Salah satu dokumen yang harus dimiliki dalam proses berbisnis adalah credit note atau nota kredit. Nota ini dijadikan sebuah bukti tertulis dari transaksi yang telah dilakukan oleh perusahaan sehingga keberadaannya yang sangat vital dalam pencatatan keuangan.
Nota ini biasanya digunakan dalam proses retur atau pengembalian barang sehingga dapat mencegah terjadinya sesuatu kesalahan teknis dalam proses pembelian. Simak penjelasan dalam artikel di bawah untuk mengetahui lebih lanjut mengenai credit note.
Ilustrasi Nota Kredit (Sumber: Freepik.com)
Transaksi yang dilakukan oleh perusahaan harus dilakukan pencatatan agar mudah untuk melacak serta menghindari terjadinya kesalahan teknis yang bisa berakibat fatal. Pencatatan ini dapat dilakukan dalam berbagai bentuk, salah satunya adalah credit note.
Credit note atau nota kredit adalah dokumen tertulis yang digunakan sebagai bukti untuk mengurangi piutang usaha akibat adanya proses pengembalian barang dengan berbagai alasan. Beberapa contoh alasan pengembalian barang adalah sebagai berikut:
Nota ini dibuat dan ditandatangani oleh penjual dan ditagihkan kepada pembeli dan berjumlah dua rangkap. Lembar pertama atau dokumen asli diberikan kepada pembeli sedangkan untuk lembar yang kedua disimpan oleh penjual atau pembuatnya.
Dahulu, credit note merupakan dokumen yang berbentuk kertas, tetapi di jaman yang serba digital ini sudah beralih ke nota elektronik yang berbentuk PDF. Dengan begitu, penyimpanan nota menjadi lebih mudan dan aman.
Baca Juga: Ini Dia Macam-Macam Bukti Transaksi yang Harus Diketahui!
Ilustrasi Fungsi Nota Kredit untuk Administrasi (Sumber: Freepik.com)
Seperti yang telah disebutkan bahwa credit note memiliki peran yang penting dalam proses operasional perusahaan, maka nota ini memiliki fungsi sebagai berikut:
Pertama, credit note digunakan untuk menghindari konflik antara penjual dengan pembeli. Hal ini dikarenakan credit note mencakup informasi mengenai produk yang telah dibeli kemudian dikembalikan sehingga bisa dijadikan sebagai bukti transaksi yang sah.
Dengan begitu, permasalahan produk yang memiliki kualitas tidak sesuai atau mengalami kerusakan dapat diselesaikan dengan baik tanpa perlu adanya konflik oleh kedua belah pihak.
Fungsi yang kedua masih berhubungan dengan fungsi pertama, yaitu dengan mengatasi permasalah tanpa adanya konflik membuata hubungan antara penjual dan pembeli dapat terjalin dengan baik.
Meski credit note sifatnya mengurangi piutang milik pengusaha, tetapi hal ini juga bisa menunjukkan itikad baik serta tanggung jawab atas produk yang dijualnya. Hal ini tentunya dapat meningkatkan aset jangka panjang, yaitu kepercayaan konsumen.
Nota kredit dapat menunjukkan kekurangan dari proses operasional sebuah bisnis yang bisa menyebabkan kerugian. Oleh karena itu, melalui credit note in perusahaan dapat mengevaluasi kegiatan operasional yang tidak berjalan dengan baik dan menggantinya dengan yang lebih efisien.
Hal ini tentunya dapat dijadikan sebagai salah satu usaha untuk memperbaiki produk, layanan maupun operasional perusahaan secara keseluruhan.
Penggunaan credit note membuat pencatatan transaksi perusahan menjadi lebih rapi dan terorganisir. Dengan begitu, segala transaksi yang telah dilakukan perusahaan dapat ditinjau kembali dengan mudah.
Seperti yang telah dijelaskan, credit note digunakan pembeli untuk mengembalikan barang. Dari sini dapat diartikan bahwa pengiriman barang yang dilakukan mengalami kesalahan, baik itu dari pihak penjual maupun kerusakan yang terjadi saat perjalanan.
Melalui credit note, pemilik bisnis dapat melacak kesalahan yang telah terjadi dan bisa mengevaluasinya untuk memberikan pelayanan yang terbaik.
