Logo Bee Web

Fungsi Administrasi Menurut Ahli dan Contohnya dalam Bisnis

fungsi administrasi menurut Mills ada 5 yakni, koordinasi, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Berikut penjelasannya
Penulis: Lutfatul Malihah
Kategori:
Dipublish Tgl: Monday, 1 April 2024

Administrasi merupakan salah satu elemen penting dalam kelancaran operasional dan pencapaian tujuan bisnis. Fungsi administrasi sendiri cukup luas menjangkau berbagai aspek, mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, hingga pengawasan.

Dalam ruang lingkup bisnis, administrasi berperan sebagai fondasi yang menopang seluruh aktivitas dan membantu perusahaan mencapai tujuannya secara efektif dan efisien. Bagaimana penjelasannya menurut para ahli? Apa saja contohnya dalam bisnis?

Fungsi Administrasi Bisnis Menurut Mills

Fungsi Administrasi Menurut Mills

Menurut Mills, Administrasi memiliki 5 fungsi (Credit: Freepik.com)

Berdasarkan teori C. Wright Mills, seorang ahli sosiolog, ia menjelaskan jika administrasi memiliki beberapa fungsi. Adapun fungsi administrasi menurut Mills meliputi sebagai berikut:

1. Koordinasi

Fungsi administrasi menurut Mills pertama adalah melakukan koordinasi, dimana adminsitrasi ini bertujuan untuk menyelaraskan dan mengintegrasikan berbagai aktivitas, sumber daya, dan upaya dalam organisasi agar tercipta sinergi dan kesatuan kerja.

Pada poin ini Mills menekankan pentingnya koordinasi dalam mencapai tujuan bersama dengan meminimalisasi duplikasi dan konflik antar bagian. Sehingga, bisa dijadikan sebagai media atau alat untuk mencegah adanya kerancuan dalam pelaksanaannya.

2. Perencanaan

Berikutnya adalah berfungsi dalam proses perencanaan, mulai dari penetapan tujuan, formulasi strategi, dan penyusunan program kerja, untuk menetapkan arah dan tujuan dari bisnis/ organisasi.

Dalam hal ini Mills memandang perencanaan adalah bagian dari proses yang sistematis dan rasional untuk merumuskan arah organisasi dan menentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapainya.

Baca Juga: Cara Membuat Perencanaan Usaha dan Tipsnya

3. Pengorganisasian

Fungsi administrasi menurut Mills berikutnya adalah pengorganisasian, yakni yang mengatur struktur dan hubungan antar bagian, tugas, dan wewenang dalam organisasi.

Menurut Mills, engirganisasian ini berkatan dengan proses penyusunan dan pengalokasian sumber daya yang harus dilakukan secara hati-hati agar bisnis/ organisasi dapat bekerja secara terkoordinasi.

4. Pengarahan

Keempat adalah pengarahan, yakni bertujuan untuk memastikan bahwa kinerja organisasi sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah ditetapkan. Mulai dari pembagian tugas, pemberian tanggung jawab, dan evaluasi kinerja.

Pengarahan melibatkan pemberian informasi dan panduan kepada karyawan untuk meningkatkan kinerja dan motivasi mereka dalam mencapai tujuan organisasi.

5. Pengendalian

Berikutnya adalah pengendalian, pengendalian ini sangat berkaitan untuk evaluasi kerja sebagai bentuk tindak lanjut terhadap hasil kerja yang sudah dikerjakan.

Fungsi administrasi dalam konteks pengendalian ini juga mencakup pengukuran kinerja, analisis varians, dan pembuatan rencana tindakan untuk kinerja yang lebih baik di masa depan.

Dari sini dapat disimpulkan jika, fungsi administrasi menurut Mills ada 5 yakni, koordinasi, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.

Fungsi Pendukung Administrasi Perkantoran

Selain fungsi di atas, administrasi dalam bisnis juga memiliki fungsi lainnya, yakni fungsi pendukung administrasi perkantoran.

Berikut beberapa fungsi administrasi menurut Quible (2001) dalam Rudi Salam dan Rosdiana (2015) meliputi:

1. Fungsi Rutin

Fungsi administrasi pendukung pertama menurut Quible pertama adalah fungsi rutin, dimana melibatkan tugas-tugas administratif yang bersifat rutin seperti pencatatan, pendokumentasian, dan pengarsipan.

Dalam konteks pelayanan publik, penting untuk memiliki sistem penyimpanan yang terorganisir dengan baik untuk memastikan data atau informasi tersedia dengan cepat, akurat, dan aktual saat diperlukan.

