Proses stock opname tidak akan terpisah dalam proses pergudangan atau manajemen stok, karena proses ini merupakan bagian dari upaya untuk memastikan bahwa jumlah stok barang yang ada di gudang sesuai dengan catatan yang tercatat dalam sistem.
Hal ini penting untuk menjaga keakuratan data persediaan barang di gudang, menghindari kesalahan penghitungan, serta meminimalisir resiko kehilangan barang yang bisa merugikan bisnis perusahaan.
Nah, mari kita bahas pengertian stock opname, fungsi, alasan kenapa perlu dilakukan dan tahapan prosesnya pada artikel di bawah ini!
Stock opname adalah metode inventarisasi yang melibatkan pengecekan bagian tertentu dari inventaris Anda secara teratur pada hari yang ditentukan. Sederhananya, stock opname adalah kegiatan yang sangat penting untuk memastikan akurasi persediaan barang di gudang.
Stock opname sendiri merupakan proses menghitung fisik barang yang ada di gudang dan mencocokkannya dengan data yang tercatat dalam sistem pembukuan atau aplikasi stok yang digunakan perusahaan.
Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa jumlah stok barang yang tercatat sesuai dengan kondisi barang yang sebenarnya. Karena pada dasarnya, kegiatan stock opname dilakukan untuk menghindari kesalahan penghitungan, kehilangan barang, hingga ketidaksesuaian antara stok fisik dengan data yang ada.
Dengan melakukan pengecekan secara berkala, perusahaan dapat memastikan kesesuaian antara barang yang ada di gudang dan pembukuan dengan sistem, serta mengetahui jumlah stok yang benar secara pasti.
Biasanya, waktu yang dilakukan ialah pada akhir bulan, akhir tahun, atau waktu yang tidak mengganggu operasional. Seperti hari kerja atau ketika perusahaan tidak beroperasi. Hal ini bisa disesuaikan dengan jenis bisnis dan kebijakan perusahaan masing-masing.
Dengan demikian, kegiatan ini sangat berguna bagi bisnis yang ingin berjalan dengan lancar dan meminimalisir kesalahan dalam pencatatan stok barang.
BACA JUGA: Fungsi Stock Opname, Prosedur dan Kapan Waktu Pelaksanaannya
Proses stok opname dilakukan untuk memastikan bahwa jumlah stok barang yang tercatat dalam sistem sesuai dengan jumlah fisik yang ada di gudang. Dengan melakukan stock opname secara berkala, perusahaan dapat mengidentifikasi perbedaan antara catatan dan kenyataan.
Nah siapa yang bertanggung jawab melakukan stok opname? Dalam proses stock opname, tanggung jawab utama biasanya berada pada tim audit internal perusahaan, siapa saja itu?
Untuk melakukan stock opname secara efektif, perusahaan dapat menggunakan aplikasi stok opname Bee Inventory Manager (BIM), aplikasi stok opname berbasis android dengan fitur pemindaian barcode menggunakan kamera HP.
BIM memungkinkan karyawan yang ditunjuk untuk melakukan penghitungan fisik barang dengan cepat dan akurat, mengurangi risiko kesalahan penghitungan yang sering terjadi pada metode manual. Aplikasi ini juga mendukung ekspor data ke format Excel, memudahkan integrasi dengan sistem pembukuan atau akuntansi yang sudah ada.
Pelajari informasi selengkapnya pada banner di bawah ini! atau langsung Download gratis aplikasi stok BIM di Playstore sekarang juga!
Salah satu tujuan dari stock opname adalah untuk memastikan kesesuaian antara stok fisik dengan data yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga perusahaan dapat mengurangi risiko seperti stockout, overstocking, hingga kehilangan barang.
Berikut adalah beberapa alasan utama mengapa stock opname perlu dilakukan secara teratur oleh bisnis Anda:
Alasan pertama kenapa harus melakukan stok opname adalah memantau kualitas dan akurasi persediaan stok yang ada. Proses ini biasanya dilakukan untuk meng-cross check sekaligus memastikan data yang ada di sistem atau pencatatan sesuai dengan jumlah stok barang yang sebenarnya.
Dengan melakukan pengecekan fisik secara berkala, Anda bisa melihat apakah ada barang yang sudah tidak layak jual, barang yang sudah kadaluarsa, atau barang yang tidak sesuai dengan data pembukuan.
Hal ini penting untuk mencegah stok mati, overstocking (stok berlebih yang tidak dibutuhkan), dan stockout (kehabisan produk yang penting untuk dijual).
Kesalahan penghitungan, kehilangan barang, atau pencatatan stok yang keliru bisa saja terjadi, apalagi jika keluar masuk barang tidak didokumentasikan dengan akurat. Dengan opname perusahaan dapat menemukan dan menganalisis kesalahan stok.
Karena, dalam proses opname, tim yang bertugas untuk menghitung stok barang dapat menemukan selisih antara stok fisik dan stok dalam sistem. seperti mengecek apakah ada barang yang rusak, hilang, atau terjadi pencurian.