Ilustrasi Pembuatan Nota Kredit (Sumber: Pexels.com)
Selain memiliki beberapa manfaat, pembuatan credit note bertujuan sebagai berikut:
Pembeli memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah perusahaan, oleh karena itu sebagai penjual maka harus memberikan jaminan dari barang yang dijual agar pembeli merasa puas sehingga terus melakukan transaksi.
Jaminan yang diberikan kepada pembeli ini berbentuk credit note yang bisa mengurangi jumlah piutang penjual sehingga pembeli merasa aman saat bertransaksi. Dengan begitu, tingkat kepercayaan pembeli kepada penjual aakn meningkat.
Penggunaan credit note merupakan salah satu upaya pengusaha untuk menertibkan administrasinya. Hal ini dikarenakan seluruh transaksi yang dilakukan oleh perusahaan akan selalu tercatat sehingga akan memudahkan pencarian saat dibutuhkan kembali suatu saat nanti.
Selain tertib secara administrasi, penggunaan credit note oleh pelaku bisnis juga membuat pencatatan akuntansi menjadi tertib sesuai dengan standar yang berlaku di Indonesia. Oleh karena itu, peran credit note tidak hanya penting untuk pembeli tetapi juga pelaku usaha sebagai penjual.
Perjalanan bisnis tidak selalu mulus melainkan juga terdapat kesalahan yang mungkin terjadi. Akan tetapi, kesalahan tersebut tidak boleh terulangi untuk yang kedua kalinya. Oleh karena itu, penting untuk mendokumentasikan kesalahan agar bisa dilakukan evaluasi agar bisa memperbaikinya.
Kesalahan yang secara khusus terjadi dalam proses penjualan dapat didokumentasikan dalam bentuk credit note. Di dalam nota ini dapat diketahui akar permasalahan yang nantinya bisa dievaluasi agar tidak terjadi kesalahan serupa di kemudian hari.
Adanya credit note membuktikan bahwa pelaku bisnis siap bertanggung jawab atas barang yang dijualnya. Dengan begitu, pembeli akan merasa aman saat bertransaksi karena percaya bahwa pihak penjual tidak lari dari tanggung jawab pada kesalahan yang telah terjadi.
Setiap perusahaan diwajibkan untuk mencatat dan melaporkan kondisi keuangannya setiap tahun. Akan tetapi, dalam prosesnya pasti terdapat nominal yang tidak masuk akal atau bahkan muncul transaksi yang tidak diketahui sumbernya.
Kesalahan seperti di atas biasa terjadi apabila pelaku bisnis tidak tertib dan teliti dalam mencatat transaksi. Oleh karena itu, mencatat setiap transaksi yang terjadi sangat penting untuk dilakukan termasuk dalam mencatat retur barang dari pembeli menggunakan credit note.
Ilustrasi Nota Kredit Toko Hilmi Jaya (Sumber: Kompas.com)
Dalam pembuatan credit note tidak terdapat bentuk baku maupun formatnya, tetapi di dalam nota tersebut harus mencantumkan beberapa hal seperti:
Sebagai tambahan, dicantumkan juga tanggal dikeluarkannya credit note tersebut yang berguna untuk mempermudah pengecekan oleh perusahaan. Tidak lupa juga dicatat pihak-pihak yang bertanggung jawab atas dikeluarkannya credit note tersebut pada bagian paling bawah.
Meski tidak memiliki bentuk dan format secara baku, namun berikut adalah contoh gambar nota kredit:
Baca Juga: Cara Penjualan Kredit pada Beepos Desktop
Nota kredit dikeluarkan untuk mengurangi piutang pengusaha akibat adanya kesalahan pada barang yang telah dijualnya. Meski credit note ini membuat pengusaha mengalami kerugian secara materiil, tetapi hal ini akan meningkatkan kepercayaan konsumen sebagai gantinya.
Di era digital saat ini, pelanggan ingin yang serba cepat, praktis, dan mudah. Karena itu, soal pencatatan transaksi, usaha Anda juga butuh meningkatkan sistem pembuatan nota yang lebih modern dan otomatis. Untungnya, sekarang sudah ada BEEPOS. Buat dan cetak nota jadi lebih mudah.
Bikin Nota Penjualan Otomatis Integrasi ke Pembukuan beepos
