Fungsi, Cara dan Contoh Purchase Order Barang

Tuesday, 6 October 2020
Feni Purwantini
Feni Purwantini
Cara dan Contoh Purchase Order Barang

Share

Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on telegram

Form Purchase Order barang merupakan salah satu dokument penting dan harus dibuat oleh sebuah perusahaan. Mengapa PO itu penting dan bagaimana cara membuatnya? baca artikel ini sampai selesai dan Anda akan menemukan jawabannya. Dan satu lagi saya juga akan memberikan contoh purchase order sederhana untuk Anda.

Pengertian Purchase Order

Purchase order adalah salah satu documen resmi yang dibuat oleh perusahaan yang ingin membeli barang atau jasa kepada supplier. Isi dari dokumen tersebut meliputi rangkuman detail barang atau jasa yang ingin mereka beli dari penjual atau supplier.

Cara dan Contoh Purchase Order Barang

Purchase Order (Sumber: Freepik.com)

PO ini juga berperan sekaligus sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan mengenai barang atau jasa yang ingin dibeli oleh. Dan dokumen PO pada umumnya berbentuk form (form purchase order).

Fungsi Purchase Order

Form purchasing order memiliki fungsi sebagai document kontrak kerjasama antara supplier dan pembeli dengan tujuan mencegah terjadinya kecurangan dari kedua belah pihak.

Seperti barang yang tidak sesuai dengan yang diminta pembeli atau sebaliknya pembeli tidak bisa membayar sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan.

Hal-hal yang harus ada pada document PO

Berikut ini ada beberapa komponen yang harus tertulis pada document PO

  • Nama Pemesan
  • Nama Perusahaan
  • Alamat Pengiriman
  • Alamat Penagihan
  • Tanggal Pengiriman
  • Nomor Telepon
  • Alamat Email
  • Nama Produk
  • Jumlah Barang
  • Harga Barang
  • Metode Pembayaran yang diinginkan
  • Cara Pengiriman yang diharapkan
  • Nomor Pesanan
  • Syarat dan Ketentuan transaksi

Cara Membuat Form PO

cara-membuat-form-po

Cara Membuat Form PO (Sumber: Freepik.com)

Karena dokumen PO berperan sebagai kontrak kerjasama maka harus hati-hati dengan apa yang termuat disana. Jangan sampai Purchase Order yang tujuan dibuatnya untuk membantu mengurangi adanya resiko kerugian justru jadi sebaliknya.

Jadi apa beberapa langkah yang harus dilakukan sebelum membuat PO

  1. Pahami betul detail qualitas dan qty barang / jasa yang Anda butuhkan.
  2. Seleksi Supplier. Sebelum Anda memutuskan membeli supplier lebih baik Anda meminta beberapa supplier untuk membuat penawaran. Dari sana bisa dilihat kiranya supplier mana yang memiliki kredibilitas bagus.
  3. Setelah menetukan supplier cek kembali penawaran yang diberikan dan kroscek kepada calon supplier apakah semuanya sudah benar. Dan jika Anda ingin bernegosiasi mengenai harga/lama pengiriman maupun cara pembayaran bisa ditahapan ini.
  4. Jika semuanya sudah dipastikan benar dan terjadi kesepakatan barulah Anda bisa membuat Form PO tersebut.

Cara PO atau Membuat Form PO

Ada 3 cara dalam membuat form PO yaitu ;

  1. Dengan cara manual yaitu menuliskan dengan tangan pada selembar kertas
  2. Menggunakan komputer. Dengan membuat dokumen PO menggunakan Microsoft Word maupun excel.
  3. Menggunakan Software. Menggunakan software akan sangat mempermudah karena ibaratanya sekali klik langsung jadi. Anda tidak repot dan memakan banyak waktu karena harus mengatur template dll.

Contoh Format Order Pembelian

Berikut ini contoh PO barang menggunakan excel.

Contoh Form PO Barang

Contoh Form PO Barang (Sumber: Bee.id)

Contoh Form Purchase Order Menggunakan Software

Contoh Print PO Pakai Software

Contoh Print PO Pakai Software (Sumber: Bee.id)

Kenapa Perusahaan Wajib Menggunakan Purchase Order

  1. Purchase Order akan membantu pembeli dalam memesan barang yang sesuai kebutuhan dengan jumlah berapapun.
  2. Rasa aman dari ketersediaan barang dengan harga yang diinginkan sesuai kontrak yang dibuat
    Terhindar dari kesalahan pemesanan.
  3. Dapat dengan mudah menyebutkan spesifikasi barang yang dibutuhkan secara spesifik dan rinci

Contoh Cara Kerja Pembuatan Purchase Order Form

cara-kerja-form-po

Cara Kerja Form PO (Sumber: Unspalsh.com)

Setelah mengetahui apa pengertian purchase order, fungsi dan cara membuatnya saatnya berbicara tentang studi kasus kapan saat yang tepat untuk membuat purchase order.

