian data mengenai barang apa saja yang akan diajukan, cantumkan juga nomor barang, rincian barang, dan jumlahnya secara detail dan jelas.

5. Penutup

Terakhir dalam buat salam penutup, disesuaikan dengan situasi dan kondisi, jangan lupa tambahan nama, jabatan dan tanda tangan sebagai bentuk konfirmasi jika isi surat yang disampaikan benar adanya.

Contoh Surat Pengajuan Barang

Berikut adalah beberapa contoh surat pengajuan barang:

1. Contoh Surat Pengajuan Barang Investaris Kantor

Ilustrasi Surat Pengajuan Inventaris Kantor (Credit: Kantorkita.co.id)

2. Contoh Surat Pengajuan Barang Elektronik

Ilustrasi Surat Permintaan Barang Elektronik (Credit: blog.privy.id)

3. Contoh Surat Pengajuan Barang

Ilustrasi Surat Pengajuan Barang Perlengkapan Workshop (Credit: criarcomo.blogspot.com)

Nah itu dia beberapa contoh surat pengajuan barang untuk beberapa keperluan, semoga bermanfaat dan sampai jumpa pada artikel selanjutnya.