Surat yang digunakan untuk menawarkan suatu barang adalah surat penawaran pada barang dan contoh surat penawaran barang ini bisa Anda pahami lebih detail. Umumnya, surat jenis ini diajukan bila pengusaha ingin menjalin kerja sama dengan perusahaan lain.
Selain itu, surat berbentuk penawaran barang juga ditujukan untuk konsumen. Jenis surat ini bisa dibuat karena ada permintaan dari calon pembeli. Namun, Anda juga bisa langsung membuatnya atas inisiatif sendiri supaya lebih cepat.
Sebelum membahas tentang contoh surat penawaran barang, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu apa itu surat penawaran. Hal ini untuk lebih memahami tentang dokumen penawaran serta jenis-jenisnya.
Surat penawaran barang memiliki beberapa fungsi penting dalam kegiatan penjualan dan pengembangan bisnis.
Surat penawaran membantu calon pembeli mengenal produk yang dijual, mulai dari nama barang, spesifikasi, manfaat, hingga pilihan yang tersedia.
Informasi yang jelas memudahkan calon pembeli menilai apakah produk tersebut sesuai dengan kebutuhannya.
Surat penawaran dapat digunakan untuk menjelaskan harga satuan, jumlah pembelian, diskon, minimum pemesanan, metode pembayaran, dan ketentuan pengiriman.
Dengan begitu, calon pembeli memiliki gambaran yang lebih lengkap sebelum mengambil keputusan.
Surat penawaran dapat menjadi langkah awal untuk menjalin hubungan bisnis dengan perusahaan, toko, distributor, maupun instansi yang berpotensi menjadi pelanggan.
Dokumen penawaran membantu penjual dan calon pembeli memeriksa kembali harga, jumlah barang, serta syarat yang pernah ditawarkan.
Untuk kebutuhan administrasi, simpan salinan penawaran beserta revisi dan konfirmasi dari calon pembeli.
Surat penawaran dapat digunakan sebagai bagian dari kegiatan penjualan langsung, tindak lanjut permintaan harga, atau pengenalan produk kepada calon pelanggan baru.
Dokumen surat penawaran adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk mengajukan penawaran suatu produk atau jasa kepada pihak lain. Dokumen ini berisi informasi tentang barang atau jasa yang ditawarkan, harga, syarat dan ketentuan, serta informasi lain yang relevan dengan penawaran tersebut.
Surat penawaran biasanya dibuat oleh perusahaan atau individu yang ingin menjual produk atau jasa mereka kepada pihak lain, seperti perusahaan lain, lembaga pemerintah, atau individu. Dokumen ini dapat berfungsi sebagai alat promosi yang efektif untuk memperkenalkan produk atau jasa, serta untuk menawarkan harga yang kompetitif.
Baca Juga: Pengertian Serta Cara Membuat Penawaran
Ada beberapa jenis dokumen surat penawaran yang dapat dibuat tergantung pada keperluan dan konteksnya, di antaranya adalah:
Dokumen ini berisi informasi tentang produk yang ditawarkan, seperti spesifikasi, kualitas, dan harga.
Dokumen ini berisi informasi tentang jenis-jenis jasa yang ditawarkan, seperti layanan konsultasi, perawatan, dan perbaikan, serta harga dan syarat-syaratnya.
Dokumen ini berisi informasi tentang harga dari produk atau jasa yang ditawarkan, beserta rincian biaya lainnya seperti ongkos kirim dan pajak.
Dokumen ini berisi informasi tentang penawaran untuk sebuah proyek, seperti rincian tugas, biaya, dan jangka waktu pelaksanaan.
Dokumen ini berisi informasi tentang tawaran kerjasama dengan perusahaan atau individu lain, seperti kerjasama dalam bidang pemasaran atau penelitian.
Dokumen ini berisi informasi tentang penawaran investasi dalam bentuk saham atau obligasi, serta informasi tentang potensi keuntungan dan risiko yang terkait dengan investasi tersebut.
Dalam membuat dokumen surat penawaran, perlu memperhatikan tujuan dari surat penawaran tersebut dan jenis konten yang sesuai dengan keperluan tersebut.
Format Surat Penawaran Barang (Credit: bee.id)
Untuk bisa meyakinkan pembali tentang barang yang Anda tawarkan, diperlukan contoh surat penawaran barang dengan format baik. Format-format ini mulai dari identitas perusahaan hingga lampiran informasi barang.
Agar mudah dibaca dan dipahami, surat penawaran barang sebaiknya disusun dengan struktur yang jelas.
Berikut bagian-bagian yang perlu diperhatikan.
