Logo Bee Web

Contoh Surat Pesanan Barang, Jenis, Komponen dan Cara Buatnya

Pelajari di artikel ini contoh surat pesanan barang yang profesional dan tips menulisnya untuk memudahkan proses bisnis Anda.
Penulis: Al Faris
Kategori: ,
Dipublish Tgl: Sunday, 6 August 2023

Dalam dunia bisnis, surat pesanan barang menjadi salah satu dokumen yang penting dalam proses pemesanan dan pengiriman barang. Dalam artikel ini, kami akan mengulas secara lengkap mengenai apa itu surat pesanan barang, kegunaannya, struktur yang benar, contoh surat pesanan barang serta tips-tips dalam menulis surat pesanan yang baik dan efektif.

Apa itu Surat Pesanan Barang?

Sebelum kita membahas lebih jauh, mari kita pahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan surat pesanan barang. Surat ini adalah dokumen resmi yang digunakan oleh perusahaan atau individu untuk melakukan pemesanan terhadap suatu barang kepada supplier atau vendor.

Apa Itu Surat Pesanan Barang

surat pesanan didefinisikan sebagai surat dari pembeli kepada penjual yang berisi pesanan barang (Credit: Freepik)

Dalam surat pesanan barang, berbagai detail terkait pemesanan, seperti nama barang, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman, harus dicantumkan secara jelas.

Kegunaan Surat Pesanan Barang

Surat pesanan barang memiliki beberapa kegunaan penting dalam proses bisnis. Berikut adalah beberapa di antaranya:

1. Sebagai Bukti Pemesanan Barang:

Surat pesanan berperan sebagai bukti resmi bahwa ada permintaan pemesanan barang tertentu kepada supplier. Dengan adanya surat pesanan, pihak supplier memiliki informasi yang lengkap mengenai apa yang harus dipersiapkan dan dikirim.

2. Sebagai Dasar Penghitungan Harga:

Dalam surat pesanan ini, harga barang yang dipesan harus tercantum dengan jelas. Hal ini akan membantu pihak supplier untuk melakukan perhitungan harga yang akurat sesuai dengan jumlah pesanan yang dibutuhkan.

3. Sebagai Dasar Pengiriman Barang:

Surat pesanan memberikan petunjuk kepada supplier mengenai tanggal pengiriman dan alamat tujuan pengiriman. Dengan demikian, proses pengiriman barang dapat dilakukan tepat waktu dan sesuai lokasi yang diinginkan.

4. Sebagai Dasar Pembayaran Barang:

Surat pesanan juga berperan sebagai dasar pembayaran, terutama apabila telah disepakati bahwa pembayaran akan dilakukan setelah pemesanan diproses. Dokumen ini memastikan bahwa transaksi pembayaran dilakukan dengan benar sesuai dengan kesepakatan.

Struktur Surat Pesanan Barang

Sebelum Anda membuat surat pesanan, penting untuk memahami struktur yang benar agar dokumen tersebut terlihat profesional dan mudah dipahami oleh pihak supplier. Berikut adalah komponen-komponen yang harus ada dalam surat pesanan barang:

1. Judul Surat Pesanan Barang

Letakkan judul "Surat Pesanan Barang" di bagian atas dokumen untuk menunjukkan maksud surat secara jelas.

2. Nama Perusahaan

Tuliskan nama lengkap perusahaan Anda dengan jelas di bagian atas surat.

3. Alamat Perusahaan

Cantumkan alamat lengkap perusahaan, termasuk kode pos, agar supplier tahu alamat tujuan pengiriman.

4. Nomor Telepon

Sertakan nomor telepon perusahaan agar supplier dapat menghubungi jika diperlukan.

5. Email

Tambahkan alamat email perusahaan sebagai sarana komunikasi alternatif yang efisien.

6. Tanggal

Tuliskan tanggal saat surat pesanan dibuat untuk keperluan arsip dan referensi.

7. Nomor Surat Pesanan

Berikan nomor surat pesanan untuk memudahkan identifikasi dan pencatatan.

8. Nama Supplier atau Vendor

Tuliskan nama lengkap supplier atau vendor yang akan menerima pesanan.

9. Alamat Supplier atau Vendor

Cantumkan alamat lengkap supplier atau vendor untuk proses pengiriman.

10. Nomor Telepon Supplier atau Vendor

Sertakan nomor telepon supplier atau vendor agar dapat dihubungi jika diperlukan.

11. Email Supplier atau Vendor

Tambahkan alamat email supplier atau vendor sebagai alternatif komunikasi.