Sebagai contoh, ada sebuah perusahaan furniture yang memerlukan pembelian bahan baku dari supplier untuk produk meja kantor otomatis. Perusahaan tersebut kemudian membuat PO untuk diajukan kepada supplier.

Sebagai pemesan, cantumkan identitas perusahaan dengan jelas dalam purchase order.

  1. Cantumkan detail apa saja yang akan Anda pesan, seperti merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya.
    Cantumkan dengan jelas produsen atau supplier yang Anda pilih.
  2. Sebutkan media sebagai tempat iklan produk yang di tawarkan (jika dirasa perlu).
  3. Sebutkan bentuk dan jumlah pesanan dengan detail, bila dibutuhkan buatlah daftar dalam tabel agar memudahkan penelusuran serta pelayanannya.
  4. Sebutkan cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan juga cara pengiriman yang Anda inginkan.
  5. Cantumkan nomor PO. Nomor ini sangat penting untuk melakukan penelusuran apabila ada kekeliruan ataupun permasalahan

Setelah PO tersebut diajukan dan supplier menyetujui, selanjutnya mereka akan mengirinkab bahan baku sesuai dengan apa yang ada di purchase order form. Pengiriman dari supplier disertai invoice.

Setelah bahan baku sampai ke perusahaan furniture, sebagai pembeli mereka harus mengecek ulang barang yang datang apakah sudah sesuai dengan purchase order form yang dikirimkan.

Jika semuanya sudah sesuai langkah selanjutnya perusahaan furniture wajib membayar tagihan invoice dari supplier.

Perbedaan Purchase Order (PO) dengan Purchase Requisition (PR)

PR (Purchase Requisition) merupakan pendahuluan sebelum pembuatan PO, di mana PR seperti suatu daftar permintaan terhadap barang-barang tertentu sedangkan PO adalah PR yang sudah yang sudah confirm atau disetujui.

PR adalah dokumen permintaan pembelian yang dikeluarkan oleh suatu departemen kemudian dikirimkan ke departemen keuangan dalam satu lingkup perusahaan. Jika permintaan ini telah disetujui oleh pihak terkait dan pemilik otoritas, maka akan diteruskan menjadi purchase order atau PO.

Saat PR diterima, maka divisi terkait dalam perusahaan akan menghubungi vendor untuk memastikan stok barang yang akan dipesan. Jika vendor sudah melakukan konfirmasi stok maka perusahaan baru membuat PO.

Jika PR masih bisa mengalami perubahan atau penolakan dari divisi keuangan atau pembelian, maka ini tidak berlaku untuk PO. P0 dibuat setelah perusahaan dan vendor melakukan konfirmasi kebutuhan dan stok barang. Jadi kemungkinannya sangat kecil untuk PO bisa mengalami perubahan.

Kesimpulan

Karena PO bertindak sebagai surat kesepakatan antara pembeli dan supplier maka harus detail dan rinci. Mulai dari harga barang, nama barang serta tipenya, qty, garansi, termin pembayaran, metode pembayaran dll.

Jika barang yang ingin order item dan qty nya sedikit ini tidak akan menjadi masalah bagi Anda. Namun jika total itemnya sudah puluhan bahkan sampai ribuan ini akan sangat menyita waktu jika masih menggunakan word maupun excel.

Banner Beeaccounting Software untuk Mempermudah Laporan Akuntansi

Bayangkan saja berapa waktu yang diperlukan hanya untuk membuat dokumen PO. Oleh karena itu menggunakan software akuntansi dalam membuat PO adalah solusi terbaik. Anda tidak perlu lagi mengetik satu-satu item barang, tinggal Anda search saja maka akan keluar nama item tersebut.

Namun tidak semua software akuntansi memiliki form purchase order. Dan salah satu software akuntansi yang dilengkapi dengan form pembelian (PO) adalah Beeaccounting. Untuk mencobanya Anda bisa klik disini gratis 30 hari.

Banyak Berbagi Banyak Rejeki :
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on telegram
Telegram
Share on print
Print
Artikel Yang Mungkin Anda Suka :