Kop surat berisi identitas pihak yang mengirimkan penawaran, seperti:
Kop surat membantu penerima mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas penawaran.
Nomor surat digunakan untuk memudahkan pencatatan dan pencarian dokumen. Tanggal surat menunjukkan kapan penawaran diterbitkan.
Jika perusahaan menggunakan sistem penomoran dokumen, ikuti format internal yang sudah ditetapkan.
Tuliskan nama perusahaan atau calon pembeli yang dituju. Jika diketahui, sertakan nama dan jabatan orang yang menangani pembelian.
Contoh:
Yth. Bagian Purchasing
PT Maju Bersama
Jakarta
Perihal menjelaskan tujuan surat secara singkat, misalnya:
Perihal: Penawaran Barang Perlengkapan Kantor
Dengan perihal yang jelas, penerima dapat langsung memahami isi utama surat.
Gunakan salam pembuka yang sopan, kemudian jelaskan tujuan pengiriman surat.
Contohnya, perusahaan Anda ingin memperkenalkan produk alat tulis kantor dan menawarkan harga khusus untuk pembelian dalam jumlah tertentu.
Bagian ini merupakan inti surat penawaran. Cantumkan informasi yang relevan dengan keputusan pembelian.
Informasi yang dapat dicantumkan meliputi:
Jika produk yang ditawarkan cukup banyak, gunakan tabel atau lampiran daftar harga agar lebih mudah diperiksa.
Jelaskan ketentuan transaksi secara spesifik, seperti metode pembayaran, termin pembayaran jika disepakati, minimum pemesanan, lokasi pengiriman, estimasi waktu pengiriman, dan biaya pengiriman.
Cantumkan juga masa berlaku penawaran jika harga atau ketersediaan barang memiliki batas waktu tertentu.
Akhiri surat dengan ucapan terima kasih dan ajakan untuk menghubungi perusahaan jika penerima membutuhkan informasi lebih lanjut.
Sertakan nama penanggung jawab, jabatan, dan tanda tangan sesuai prosedur perusahaan.
Dalam surat penawaran barang, biasanya terdapat informasi mengenai spesifikasi barang, harga, jumlah pesanan minimum, cara pembayaran, dan lain sebagainya. Surat penawaran barang yang baik dapat membantu meningkatkan peluang penjualan dan menjalin hubungan yang baik antara penjual dan pembeli.
Berikut ini akan ditunjukkan contoh surat penawaran barang yang dapat menjadi referensi bagi Anda yang ingin membuat surat penawaran barang.
Surat Penawaran Barang (Sumber: dailysocial.id)
Dokumen Penawaran Kerjasama
Dokumen Penawaran Barang Elektronik (Sumber: berita.99.co)
Contoh Penawaran Jasa (Sumber: nesabamedia.com)
Baca Juga: Contoh Surat Penawaran Barang dan Jasa
Berikut adalah beberapa contoh surat penawaran barang yang siap Anda copy paste:
Berikut contoh surat penawaran barang yang dapat disalin ke Microsoft Word dan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
PT SUMBER NIAGA INDONESIA
Jl. Contoh Alamat No. 10, Jakarta
Telepon: (021) 555-1234 | Email: [email protected]
Nomor: 001/SPB/X/2026
Lampiran: 1 berkas daftar harga
Perihal: Penawaran Perlengkapan Kantor
Jakarta, 26 Oktober 2026
Yth. Bagian Purchasing
PT Maju Bersama
Jakarta
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami dari PT Sumber Niaga Indonesia bermaksud menawarkan produk perlengkapan kantor untuk mendukung kebutuhan operasional perusahaan Bapak/Ibu.
Adapun produk yang kami tawarkan meliputi kertas HVS, pulpen, map dokumen, dan perlengkapan administrasi lainnya. Rincian produk, spesifikasi, serta harga dapat dilihat pada daftar penawaran terlampir.
Kami siap membantu menyesuaikan pilihan produk dan jumlah pesanan berdasarkan kebutuhan perusahaan Bapak/Ibu.
Berikut ketentuan penawaran kami:
Apabila Bapak/Ibu membutuhkan informasi tambahan atau ingin mendiskusikan kebutuhan produk, silakan menghubungi tim penjualan kami melalui kontak yang tercantum pada kop surat.
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Terima kasih atas waktu dan perhatian Bapak/Ibu. Kami berharap penawaran ini dapat menjadi awal kerja sama yang baik.
Hormat kami,
[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan]
PT Sumber Niaga Indonesia
Catatan: Nama perusahaan, alamat, kontak, dan informasi produk di atas merupakan contoh ilustratif. Ganti dengan data bisnis yang sebenarnya sebelum digunakan.