12. Nama Barang

Sebutkan nama barang yang dipesan secara jelas dan lengkap.

13. Jumlah Barang

Tuliskan jumlah barang yang dipesan agar supplier dapat menyiapkan persediaan dengan tepat.

14. Harga Barang

Cantumkan harga barang per unit atau total harga keseluruhan.

15. Total Harga

Hitung total harga keseluruhan pesanan, termasuk biaya tambahan jika ada.

16. Tanggal Pengiriman

Tentukan tanggal atau rentang waktu pengiriman yang diinginkan.

17. Alamat Pengiriman

Tuliskan alamat lengkap tempat pengiriman barang agar supplier dapat mengirimkan dengan tepat.

Contoh Surat Pesanan Barang

Berikut adalah contoh template surat pesanan barang:

#Contoh Surat Pesanan Barang

Contoh Surat Pesanan Barang

Contoh Surat Pesanan Barang (Credit: Scribd.com)

#Contoh Teks Surat Pesanan Barang

SURAT PESANAN BARANG

Nomor Surat Pesanan: 001/SPB/2023

Tanggal: 15 Maret 2023

Penyedia:

Mega Elektro

Jl. Jendral Sudirman No. 100

Jakarta Selatan

Pemesan:

Elektronik Jaya

Jl. Merdeka No. 100

Jakarta Pusat

List Barang Dalam Surat Penawaran

List Barang Dalam Surat Penawaran (credit: bee.id)

Tanggal Pengiriman: 20 Maret 2023

Alamat Pengiriman:

Elektronik Jaya

Jl. Merdeka No. 100

Jakarta Pusat

Keterangan:

Pembayaran dilakukan melalui transfer bank ke rekening PT. Mega Elektro.
Barang yang dikirim harus sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi baik.
Jika ada kerusakan pada barang saat pengiriman, maka akan diganti oleh PT. Mega Elektro.

Hormat Kami,

Elektronik Jaya

[Nama]

[Jabatan]

#Contoh Surat Pesanan Barang Template

Contoh Surat Pesanan Barang (template)

Contoh surat pesanan barang ini bisa Anda download templatenya di sini

Tips Membuat Surat Pesanan Barang yang Baik

Sebagai penutup, berikut beberapa tips dalam menulis surat pesanan barang yang baik dan efektif:

1. Pastikan Surat Pesanan Barang Dibuat dengan Jelas dan Lengkap

Ketika menulis surat pesanan, pastikan semua informasi terkait pemesanan tersebut tercantum dengan jelas dan lengkap. Rincian barang yang dipesan, seperti nama barang, merek (jika relevan), dan nomor model, harus disertakan untuk menghindari ambiguitas.

Pembuatan Surat Pesanan Barang

Ilustrasi pembuatan surat pesanan (Credit: Freepik)

Jumlah barang yang dipesan juga harus ditulis dengan benar dan jelas agar supplier dapat mempersiapkan persediaan dengan tepat. Selain itu, sertakan detail pengiriman seperti alamat lengkap dan kode pos untuk memastikan barang dikirim ke tempat yang tepat.

2. Gunakan Bahasa yang Formal dan Profesional

Surat pesanan merupakan dokumen resmi dalam dunia bisnis, oleh karena itu, gunakan bahasa yang formal dan profesional. Hindari penggunaan bahasa informal atau sehari-hari yang dapat mengurangi kesan serius surat tersebut.

Pilih kata-kata yang sopan dan sederhana agar surat mudah dipahami oleh pihak supplier. Penggunaan ejaan dan tata bahasa yang benar juga harus diperhatikan agar surat terlihat lebih terpercaya.

3. Pastikan Semua Informasi yang Dibutuhkan Supplier Tercantum:

Sebelum mengirimkan surat pesanan, periksa kembali isi surat untuk memastikan tidak ada informasi penting yang terlewatkan. Pastikan semua rincian yang dibutuhkan supplier, seperti nomor kontak, alamat email, dan data perusahaan, tercantum dengan benar.

Jika ada informasi tambahan yang relevan, misalnya, nomor referensi atau nomor kontrak, jangan lupa untuk mencantumkannya. Informasi yang akurat dan lengkap akan membantu proses pemesanan berjalan dengan lancar.

4. Mintalah Tanda Tangan dari Supplier

Sebagai bukti keabsahan dan penerimaan surat pesanan, mintalah tanda tangan dari pihak supplier. Tanda tangan ini menegaskan bahwa pihak supplier telah menerima pesanan Anda dan bersedia untuk memprosesnya.

