Punya bisnis belum lengkap rasanya jika tidak tahu bagaimana cara membuat pembukuan keuangan usaha kecil, karena dari sinilah Anda bisa memantau keuangan, mengontrol arus kas, hingga mengambil keputusan penting yang berdampak langsung pada kelangsungan bisnis.
Tanpa pembukuan yang rapi, Anda bisa kesulitan mengetahui apakah bisnis benar-benar untung atau justru merugi. Kabar baiknya, untuk membuat pembukuan keuangan ini tidak sulit, Anda bisa membuatnya dengan cara manual atau langsung menggunakan aplikasi pembukuan keuangan.
Nah, berikut ini akan kita bahas bersama bagaimana cara membuat pembukuan keuangan usaha kecil secara manual terlebih dahulu, lalu dilanjutkan dengan rekomendasi aplikasi pembukuan yang cocok untuk UMKM dari berbagai bidang usaha.
Sebelum kita bahas tentang bagaimana cara membuat pembukuan keuangan usaha kecil, mari kita bahas terlebih dahulu alasan kenapa UMKM perlu memiliki pembukuan usaha.
Tanpa pembukuan yang tertata, pelaku UMKM akan kesulitan mengetahui kondisi keuangan usahanya secara real-time. Pembukuan mencatat seluruh transaksi pemasukan dan pengeluaran.
Sehingga Anda bisa melihat dengan jelas apakah bisnis sedang untung, rugi, atau hanya impas. Data inilah yang menjadi dasar dalam membuat strategi bisnis yang lebih tepat sasaran.
Dalam menjalankan usaha, Anda pasti dihadapkan pada berbagai proses pengambilan keputusan penting, seperti menambah modal, membeli stok dalam jumlah besar, atau membuka cabang baru.
Semua keputusan ini perlu didukung oleh data keuangan yang akurat. Pembukuan usaha membantu Anda membuat keputusan berdasarkan data, bukan sekadar intuisi.
Banyak UMKM yang kesulitan mendapatkan pinjaman dari bank atau investor karena tidak memiliki laporan keuangan yang rapi. Dengan pembukuan, Anda bisa menyusun laporan keuangan seperti laporan laba rugi atau neraca, yang akan menjadi dokumen penting saat Anda ingin mengajukan modal tambahan.
Kewajiban pajak bagi pelaku usaha bisa jadi membingungkan jika tidak ada pencatatan keuangan yang jelas. Dengan pembukuan, Anda dapat menghitung pajak usaha secara lebih akurat dan terhindar dari denda karena salah hitung atau telat lapor.
UMKM yang memiliki sistem pencatatan yang baik akan terlihat lebih profesional di mata konsumen, mitra bisnis, maupun investor. Hal ini bisa meningkatkan kepercayaan dan membuka peluang kerja sama yang lebih luas.
Sistem Pencatatan Single Entry Dan Double Entry (credit: bee.id)
Pembukuan keuangan bisa dilakukan dengan dua metode, yakni metode single entry dan metode double entry. Nah, dari dua metode pembukuan ini, mana yang lebih tepat dan cocok untuk usaha kecil?
Kita bahas terlebih dahulu bagaimana dua metode ini, dan kita analisa mana dari keduanya yang paling cocok untuk usaha kecil.
Metode single entry atau pencatatan tunggal merupakan metode yang sederhana untuk usaha kecil, karena hanya mencatat satu sisi transaksi: kas masuk dan kas keluar. Mencatat semua pemasukan dan pengeluaran dilakukan dalam buku kas saja, tanpa menyusun jurnal maupun buku besar secara lengkap.
Biasanya, metode ini digunakan oleh pelaku usaha pemula, seperti warung, toko kelontong, atau UMKM yang baru memulai usaha. Pembukuan sederhana untuk usaha kecil ini bisa dibuat dengan rapi dalam bentuk tabel, berisi catatan harian untuk pemasukan dan pengeluaran.
Sedangkan metode double entry metode pembukuan yang baik dan sering digunakan oleh perusahaan menengah hingga besar. Di metode ini, setiap transaksi dicatat dalam dua akun secara seimbang: debit dan kredit.
Misalnya, ketika Anda membeli bahan baku, kas berkurang (kredit), sementara stok barang bertambah (debit). Metode ini berfungsi untuk mencatat seluruh transaksi keuangan yang meliputi aset, kewajiban, modal, pendapatan, dan beban.
Lalu, Mana yang Terbaik untuk Usaha Kecil? Metode pembukuan terbaik tentu tergantung pada jenis usaha yang Anda miliki, seberapa besar skala operasional keuangan bisnis Anda.
Jika Anda sedang memulai dari skala mikro, mungkin pembukuan sederhana dengan single entry sudah cukup berguna untuk mencatat uang masuk, pengeluaran, dan melihat keuntungan yang Anda dapatkan.