Surat penawaran harga berfokus pada rincian biaya yang harus dipertimbangkan calon pembeli. Dokumen ini dapat berupa surat pengantar yang dilengkapi tabel harga atau dokumen penawaran harga tersendiri.
Berikut contoh tabel penawaran harga barang.
Daftar Penawaran Harga
| Nama barang | Jumlah | Harga satuan | Subtotal |
|---|---|---|---|
| Kertas HVS A4 | 10 rim | Rp55.000 | Rp550.000 |
| Pulpen | 5 lusin | Rp36.000 | Rp180.000 |
| Map dokumen | 100 buah | Rp2.000 | Rp200.000 |
| Total sementara | Rp930.000 |
Keterangan:
Saat menyusun surat penawaran harga, pastikan jumlah barang dikalikan dengan harga satuan secara benar. Periksa kembali subtotal, diskon, pajak, dan biaya tambahan sebelum dokumen dikirim kepada calon pembeli.
Surat penawaran barang elektronik perlu menjelaskan produk secara spesifik agar calon pembeli tidak keliru memilih tipe atau spesifikasi.
Contohnya, supplier menawarkan laptop kepada perusahaan untuk kebutuhan karyawan.
Perihal: Penawaran Laptop untuk Kebutuhan Operasional Perusahaan
Dengan hormat,
Kami bermaksud menawarkan produk laptop untuk mendukung kebutuhan operasional perusahaan Bapak/Ibu.
Produk yang ditawarkan dapat mencakup beberapa pilihan tipe dengan spesifikasi prosesor, kapasitas RAM, penyimpanan, ukuran layar, dan masa garansi yang berbeda.
Rincian tipe produk, jumlah unit, harga satuan, dan total penawaran akan disampaikan melalui daftar harga terlampir.
Adapun ketentuan pengiriman, metode pembayaran, dan ketersediaan unit akan dikonfirmasi sebelum transaksi disepakati.
Kami siap memberikan informasi tambahan mengenai spesifikasi produk agar perusahaan Bapak/Ibu dapat memilih perangkat sesuai kebutuhan.
Demikian penawaran ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat kami,
[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan dan Nama Perusahaan]
Untuk penawaran barang elektronik, jangan hanya menuliskan nama produk. Cantumkan tipe atau nomor model, kondisi barang, garansi, dan kelengkapan yang termasuk dalam harga apabila informasi tersebut relevan.
Surat penawaran kerja sama digunakan ketika perusahaan ingin menawarkan hubungan bisnis yang lebih luas, misalnya menjadi supplier tetap, distributor, atau penyedia produk bagi perusahaan lain.
Perihal: Penawaran Kerja Sama Penyediaan Produk
Dengan hormat,
Kami dari [Nama Perusahaan] bermaksud mengajukan penawaran kerja sama penyediaan [jenis produk] untuk mendukung kebutuhan operasional perusahaan Bapak/Ibu.
Kami menyediakan produk dengan pilihan spesifikasi dan jumlah pemesanan yang dapat dibicarakan berdasarkan kebutuhan kedua belah pihak.
Sebagai bahan pertimbangan, kami melampirkan profil perusahaan, katalog produk, daftar harga, serta ketentuan pemesanan yang berlaku.
Apabila penawaran ini sesuai dengan kebutuhan perusahaan Bapak/Ibu, kami terbuka untuk berdiskusi mengenai ruang lingkup kerja sama, harga, jadwal pengiriman, dan mekanisme pemesanan.
Demikian penawaran ini kami sampaikan. Kami berharap dapat menjalin kerja sama yang saling menguntungkan.
Hormat kami,
[Nama Penanggung Jawab]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
Dalam penawaran kerja sama, jelaskan bentuk kerja sama yang diinginkan. Jika penawaran melibatkan distribusi atau pembelian berulang, sertakan ketentuan minimum pembelian, wilayah distribusi, dukungan penjualan, dan pembagian tanggung jawab jika memang relevan.
Penawaran harga proyek digunakan untuk menyampaikan estimasi biaya barang atau pekerjaan yang dibutuhkan dalam sebuah proyek.
Misalnya, supplier menawarkan material bangunan untuk proyek renovasi kantor.
Surat dapat memuat:
Jika penawaran mencakup pekerjaan jasa sekaligus pengadaan barang, pisahkan komponen biaya agar calon pembeli dapat mengevaluasi setiap bagian secara jelas.
Hindari mencantumkan jadwal atau harga yang belum dikonfirmasi oleh tim terkait.
Jika ingin membuat surat penawaran yang ringkas, gunakan format berikut.