Tanda tangan juga dapat berperan sebagai perlindungan hukum jika terjadi perselisihan di masa depan. Jangan lupa untuk menyertakan tanggal tanda tangan untuk mencatat kapan surat pesanan diterima.

Kesimpulan

Semoga artikel ini dapat memberikan pemahaman yang jelas tentang contoh surat pesanan barang, termasuk cara membuatnya, fungsi, struktur yang benar, dan tips dalam penulisannya.

Membuat surat penawaran ini memang susah-susah gampang apalagi jika barang yang Anda tawarkan itemnya tidak hanya satu. Apalagi jika bisnis Anda bergerak di bidang retail. Yang itemnya puluhan bahkan ratusan ribu. Bayangkan saja jika Anda harus menulis itemnya satu-satu.

Jadi saran saya gunakan saja software akuntansi yang sekaligus bisa membuat surat penawaran. Karena dengan begitu Anda akan menghemat waktu, tenaga dan uang tentunya.

software akuntansi online beecloud untuk analisa keuangan

Dan yang paling penting yaitu Anda tidak perlu mengetik satu persatu jenis item barang Anda. Dan salah satu softaware akuntansi yang sudah dilengkapi dengan surat penawaran penjualan yaitu software akuntansi online Beecloud.

Kenapa saya merekomendasikan Beecloud, selain sifatnya online sistem sehingga bisa diakses kapan saja dan dimana saja. Dari segi harganya pun sangat terjangkau karena Anda bisa bayar perbulan/ sistem sewa. Jadi Anda tidak perlu khawatir harus mengeluarkan uang dalam jumlah besar.

Dengan mengikuti panduan yang kami berikan, Anda dapat menjamin kelancaran proses pemesanan dan pengiriman barang dalam bisnis Anda. Selamat mencoba dan semoga sukses.

Hindari Sikap-Sikap Ini Jika Ingin Usaha Anda Berkembang!
Tak peduli seberapa besar visi dan misi Anda dalam membangun usaha, beberapa sikap yang buruk bisa menghambat berjalannya usaha, bahkan
Baca Juga
4+ Contoh Surat Jalan Barang, Pengertian dan Kegunaannya
Anda mungkin pernah melihat contoh surat jalan barang sebelumnya, tetapi Anda mungkin tidak tahu apa itu surat jalan barang atau
Baca Juga
7 Karakteristik Perusahaan Dagang dan Perbedaannya
Perusahaan dagang adalah perusahaan yang fokus dalam melakukan transaksi jual beli barang. Karakteristik perusahaan dagang juga berbeda dengan perusahaan jasa
Baca Juga
Strategi dan Estimasi Keuntungan Usaha Rental Mobil
Memulai usaha rental mobil memang akan membutuhkan strategi tertentu di dalamnya. Dengan begitu, peluang kesuksesan yang dapat Anda peroleh bisa selalu
Baca Juga
Guerilla Marketing: Pengertian, Jenis, Contoh dan Caranya
Guerilla marketing atau pemasaran gerilya adalah strategi pemasaran yang tak konvensional dan kreatif, telah menjadi seni tersendiri dalam menghadapi persaingan
Baca Juga
8 Kelebihan Software Kasir Minimarket untuk Kepentingan Bisnis
Software kasir minimarket - Kasir merupakan pekerjaan yang bertugas untuk melayani transaksi pembelian di sebuah toko. Profesi kasir untuk toko
Baca Juga
Customer Service Bee

148rb+ Pengusaha Sudah Pakai Bee

"Operasional makin lancar, bisnis terkontrol dan mudah discale-up"
Hubungi Tim Bee sekarang untuk konsultasi GRATIS
Logo Bee Web
Software Akuntansi & Kasir No. 2 di Indonesia. Memudahkan Pemilik Bisnis dan Akuntan untuk mengerjakan dan menganalisa keuangan lebih cepat, mudah, dan akurat. Gratis Trial atau Demo Gratis dengan Tim Bee.
Jam Operasional
Senin - Jumat, 09:00 - 16:00 WIB
Sabtu, Minggu dan Tgl Merah LIBUR
Chat via WA
Alamat Kantor
Surabaya: Jl. Klampis Jaya 29J, SurabayaBandung: Ruang 59 - Jl. Surya Sumantri No.59, Sukawarna, Bandung
Jakarta: Jl. Mampang Prapatan VIII No. 3B, Jakarta Selatan (Sementara Tutup)
Copyright © 2024 Bee.id
magnifiercrossmenu