Manajemen Kontrol Stok dan Inventaris, Kunci Sukses Untuk Pemilik Bisnis

Kontrol stok, atau dikenal sebagai kontrol inventaris, digunakan untuk menunjukkan berapa banyak stok yang Anda miliki pada satu waktu, dan bagaimana Anda melacaknya. Kontrol stok ini berlaku untuk setiap item yang Anda gunakan untuk menghasilkan produk atau layanan, mulai dari bahan baku hingga barang jadi. Ini mencakup stok pada setiap tahap proses produksi, mulai dari pembelian dan pengiriman hingga menggunakan dan memesan kembali stok.

Kontrol stok yang efisien memungkinkan Anda untuk memiliki jumlah stok yang tepat di tempat yang tepat dan pada waktu yang tepat. Hal ini sekaligus memastikan bahwa modal usaha tidak stagnan pada pembelian barang yang tidak perlu, dan melindungi produksi jika ada masalah dengan rantai pasokan. Panduan ini menjelaskan berbagai metode pengendalian stok, menunjukkan cara mengaturnya:

Baca Juga: Strategi Akuntansi Bisnis Minimarket Yang Efektif

Jenis stok (persediaan)

Segala sesuatu yang Anda gunakan untuk membuat produk Anda, menyediakan layanan Anda dan menjalankan bisnis Anda adalah bagian dari stok Anda. Ada empat jenis stok utama:

• bahan baku dan komponen – siap digunakan dalam produksi
• work in progress – stok barang yang belum selesai dalam produksi
• barang jadi siap dijual
• bahan habis pakai – misalnya, bahan bakar dan alat tulis

Jenis stok dapat mempengaruhi jumlah yang harus Anda pertahankan.

Nilai stok (persediaan)

Gambar 1. Manajemen Kontrol Stok (sumber: Freepik.com)

Anda dapat mengkategorikan persediaan lebih lanjut, sesuai dengan nilainya. Misalnya, Anda bisa memasukkan item ke dalam kategori bernilai rendah, sedang, dan tinggi. Jika tingkat stok Anda dibatasi oleh modal, ini akan membantu Anda merencanakan pengeluaran untuk stok baru dan pengganti. Anda dapat memilih kontrol persediaan mulai dari yang bernilai paling tinggi. Namun, sebenarnya barang-barang berbiaya rendah dapat menjadi penting untuk proses produksi Anda dan tidak boleh diabaikan.

Berapa banyak stok yang harus Anda simpan?

Memutuskan berapa banyak stok yang akan disimpan tergantung pada ukuran dan sifat bisnis Anda, dan jenis stok yang terlibat. Jika Anda kekurangan ruang, Anda mungkin dapat membeli stok dalam jumlah besar dan kemudian membayar biaya kepada pemasok Anda untuk menyimpannya, dan mengambilnya ketika dibutuhkan.

Menyimpan stok sedikit atau tidak sama sekali dan bernegosiasi dengan pemasok untuk mengirim stok sesuai kebutuhan Anda adalah langkah yang tepat.

Kelebihan dan kekurangan menyimpan stok dalam jumlah sedikit

• Efisien dan fleksibel – Anda hanya memiliki apa yang Anda butuhkan
• Biaya penyimpanan yang lebih rendah namun saat Anda mungkin kehabisan stok, maka akan kesulitan memenuhinya.
• Anda dapat mengikuti perkembangan dan mengembangkan produk baru tanpa membuang-buang stok, kelemahannya Anda bergantung pada efisiensi pemasok Anda

Ini mungkin cocok untuk bisnis Anda jika berada dalam lingkungan yang bergerak cepat di mana produk berkembang dengan cepat, stok mahal untuk dibeli dan disimpan, barang mudah rusak atau mengisi kembali stok cepat dan mudah.

Tingkat stok tergantung pada jenis stok

Ada beberapa jenis stok utama yang perlu dipahami sebagai berikut:

Bahan baku dan komponen

Tanyakan kepada diri Anda beberapa pertanyaan kunci untuk membantu memutuskan berapa banyak stok yang harus Anda simpan:

• Seberapa andal pasokan dan apakah ada sumber alternatif?
• Apakah komponen diproduksi atau dikirim dalam batch?
• Bisakah Anda memprediksi permintaan?
• Apakah harganya stabil?
• Apakah ada diskon jika Anda membeli dalam jumlah besar?

Menyimpan stok barang yang belum selesai bisa menjadi cara yang bermanfaat untuk melindungi produksi jika ada masalah dengan persediaan lain.

Barang jadi siap dijual

Anda mungkin menyimpan stok barang jadi saat:

• permintaan pasti
• barang diproduksi dalam batch
• Anda sedang menyelesaikan pesanan besar
• Stok habis

Misalnya bahan bakar dan alat tulis. Berapa banyak stok yang Anda simpan akan tergantung pada faktor-faktor seperti:

• keandalan pasokan
• ekspektasi harga naik
• seberapa stabil permintaan
• diskon untuk pembelian dalam jumlah besar

Metode pengendalian stok

Ada beberapa metode untuk mengendalikan stok, semuanya dirancang untuk menyediakan sistem yang efisien untuk memutuskan apa, kapan dan berapa banyak yang dipesan. Anda dapat memilih satu metode atau campuran dua atau lebih jika Anda memiliki berbagai jenis stok.

• Level stok minimum – Anda mengidentifikasi level stok minimum, dan memesan kembali ketika stok mencapai level itu. Ini dikenal sebagai Tingkat Pemesanan Ulang.
• Ulasan stok – Anda memiliki ulasan stok reguler. Di setiap ulasan, Anda melakukan pemesanan untuk mengembalikan jumlah stok ke level yang telah ditentukan.
• Just In Time (JIT) – ini bertujuan untuk mengurangi biaya dengan memotong persediaan seminimal mungkin. Barang dikirim saat dibutuhkan dan segera digunakan. Ada risiko kehabisan stok, jadi Anda harus yakin bahwa pemasok Anda dapat memenuhi permintaan.

Metode ini dapat digunakan bersamaan dengan proses lain untuk menyempurnakan sistem kontrol stok. Sebagai contoh:

• Re-order lead time – memungkinkan waktu antara menempatkan pesanan dan menerimanya.
• Economic Order Quantity (EOQ) – formula standar yang digunakan untuk mencapai keseimbangan antara memegang terlalu banyak atau terlalu sedikit stok. Ini perhitungan yang cukup rumit, sehingga Anda mungkin lebih mudah menggunakan perangkat lunak kontrol stok.
• Kontrol batch – mengelola produksi barang dalam batch. Anda perlu memastikan bahwa Anda memiliki jumlah komponen yang tepat untuk memenuhi kebutuhan Anda hingga batch berikutnya.

Jika kebutuhan Anda dapat diprediksi, Anda dapat memesan jumlah stok tetap setiap kali Anda melakukan pemesanan, atau memesan pada interval tetap – katakan setiap minggu atau bulan. Akibatnya, Anda perlu menjaga jumlah dan harga tetap.