Perihal: Penawaran [Nama Produk]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima],
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami dari [Nama Perusahaan] bermaksud menawarkan [nama produk] untuk memenuhi kebutuhan [nama perusahaan atau calon pembeli].
Produk yang kami tawarkan meliputi [jenis atau spesifikasi produk], dengan harga dan ketentuan pembelian sebagaimana tercantum pada daftar penawaran terlampir.
Apabila Bapak/Ibu membutuhkan informasi lebih lanjut, silakan menghubungi [nama dan kontak penanggung jawab].
Demikian penawaran ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat kami,
[Nama]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
Meskipun singkat, surat tetap perlu mencantumkan identitas penjual, produk yang ditawarkan, rincian harga atau lampirannya, serta kontak yang dapat dihubungi.
Sebagai dokumen bisnis yang sering digunakan, contoh dokumen penawaran barang juga memiliki beragam fungsi. Fungsi-fungsi membuat bisnis Anda menjadi untung dan menjangkau skala penjualan yang telah ditetapkan.
Pada surat penawaran ada bagian yang harus Anda isi dengan identitas produk beserta lampiran rinciannya sebagai tambahan informasi. Hal ini secara tidak langsung membuat calon konsumen tahu produk Anda.
Jika sudah membaca keseluruhan, calon konsumen mengenal produk Anda dengan baik hingga tertarik membeli produk tersebut. Calon konsumen tersebut juga bisa mengenalkan produk Anda pada relasi mereka jika mutu terbukti terjamin.
Tidak hanya media sosial, contoh surat penawaran barang bisa menjadi ajang promosi karena isi yang ada di dalamnya tentang identitas, kegunaan, serta keunggulan produk daripada pesaing lainnya. Oleh karena itu, Anda perlu membuat jenis surat ini dengan baik.
Anda harus berusaha supaya tidak ada kesalahan yang akan merugikan perusahaan dikemudian hari karena salah pada penulisan identitas serta hal lainnya. Jika calon konsumen sudah tertarik, pemasaran pada produk yang dijual akan langsung meningkat.
Tidak hanya sebagai media promosi, surat penawaran untuk barang bisa digunakan sebagai wadah menjalin kerjasama dengan pihak terkait seperti konsumen dari beragam lapisan. Hal ini membuat jaringan usaha Anda dapat meluas.
Kerjasama yang terjalin bisa menjadi sebuah wadah untuk mengemukakan beragam pendapat serta kritikan yang perlu diperbaiki. Selain itu, skala pencapaian keuntungan bisnis menjadi lebih meningkat.
Surat penawaran pada barang digunakan sebagai dokumen untuk perkenalan produk, media promosi, hingga wadah kerjasama terhadap pihak-pihak terkait. Di software akuntansi online Beecloud, Anda bisa membuat surat penawaran barang lebih simple dan cepat. Anda cukup memilih barang yang akan ditawarkan beserta harga dan nama customer, setelah itu Anda sudah bisa tinggal mencetaknya dan mengirim ke customer.
Anda bisa mencobanya di sini. Setelah itu, Anda bisa mengaplikasikan seperti yang ada dalam contoh dokumen penawaran barang.
Umumnya, surat penawaran memuat kop surat, nomor dan tanggal, identitas penerima, tujuan penawaran, rincian produk, harga, syarat pembayaran, ketentuan pengiriman, serta tanda tangan penanggung jawab.
Buat dokumen baru di Microsoft Word, susun identitas perusahaan dan penerima, tuliskan tujuan penawaran, lalu tambahkan rincian produk, harga, dan ketentuan transaksi. Periksa kembali isi dokumen sebelum menyimpannya atau mengirimkannya dalam format PDF.
Tidak semua kebutuhan bisnis mengharuskan format penomoran yang sama. Namun, nomor surat sangat berguna untuk pencatatan, pencarian dokumen, dan pengendalian revisi, terutama jika perusahaan rutin mengirimkan penawaran.
Surat penawaran barang menekankan produk yang ditawarkan beserta informasi dan ketentuan penjualan. Surat penawaran harga lebih berfokus pada rincian biaya, harga satuan, jumlah, diskon, dan total penawaran. Dalam praktiknya, satu dokumen dapat mencakup keduanya.
Tidak. Surat penawaran digunakan untuk menyampaikan harga dan ketentuan sebelum transaksi disepakati. Invoice digunakan untuk menagihkan pembayaran sesuai transaksi yang mendasarinya.
Masa berlaku bergantung pada kebijakan penjual dan jenis penawaran. Cantumkan tanggal atau periode yang jelas, terutama jika harga, stok, atau biaya pengiriman dapat berubah.