Namun, jika perusahaan Anda mulai berkembang, memiliki banyak transaksi, membuka cabang, atau memiliki aset yang kompleks, maka beralih ke double entry sangat disarankan untuk selalu memberikan gambaran keuangan yang akurat.
BACA JUGA: Sistem Pembukuan Keuangan Single Entry dan Double Entry
Nah selanjutnya, apa saja yang perlu dicatat dalam proses cara membuat pembukuan keuangan usaha kecil? Dalam Undang-Undang Nomor 28 tahun 2007 telah diperbarui melalui Perppu Nomor 5 Tahun 2008, dijelaskan jika:
"Pembukuan sekurang-kurangnya terdiri atas catatan mengenai data serta informasi keuangan yang mencakup aset (harta), kewajiban, modal, pendapatan, biaya, serta nilai perolehan dan penyerahan barang atau jasa. Seluruh catatan ini nantinya akan disusun dalam bentuk laporan keuangan, seperti laporan posisi keuangan dan laporan laba rugi"
Aset adalah segala sumber daya yang dimiliki oleh usaha Anda, baik yang berwujud maupun tidak berwujud, dan memiliki nilai ekonomi. Contohnya seperti kas di tangan, kas di bank, piutang, kendaraan operasional, stok barang/ inventaris, hingga perlengkapan kantor.
Mencatat aset ini penting untuk mengetahui apa saja kekayaan yang dimiliki bisnis Anda, serta sebagai dasar untuk pengambilan keputusan dan penilaian kesehatan keuangan usaha.
Kewajiban adalah segala bentuk utang atau beban yang harus dibayarkan oleh usaha, baik dalam jangka pendek maupun panjang. Misalnya seperti utang usaha kepada supplier, pinjaman bank, cicilan kendaraan, hingga beban pajak yang belum dibayar.
Informasi ini berfungsi untuk memastikan bahwa keuangan yang dikelola bersih dan realistis, karena jumlah kewajiban mempengaruhi modal bersih dan posisi keuangan.
Modal merupakan selisih antara aset dan kewajiban, atau bisa juga disebut sebagai hak pemilik atas kekayaan usaha. Modal ini bisa berasal dari penyetoran awal pemilik, investasi tambahan, atau hasil keuntungan yang ditahan.
Dengan mencatat modal secara jelas, Anda bisa mengetahui seberapa besar kontribusi pribadi atau investor dalam membiayai usaha.
Pendapatan adalah uang masuk yang diperoleh dari penjualan barang atau jasa yang ditawarkan oleh usaha. Ini bisa termasuk penjualan tunai, penjualan kredit, pendapatan jasa, dan lain sebagainya.
Pencatatan pendapatan yang akurat membantu Anda mengetahui omzet usaha, dan ini menjadi dasar dalam perhitungan laba rugi serta kewajiban pajak.
Biaya adalah segala bentuk pengeluaran yang digunakan untuk menjalankan operasional usaha, seperti biaya listrik, gaji karyawan, sewa tempat, pembelian bahan baku, hingga biaya promosi.
Mencatat biaya secara detail sangat penting untuk mengetahui biaya operasional dan efisiensi usaha, serta menghitung keuntungan yang diperoleh secara lebih akurat.
Ini mencakup nilai dari barang yang dibeli untuk dijual kembali (harga pokok penjualan) maupun jasa yang diberikan. Misalnya, untuk usaha makanan, harga perolehan termasuk biaya bahan baku dan ongkos produksi.
Sedangkan penyerahan berarti saat produk sudah diterima oleh konsumen. Pencatatan ini berfungsi untuk menghitung laba kotor, serta membantu dalam analisis efisiensi usaha.
BACA JUGA: Cara Menghitung Harga Perolehan dan Contohnya
Membuat pembukuan keuangan memang bukan hal yang mudah di awal, tapi dengan langkah yang tepat, keuangan usaha kecil Anda akan lebih tertata rapi, terukur, dan memudahkan Anda dalam membuat keputusan bisnis. Berikut adalah tahap-tahap yang bisa Anda ikuti:
Langkah pertama cara membuat pembukuan keuangan usaha kecil adalah memisahkan uang pribadi dan uang untuk bisnis.
Dengan pemisahan ini, uang masuk dan keluar dari usaha akan lebih jelas, dan Anda dapat mencatat setiap transaksi tanpa bingung apakah itu untuk kebutuhan pribadi atau bisnis.
Caranya bagaimana, Anda bisa membuka rekening baru dan rekening bank khusus untuk usaha dan tentunya mencatat setiap transaksi usaha yang masuk dan keluar secara terpisah dari keuangan pribadi.
Setelah memutuskan untuk mulai mencatat arus keuangan usaha, langkah selanjutnya adalah memilih media pencatatan atau sistem pembukuan yang paling sesuai dengan kondisi dan kebutuhan bisnis Anda.
Apakah cara manual atau menggunakan aplikasi pembukuan keuangan.
