Contoh Surat Penawaran Barang dan Jasa

Monday, 7 September 2020
Feni Purwantini
Feni Purwantini

Share

Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on telegram

Surat penawaran barang dan jasa merupakan salah satu bentuk dari surat resmi. Offering letter atau bisa disebut juga proposal penawaran barang sangat dibutuhkan oleh semua jenis bisnis, mulai dari bisnis di bidang jasa maupun barang.

Seperti yang kita ketahui bersama persaingan bisnis di era masa kini begitu ketat. Oleh karena itu Anda harus memutar otak bagaimana caranya penjulan Anda tetap stabil bahkan naik. Anda sudah tidak bisa lagi hanya duduk-duduk manis di kantor dan mengharapkan customer datang menggunakan jasa.

Jika Anda masih menggunakan strategi lama tersebut saya jamin bisnis Anda tidak akan berkembang. Jangankan berkembang untuk sekedar bertahan saja akan membutuhkan sebuah keberuntungan. Karena itu Anda harus memiliki startegi baru yaitu jemput bola.

Apa itu strategi jemput bola? Strategi jemput bola yaitu Anda harus aktif dalam menawarkan barang/produk atau jasa Anda kepada calon customer. Dan dengan canggihnya dunia teknologi saat ini Anda tidak perlu lagi seperti dahulu.

Pintu lari ke pintu sebuah perusahaan hanya untuk sekedar menawarkan barang/jasa Anda. Manfaatkan saja media komunikasi seperti telpon dan email. Oleh karena itu surat penawaran saat ini menjadi suatu hal yang penting dalam sebuah bisnis.

Apa Itu Surat Penawaran ?

Quotation Letter yaitu surat yang berisikan penawaran suatu barang ataupun jasa kepada calon customer perorangan maupun suatu instansi.

Fungsi Surat Penawaran

Dari pengertian diatas kita bisa menarik kesimpulan jika fungsi atau tujuan dari surat quote, yaitu untuk menawarkan suatu barang ataupun jasa kepada calon customer dalam bentuk tulisan. Selain itu surat penawaran juga berfungsi sebagai berikut ;

1. Memperkenalkan Produk / Jasa

Sebagai media memperkenalkan produk / barang atau jasa Anda kepada customer. Biasanya ini dibuat jika ada permintaan penawaran dari customer. Surat penawaran juga bisa digunakan untuk memberitahu kepada customer jika Anda memiliki jenis layanan baru atau produk baru. Dengan harapan customer akan tertarik dan kemudian membeli barang.

2. Memperluas Jaringan Bisnis

Dengan Anda membuat surat penawaran dan dikirimkan kepada calon customer bisa membantu Anda memperluas jaringan bisnis.  Memperkenalkan perusahaan Anda  beberapa orang atau instansi yang sebelumnya tidak kenal perusahaan Anda menjadi kenal.

Intinya membuka lahan bisnis baru dengan cara mengirimakn surat penawaran pengenalan baru kepada suatu instansi atau perorangan yang memiliki potensial untuk menggunakan jasa atau membeli produk Anda.

Contoh surat perkenalan perusahaan

Surat Penawaran Perkenalan Jasa

Contoh Surat Penawaran (Sumber: Bee.id)

Cara Membuat Surat Penawaran

Contoh Surat Penawaran Barang Dan Jasa

Kesepakatan atas Penawaran (Sumber: Freepik.com)

Mengingat begitu pentingnya fungsi dari surat penawaran. Untuk itu Anda harus membuat surat penawaran atau offering letter tersebut dengan baik dan benar dengan harapan surat penawaran tersebut bisa meningkatkan penjualan / omset bisnis.

Susunan Surat Penawaran

Susunan surat penawaran dibagi menjadi 5 bagian :

1. Kop Surat

Kop surat merupakan identitas suatu perusahaan/instansi. Seperti nama perusahaan, alamat, no telpon, email dll.

Ini bertujuan agar calon customer Anda bisa tahu surat itu dikirim dari perusahaan Anda. Selain itu juga nilai plusnya adalah membuat bisnis Anda terlihat lebih professional.

2. Kepala Surat

Kepala surat ini berisikan beberapa kompenen

  • Tanggal dibuatknya surat,
  • Nomer surat. Nomer surat pada umumnya berisi nomer urut, bulan serta tahun surat tersebut dikeluarkan atau dibuat. Dan letaknya sendiri ada dibawah kop surat sebelah kiri. Dengan adanya nomer surat akan memudahkan penyimpanan administrasi.
  • Lampiran. Lampiran surat penawaran ini bisa berupa brosur, profile perusahaan ataupun price list produk barang maupun jasa Anda. Lampiran ini sifatnya optional.
  • Perihal. Perihal berisi tentang hal apa yang akan Anda sampaikan dalam surat tersebut, apakah penawaran atau pengenalan perusahaan.
  • Tujuan surat. Harus Anda jelaskan apa maksud dari surat yang Anda buat untuk menawarkan kerjasama kah ? menawarkan produk baru atau lain-lain.

