Apa itu Kartu Piutang? Cara Membuat Kartu Piutang

Bagi para pelaku usaha kecil menengah tentu banyak pelanggan atau konsumen yang menunda pembayaran. Pemberian piutang pada pelanggan adalah hal yang wajar, dan biasanya pemberian piutang ini dituliskan dalam kartu piutang.

Pemberian piutang pengelolaannya harus tepat karena jika salah mengelola maka pemilik usaha bisa kehilangan modal. Kartu yang digunakan untuk menuliskan piutang ini akan membantu pemilik usaha, dalam mengelola piutang dengan benar.

Pengertian Kartu Piutang

Ilustrasi Laporan Kartu Piutang denfgan Software Akuntansi Beeaccounting (Sumber: Bee.id)

Kartu piutang adalah buku besar pembantu yang dimana fungsinya adalah untuk mencatat segala macam mutasi piutang, dari setiap konsumen yang melakukan piutang. Setiap kartu digunakan untuk mencatat satu piutang pelanggan dan piutangnya.

Mutasi yang dicatat di sana merupakan catatan mengenai pelanggan yang melakukan piutang, atau membeli barang secara kredit kemudian pembayaran yang dilakukan si pelanggan nantinya akan mengurangi jumlah utangnya.

Pada kartu pencatatan piutang tersebut akan dicatatkan debitur atau nama si pelanggannya, jumlah piutangnya, dan keterangan tentang pembayaran utang serta kegiatan kredit yang dilakukannya. Fungsi lainnya dari kartu pencatatan piutang ini adalah:

• Memudahkan proses penagihan pada pelanggan debitur.
• Mengetahui bagaimana kredibilitas pelanggan apakah ia seorang debitur yang baik dengan pembayaran tepat waktu atau tidak.
• Mengawasi bagaimana arus piutang di perusahaan tersebut setiap waktu.

Dalam buku besar pembantu piutang ini terdapat kumpulan piutang yang juga dilengkapi dengan catatan mengenai rincian data debitur, cara pembayaran kredit pelanggan yang dilakukan setiap tanggal tertentu, dan nomonal tagihannya.

Diperlukan juga bukti yang berupa faktur penjualan, penerimaan kas, penerimaan piutang/tagihan, serta nota kredit dan juga nota debit. 

Baca Juga: Definisi Piutang Serta Cara Mudah Mengatasi Piutang

Dokumen Pendukung untuk Pencatatan Kartu Piutang

Ilustrasi Menyiapkan Dokumen (Sumber: Freepik.com)

Sebelum dicatat di dalam buku pembantu kartu piutang maka ketahui dulu dokumen pencatatan piutang yang ada, serta dokumen akuntansi yang akan digunakan untuk kemudian dipindahkan pada kartu tersebut.

Dokumen pendukung untuk membuat kartu pencatatan piutang diantaranya yaitu:

• Faktur Penjualan

Faktur penjualan tentunya akan muncul pada saat terjadi transaksi penjualan dengan cara kredit. Pembuatan faktur tersebut dilakukan setelah pemilik usaha memberikan produknya pada pelanggan yang membeli, tetapi belum dilakukan pembayaran.

• Memo

Fungsi dari memo ini adalah dasar pencatatan dalam menghapus piutang. Penghapusan piutang juga memerlukan bukti transaksi yang jelas yaitu dengan menggunakan memo.

• BKM atau Bukti Kas Masuk

BKM adalah dasar pencatatan dari berkurangnya jumlah piutang karena pelanggan membayar utangnya. Pada saat mereka membayar maka akan ada BKM atau bukti kas masuk tersebut. BKM juga harus dicatatkan di dalam kartu pencatatan piutang.

• Nota Kredit

Fungsi dari nota kredit adalah sebagai dasar pencatatan dalam hal pengurangan jumlah piutang karena adanya retur penjualan. Hal ini juga akan menjadi bukti bahwa ada barang yang dikembalikan, sehingga jumlah piutang pun berkurang.

Selain itu ada juga dokumen akuntansi yang mendukung kartu pencatatan piutang tersebut, yang diantaranya yaitu:

• Jurnal Penjualan

Bentuk Jurnal Penjualan (Sumber: Bee.id)

Adalah sebuah jurnal khusus yang fungsinya yaitu untuk mencatat suatu transaksi penjualan dengan cara kredit.

• Jurnal Penerimaan Kas

Pada saat pelanggan/debitur melakukan pembayaran utang maka ada kas yang masuk. Uang kas tersebut akan masuk ke dalam laporan yang dituliskan dalam jurnal penerimaan kas.

• Jurnal Retur Penjualan

Merupakan suatu jurnal khusus yang digunakan untuk menuliskan retur penjualan. Jurnal ini terbilang jarang dibuat karena pencatatan retur biasanya dimasukkan ke dalam jurnal umum atau jurnal memorial.

Pada saat retur penjualan terjadi maka jumlah piutang pun akan dikurangi.

• Jurnal Umum atau Jurnal Memorial

Fungsi dari jurnal yang satu ini adalah untuk pencatatan retur atau bisa juga untuk mencatat utang yang dihapus.

