Tidak ada aturan baku yang dijadikan standar ketika seorang staf kantor membuat sebuah laporan stok. Hal ini bisa terjadi terutama karena model bisnis yang berbeda sehingga masing-masing perusahaan akhirnya perlu menyesuaikan sistem mereka dengan tujuan untuk mempermudah pencatatan dan pengambilan stok yang akurat. Namun, perlu diingat bahwa tetap saja ada informasi tertentu yang harus jelas dari sebuah laporan stok, yaitu:
Mengetahui informasi apa yang harus ada dalam laporan stok membuat kita jauh lebih mudah untuk membuat laporan stok. Berikut adalah beberapa saran tentang bagaimana cara menulis laporan stok yang benar dan memastikan akurasinya untuk menambah keuntungan bisnis.
Baca Juga: Strategi Akuntansi Bisnis Minimarket Yang Efektif
Membuat template baru secara manual untuk setiap inventarisasi tidak hanya akan membuang waktu, tetapi juga akan mempersulit kita membandingkannya dengan angka-angka sebelumnya. Sebagai gantinya, bereksperimen dan uji dengan template yang sudah ada bisa jadi alterntaif menarik hingga staf kantor Anda tinggal mencocokkan dengan desain yang paling fungsional. Kemudian, gunakan template khusus ini untuk setiap inventaris berikutnya.
Terdiri dari apa sajakah template itu? Sebuah template setidaknya memiliki informasi sebagai berikut:
Template tidak seharusnya mempersulit stok atau membuat masalah baru. Justru sebaliknya, template ini digunakan untuk membuat proses lebih mudah dan lebih cepat. Contoh yang baik adalah mengambil stok untuk toko ritel dengan ratusan produk yang ada di dalamnya. Jika semuanya tidak terorganisir dan mudah dipindai dari awal, tentu saja hal itu benar-benar dapat mengacaukan angka stock bisnis Anda.
Ketika template sudah ada, langkah selanjutnya adalah mendaftarkan item produk. Dan sekali lagi, gunakan pendekatan terorganisir yang membuatnya mudah untuk tetap di jalur yang benar serta akurat. Kategorikan produk dengan benar dan bagi semuanya menjadi bagian yang dapat dikelola dengan baik. Dari sana, kita bisa mendapatkan barang-barang yang tercantum pada template bersama dengan informasi yang disebutkan sebelumnya.
Jangan lupa untuk menambahkan nomor untuk stok yang rusak, hilang, atau dicuri. Dalam banyak kasus, kondisi barang seperti itu adalah alasan mengapa stok tidak seimbang dengan pesanan pembelian dan data yang diambil dari sisi penerima.
Untuk perusahaan besar, inventarisasi biasanya dijadwalkan setiap tahun. Namun, yang terbaik adalah menjaga proses inventarisir bisa dijalankan dengan konsisten dan teratur. Misalnya, memprioritaskan bagian inventaris untuk inventarisasi mingguan atau bulanan membuatnya lebih mudah untuk memecahkan masalah ketidakseimbangan yang mungkin terjadi.
Jika tidak, Anda harus menunggu satu tahun penuh untuk menyelesaikan masalah inventarisir ini. Melacak stok yang hilang akan semakin rumit seiring dengan semakin banyaknya waktu terbuang untuk mencari selisih stok barang. Siklus kecil dan konsisten, terutama dengan inventaris berisiko tinggi dan mahal, sangat penting untuk menjaga kontrol pergerakan stok yang sehat. Oleh karena itu, jadwalkan ini secara teratur dan gunakan template dasar dengan menggunakan referensi yang mudah digunakan.
Pada titik ini, laporan stok sudah ditulis. Jika informasi dasar yang disebutkan di atas dapat ditemukan pada laporan secara terorganisir, laporan tersebut dapat digunakan untuk beberapa hal. Salah satunya adalah laporan stok akan menunjukkan berapa banyak persediaan stok barang di gudang. Laporan ini juga akan memberikan informasi sejumlah tertentu dalam hal berapa banyak persediaan barang yang bisa dinilai dalam bentuk uang, bersama dengan ulasan (review) tentang pesanan mana yang harus ditambah / dikurangi.
Dengan informasi ini, perhitungan dan kontrol stok yang berharga dapat dibuat yang pada akhirnya menentukan tindakan bisnis apa yang perlu kita lakukan. Inilah sebabnya mengapa laporan stok harus sangat akurat, yang berarti penghitungan ganda hingga tiga kali lipat direkomendasikan ketika jumlahnya tidak seimbang.
Sebagai pemikiran terakhir, hanya gunakan sistem dan peralatan yang akurat untuk menangani pengambilan stok. Ketika solusi terbaik digunakan, hasil terbaik dapat diharapkan. Intinya bahwa masalah tetap harus bisa terorganisir dengan baik dan fokus pada akurasi laporan stok yang akan dibuat.