Metode ini cocok bagi Anda yang baru merintis usaha dan masih memiliki volume transaksi yang belum terlalu kompleks atau banyak. Anda bisa menggunakan pembukuan seperti:
Metode ini lebih murah, karena tidak membutuhkan biaya tambahan, cocok untuk pelaku usaha mikro dengan keterbatasan teknologi atau akses internet. Namun, rentan terjadinya kesalahan pencatatan, kurang efisien dan membutuhkan waktu lebih lama untuk menyusun laporan keuangan.
Jika usaha Anda mulai berkembang, atau Anda ingin lebih praktis dan rapi dalam mencatat, Anda bisa menggunakan excel atau aplikasi pembukuan keuangan seperti Beecloud. Dengan Beecloud, proses pencatatan keuangan bisa dilakukan secara otomatis dan real-time.
Anda tidak perlu lagi repot menghitung manual, karena aplikasi ini sudah dilengkapi fitur laporan keuangan lengkap seperti neraca, laba rugi, arus kas, hingga manajemen stok dan piutang.
Tak hanya itu, Beecloud juga mendukung akses multi-user dan integrasi antar cabang, cocok untuk pelaku usaha yang sedang mempersiapkan ekspansi bisnis. Semua data tersimpan aman di cloud, sehingga Anda bisa memantau kondisi keuangan kapan saja dan dari mana saja.
Pengen coba dulu? Klik banner di atas sekarang juga!
Jika Anda memutuskan untuk menggunakan cara manual. Anda bisa melanjutkan dengan mencatat semua transaksi harian. Catatan ini mencakup uang masuk dari hasil penjualan, serta uang keluar untuk biaya operasional, pembelian bahan baku, dan kebutuhan lainnya.
📌 Contoh transaksi yang perlu dicatat setiap hari:
Dengan mencatat secara harian, Anda bisa menghindari adanya transaksi yang hilang atau terlupakan. Catatan ini juga menjadi dasar yang kuat saat menyusun laporan keuangan usaha kecil secara mingguan, bulanan, maupun tahunan.
Setelah mencatat semua transaksi harian, selanjutnya Anda perlu mengelompokkannya berdasarkan jenis. Langkah ini akan memudahkan Anda dalam membaca dan menganalisis laporan keuangan.
Berikut beberapa jenis kelompok transaksi:
Dengan pengelompokan ini, Anda akan memiliki pembukuan keuangan yang lebih rapi, memudahkan pengambilan keputusan, serta bisa mengetahui keuntungan yang Anda dapatkan dalam waktu tertentu.
Langkah terakhir adalah merekap semua data transaksi yang sudah dicatat dan dikelompokkan, lalu menyusunnya menjadi laporan keuangan. Laporan ini menjadi alat utama Anda dalam menilai kinerja keuangan bisnis.
Apa saja laporan keuangan yang perlu disusun?
Dengan memiliki laporan keuangan yang jelas, Anda dapat membuat keputusan bisnis yang lebih baik, seperti membuka cabang, menambah modal, atau menekan biaya yang terlalu besar.
Berikut beberapa contoh format pembukuan keuangan usaha kecil yang bisa Anda gunakan:
Format Buku Kas Catatan Pemasukan Dan Pengeluaran (Credit: bee.id)
Buku pemasukan dan pengeluaran berfungsi untuk mencatat semua transaksi uang yang masuk (penjualan, pendapatan) dan uang yang keluar (biaya operasional, pembelian barang), sehingga Anda dapat memantau arus kas harian usaha.
Format Buku Persediaan (Credit: bee.id)
Kemudian ada buku stok barang, buku ini digunakan untuk mencatat jumlah barang yang masuk dan keluar, agar Anda tahu persediaan yang masih tersedia dan bisa mengontrol stok dengan lebih baik.
Format Buku Utang Usaha (Credit: bee.id)
Seperti namanya, buku utang digunakan untuk mencatat semua utang usaha yang harus dibayar ke pihak lain (misalnya ke supplier), agar Anda tidak melewatkan kewajiban pembayaran.
Format Buku Piutang Usaha (Credit: bee.id)
Selanjutnya ada buku piutang, yakni buku yang berfungsi untuk mencatat tagihan atau pembayaran yang belum dilunasi oleh pelanggan, sehingga Anda bisa menagih tepat waktu dan menjaga cash flow tetap lancar.
Download Contoh Pembukuan Keuangan Usaha Kecil, di SINI!
Dari seluruh penjelasan di atas, bisa kita simpulkan jika ada dua cara membuat pembukuan usaha kecil, yakni cara manual dan menggunakan aplikasi pembukuan. Cara manual dinilai lebih hemat karena tidak membutuhkan biaya tambahan. Namun, rentan terjadi kesalahan.
Dengan demikian, diperlukan aplikasi pembukuan keuangan seperti Beecloud untuk membantu pencatatan lebih akurat, efisien, dan real-time, baik untuk usaha yang baru dibuka maupun yang sudah berkembang.
Nah itu dia penjelasan tentang bagaimana cara membuat pembukuan keuangan usaha kecil. semoga bisa membantu.