Bagaimana dengan alur dari pencatatan form kartu piutang? Jika dilihat dari dokumentasi akuntansi yang sudah dibahas di atas, maka alur pencatatan untuk kartu ini adalah pada saat berikut:

• Pada saat terjadi penjualan secara kredit maka jumlah piutang dari seorang debitur pun akan bertambah.
• Pada saat terjadi pembayaran untuk piutang tersebut, terjadi retur penjualan, dan juga pelunasan seluruh piutang maka jumlah piutang pun akan berkurang.

Siapakah yang Membuat Kartu Pencatatan Piutang

Ilustrasi Akuntan Membuat Kartu Piutang (Sumber: Freepik.com)

Departemen di suatu perusahaan yang menangani pembuatan dan pencatatan kartu ini adalah bagian akuntansi, yang memang mengurusi piutang pelanggan. Tugas seorang akuntan yang terkait dengan piutang adalah sebagai berikut:

• Pencatatan

Akuntan harus bisa mencatat piutang dari seluruh debitur yang dicatat dalam kartu pencatatan piutang atau bisa juga dicatat dalam arsip faktur yang terbuka. 

Fungsi dari kartu ini adalah sebagai buku pembantu untuk piutang, yang kegunaannya adalah untuk mencatat rincian rekening dalam mengontrol piutang di dalam buku besar.

• Pernyataan

Bagian piutang juga harus mampu menghasilkan suatu pernyataan atau yang disebut dengan account receivable statement secara periodek, kemudian mengirimnya ke debitur. Fungsinya yaitu untuk mengingatkan mereka mengenai kewajiban membayar utang.

• Catatan

Seorang akuntan juga harus memiliki catatan riwayat dari seluruh transaksi secara kredit, yang akan memudahkan debitur dalam penyediaan data dan untuk memutuskan akan memberi kredit pada pelanggan yang mana serta mengikuti setiap data tagihan para debitur.

Catatan yang dituliskan dalam kartu tersebut akan menunjukkan seberapa lancar atau tidaknya debitur dalam membayar utang. Apabila lancar maka pemilik usaha bisa mempertimbangkan untuk memberi piutang kembali padanya.

Tapi jika tidak lancar dan sampai macet atau tidak sesuai dengan yang dijanjikan maka kartu ini akan menjadi dasar, untuk pemilik usaha agar tidak memberikan piutang lagi.

Cara Membuat Kartu Piutang

Beecloud Limit Piutang Pelanggan Penjualan (Sumber: Bee.id)

Pada dasarnya pencatatan piutang yang dimasukkan ke dalam kartu dilakukan dengan langkah berikut ini:

• Membuat nama dari CV, PT, atau perusahaannya.
• Membuat judul dari kartu pencatatan piutang.
• Menuliskan nomor rekening si pelanggan.
• Menulis nama pelanggan.
• Menuliskan alamat pelanggan dengan lengkap dan jelas.
• Membuat halaman lembar kartu.
• Membuat persyaratan pembayaran piutang yang disepakati bersama pelanggan.
• Membuat tanggal jatuh tempo atau batas kredit.
• Membuat tanggal transaksi.
• Membuat beberapa keterangan yang bisa diambil dari sumber pencatatan sebelumnya.
• Membuat nomor bukti misalnya dari faktur penjualan, BKM, dan nota kredit.
• Membuat mutasi yang diambil dan beberapa jurnal.
• Menghitung jumlah saldo yang fungsinya adalah untuk mencatat efek mutasi. 

Contoh Soal Kartu Piutang

Berikut ini contoh soal dalam pencatatan piutang melalui catatan kartu, dari CV Indo Jaya pada beberapa pelanggannya:

• Tanggal 27 Juni 2019 dijual barang elektronik pada PT Andru secara kredit sebesar Rp.5.000.000,-. (FJ091)
• Tanggal 30 Juni 2019 dijual barang alat rumah tangga pada Ibu Lisa secara kredit sebesar Rp.3.500.000,-. (FJ092)
• Tanggal 1 Juli 2019 Ibu Lisa retur barang karena ada yang rusak sebesar Rp.500.000,-. (NK092)

Masing-masing debitur di atas akan dibuatnya kartu untuk pencatatan piutang lengkap dengan pengurangan jumlah piutang, karena ada retur pada Ibu Lisa.

Baca Juga: 5 Contoh Pembukuan Uang Masuk dan Keluar

Kesimpulan

Kartu piutang yang dibuat oleh sebuah perusahaan akan memudahkan mereka dalam melakukan penagihan pada konsumen, menilai kredibilitas konsumen, dan mengawasi kegiatan piutang sehingga pengelolaan piutang dari konsumen bisa dilakukan dengan tepat.

Pencatatan hutang piutang sangat penting untuk dilakukan untuk menjaga kelangsungan bisnis. Selain itu Anda juga harus mengontrol penagihan piutang jatuh tempo tepat waktu, mencetak daftar penagihan per kolektor,  per area, kartu piutang per customer dan analisa umur piutang.

Itu semua bisa Anda lakukan dengan mudah dan akurat dengan bantuan Software Akuntansi Beeaccounting. Dengan Beeaccounting Anda bisa menekan rasio piutang tak tertagih sehingga cash flow tetap lancar.

Coba gratis 30 hari Beeaccounting sekarang! Klik di sini untuk info selengkapnya atau klik gambar di bawah ini.