3. Pembukaan Surat

Pada pembukaan surat ini menjelaskan secara singkat dan jelas apa dari tujuan surat penawaran dibuat. Apakah karena adanya surat permintaan penawaran sebelumnya atau memang Anda sedang menawarkan produk kepada calon customer.

4. Isi Surat Penawaran

Isi dari surat penawaran sebagai berikut :

  • Barang/ Jasa. Jika Anda menawarakan barang perlu dicantumkan seperti merk,warna ukuran dll. Dan jika Anda menawarkan jasa maka Anda harus detailkan lama penegerjaan dsb. Intinya harus jelas dan sedetail mungkin. Agar dikemudian hari tidak terjadi masalah dan juga customer puas karena barang yang mereka beli sudah sesuai dengan expektasi mereka.
  • Harga. Anda harus menjelaskan apakah harga yang tertera merupakan harga final atau bisa dinego jika ada pembelian dalam jumlah besar.
  • Cara Pembayaran. Cara pembayaran ini bisa berisi apakah customer Anda harus langsung membayar lunas,DP atau bisa termin dalam jangka waktu tertentu misal 15-45 hari.
  • Pengiriman / Pengerjaan . Mulai dari berapa lama pengerjaan jika jasa. Dan kapan barang akan diterima oleh customer jika sudah melakukan pembayaran
  • Syarat dan Ketentuan ini bisa ada bisa tidak tergantung dengan kebijakan suatu perusahanaan. Biasanya ini berisi misal bisa retur jika barang yang diterima rusak. Berapa lama garansinya dll.

5. Pentupan

Penutupan surat biasanya berisi harapan dan ucapan terima kasih serta tanda terang pihak pengirim.

Contoh Surat Penawaran Barang dan Jasa

Agar Anda tidak bingung langsung saja saya berikan contoh dari surat penawaran barang dan jasa.

1. Contoh Surat Penawaran Barang atau Produk

Contoh Surat Penawaran Barang

Contoh Penawaran Barang (Sumber: Bee.id)

Berikut ini salah satu contoh sederhana dari surat penawaran barang elektronik. Anda bisa modifikasi sendiri jika ada yang ingin disampaikan pada surat penawaran. Karena setiap perusahaan pasti memiliki format dan kebijakan sendiri.

2. Contoh Surat Penawaran Jasa

Surat penawaran jasa ini digunakan jika bisnis Anda bergerak dibidang penyedia jasa. Seperti jasa rental, jasa service, jasa konsultan, jasa penyediaan persewaan software akuntansi dll.

Berikut ini salah satu contoh surat penawaran jasa sederhana yang mungkin bisa Anda gunakan sebagai acuan dalam menyusun surat penawaran.

Offering Letter

Contoh Penawaran Jasa (Sumber: Bee.id)

Contoh surat penawaran yang langsung ditulis di email.

Surat Penawaran Jasa

Contoh Penawaran Kirim Email (Sumber: Bee.id)

Membuat surat penawaran ini memang susah-susah gampang apalagi jika barang yang Anda tawarkan itemnya tidak hanya satu. Apalagi jika bisnis Anda bergerak di bidang retail. Yang itemnya puluhan bahkan ratusan ribu. Bayangkan saja jika Anda harus menulis itemnya satu-satu.

Jadi saran saya gunakan saja software akuntansi yang sekaligus bisa membuat surat penawaran. Karena dengan begitu Anda akan menghemat waktu, tenaga dan uang tentunya.

Dan yang paling penting yaitu Anda tidak perlu mengetik satu persatu jenis item barang Anda. Dan salah satu softaware akuntansi yang sudah dilengkapi dengan surat penawaran penjualan yaitu software akuntansi online Beecloud.

Kenapa saya merekomendasikan Beecloud, selain sifatnya online sistem sehingga bisa diakses kapan saja dan dimana saja. Dari segi harganya pun sangat terjangkau karena Anda bisa bayar perbulan/ sistem sewa. Jadi Anda tidak perlu khawatir harus mengeluarkan uang dalam jumlah besar.

Banner Beecloud Bikin Laporan Neraca 1x Klik

Dari pada Anda penasaran langsung saja deh dibuktikan sendiri. Apalagi beecloud juga menyediakan free trialnya 30 hari. Langsung saja klik disini ya untuk mencoba versi gratisnya.

Semoga artikel mengenai surat penawaran ini dapat membantu dalam mengembangkan bisnis Anda. Jika ada yang ingin ditanyakan jangan sungkan-sungkan untuk koment dibawah ya. Sampai jumpa dengan artikel-artikel selanjutnya.

Banyak Berbagi Banyak Rejeki :
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on telegram
Telegram
Share on print
Print
Artikel Yang Mungkin Anda Suka :