Stock opname juga bertujuan untuk membantu perusahaan dalam menyesuaikan strategi persediaan dengan kondisi bisnis yang sedang berjalan.
Misalnya, ketika Anda ingin menghitung harga pokok penjualan, mengetahui perputaran stok, atau sekadar ingin mengetahui apakah produk yang Anda miliki masih sesuai dengan tren pasar, maka proses ini sangatlah penting.
BACA JUGA: Strategi Menentukan Target Pasar yang Wajib Anda Ketahui
Dengan demikian, stock opname bukan hanya kegiatan tambahan, tapi merupakan elemen penting dalam proses pengelolaan stok. Perusahaan perlu melakukannya secara berkala, disesuaikan dengan waktu yang tepat, apakah itu hari kerja atau ketika perusahaan tidak beroperasi, tergantung pada kebijakan perusahaan masing-masing.
Walaupun sering digunakan secara bergantian, stok opname dan inventarisasi sebenarnya memiliki perbedaan yang cukup mendasar dan penting untuk dipahami oleh pelaku usaha. Berikut diantaranya:
Stok Opname adalah kegiatan yang dilakukan untuk memastikan secara pasti jumlah stok barang yang ada di gudang, baik barang jadi, bahan baku, maupun barang setengah jadi, sesuai dengan yang tercatat dalam sistem.
Sedangkan inventarisasi adalah kegiatan pencatatan seluruh barang yang dimiliki oleh perusahaan, termasuk barang dagangan, aset tetap seperti peralatan kantor, kendaraan operasional, dan perlengkapan kerja lainnya.
Perbedaan stok opname dan inventarisasi yang kedua adalah untuk mengecek kesesuaian antara catatan pembukuan dengan kondisi stok fisik yang dimiliki oleh perusahaan, serta mengidentifikasi kesalahan penghitungan dan kehilangan barang.
Sedangkan inventarisasi adalah untuk memastikan semua barang dan aset perusahaan tercatat dengan benar, lengkap dengan dokumen yang berhubungan dan penataan barang sesuai dengan kategori dan fungsinya dalam bisnis perusahaan.
Perbedaan selanjutnya adalah dari cakupannya, stok opname berfokus pada persediaan barang di gudang yang digunakan dalam proses produksi atau penjualan, seperti barang jadi, bahan baku, dan barang setengah jadi.
Berbeda dengan inventarisasi mereka mencakup semua aset perusahaan, tidak hanya persediaan barang tapi juga aset tetap seperti peralatan kantor, kendaraan, dan perlengkapan kerja.
Perbedaan yang paling mencolok antara stok opname dan inventarisasi terletak pada tujuan dan ruang lingkupnya. Jika stok opname bertujuan untuk mencocokkan data stok barang dengan jumlah persediaan yang sebenarnya.
Maka inventarisasi bertujuan untuk mengetahui apa saja yang dimiliki oleh perusahaan secara keseluruhan. Hal yang harus dipahami oleh pelaku usaha adalah, kedua kegiatan ini saling melengkapi dan sama-sama penting untuk memastikan kelancaran operasional dan menghindari kesalahan dalam pencatatan aset maupun stok.
Ini adalah tahapan ketika beberapa langkah yang harus diikuti oleh setiap bisnis saat mencatat stok. Secara umum, ini dapat dipecah menjadi tiga tahap: sebelum, selama dan setelah penghitungan.
Langkah pertama dalam proses stock opname adalah menentukan tanggal dan waktu pelaksanaan. Idealnya, kegiatan ini dilakukan ketika aktivitas operasional sedang rendah atau bahkan dihentikan sementara.
Tujuannya adalah untuk menghindari gangguan yang dapat memicu kesalahan penghitungan. Pada tahap ini, tim juga perlu menyiapkan form pencatatan, data stok awal dari sistem, serta menetapkan siapa saja yang akan bertugas menghitung dan mencocokkan data.
Ketika hari pelaksanaan tiba, penting untuk mengikuti prosedur yang sistematis. Bagaimana prosesnya?
Inilah esensi dari proses stock opname: membandingkan realisasi dengan catatan, bukan sebaliknya.
Setelah semua angka terkumpul, saatnya melakukan evaluasi dan penyesuaian. Lakukan pengecekan ulang terhadap barang-barang yang selisihnya mencolok. Setelah yakin data valid, unggah hasil akhir ke sistem agar data stok terbaru tercatat dengan akurat.
Selisih yang ditemukan bisa menjadi bahan analisis lebih lanjut, misalnya untuk mengidentifikasi potensi kehilangan barang, kesalahan pencatatan, atau kelemahan dalam pengawasan gudang.
Semakin banyak Anda memeriksa, semakin yakin Anda bahwa segala sesuatu ada dan benar. Setelah Anda 100% percaya diri, sekarang saatnya untuk mengunggah semuanya ke dalam sistem inventaris Anda.