2. Fungsi Teknis

Selanjutnya adalah fungsi teknis, dimana administrasi ini mengacu pengetahuan, keputusan, dan keterampilan teknis yang memadai, termasuk keahlian dalam menggunakan perangkat lunak (software) yang relevan.

Dalam konteks pelayanan publik, fungsi teknis sangat penting karena banyak tugas administratif yang melibatkan penggunaan teknologi informasi untuk mengelola dan menyediakan layanan kepada masyarakat.

3. Fungsi Analisis

Selanjutnya berfungsi sebagai analisis, dimana membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, serta mengambil keputusan yang efektif. Ini mencakup membuat dan menganalisis laporan, serta mempertimbangkan berbagai opsi solusi untuk mengatasi masalah organisasi.

Dengan melakukan analisis yang teliti terhadap fakta, data, dan informasi yang akurat, administrasi dapat mengidentifikasi masalah dengan lebih baik, membuat keputusan yang lebih tepat, dan meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan.

4. Fungsi Interpersonal

Fungsi administrasi menurut Quible selanjutnya adalah berfungsi interpersonal, yang melibatkan penilaian, analisis, dan keterampilan berhubungan dengan orang lain dalam pengambilan keputusan serta koordinasi tim.

Selain itu, dalam konteks modern, fungsi interpersonal juga mencakup pemanfaatan teknologi, seperti internet, untuk memperbaiki komunikasi dan koordinasi antara pihak yang memberikan layanan dan penerima layanan.

5. Fungsi Manajerial

Terakhir adalah fungsi manajerial, melibatkan pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi suatu organisasi, seperti yang diungkapkan oleh Quible.

Manajerial ini menekankan pentingnya memiliki prosedur kerja yang jelas, seringkali dalam bentuk Standar Operasional Prosedur (SOP), baik dalam organisasi publik maupun profit.

Namun, Quible juga mencatat bahwa terkadang pelaksanaan operasional tidak sesuai dengan harapan, sehingga diperlukan sinkronisasi antara SOP dengan pelayanan yang diberikan kepada penerima layanan.

Baca Juga: Apa itu SOP? Begini Langkah-Langkah Pembuatannya

Contoh Cara Kerja Administrasi dalam Bisnis

Fungsi Pendukung Administrasi Menurut Quible

Contoh proses penyusunan dan mengecekan dokumen administrasi (Credit: Freepik.com)

Administrasi dalam bisnis memainkan peran penting dalam kelancaran operasional dan pencapaian tujuan. Berikut adalah contoh penerapan fungsi administrasi  dalam ruang lingkup bisnis menurut teori C. Wright Mills:

1. Koordinasi

Dalam sebuah perusahaan manufaktur, manajer administrasi bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan berbagai departemen seperti produksi, pemasaran, keuangan, dan sumber daya manusia.

Mereka memastikan bahwa setiap departemen bekerja bersama untuk mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan menyelaraskan jadwal produksi dengan permintaan pasar, mengatur pertemuan lintas departemen untuk berbagi informasi, dan memfasilitasi kolaborasi antar tim.

2. Perencanaan

Selanjutnya, manajer administrasi bekerja sama dengan tim manajemen untuk merencanakan strategi jangka panjang dan jangka pendek perusahaan. Mereka menetapkan tujuan yang spesifik.

Mulai dari merumuskan rencana tindakan untuk mencapai tujuan tersebut, hingga menyusun anggaran yang sesuai untuk operasional perusahaan. Selain itu, mereka juga terlibat dalam merencanakan pengembangan produk baru, ekspansi bisnis, atau diversifikasi usaha.

3. Pengorganisasian

Kemudian dalam aspek pengorganisasian, manajer administrasi membangun struktur organisasi yang efisien dan efektif. Mereka menetapkan tanggung jawab dan wewenang masing-masing karyawan.

Membentuk tim dan kelompok kerja, serta memastikan bahwa setiap departemen memiliki pemimpin yang berkualitas. Selain itu, mereka juga mengatur sumber daya manusia dan fisik perusahaan untuk mendukung operasional yang lancar.

4. Pengarahan

Berikutnya, manajer administrasi memberikan arahan yang jelas kepada karyawan dalam menjalankan tugas-tugas mereka. Mereka memastikan bahwa karyawan memahami tujuan perusahaan, prosedur kerja yang diharapkan, serta standar kualitas yang harus dipenuhi.

Selain itu, mereka juga terlibat dalam pelatihan dan pengembangan karyawan untuk meningkatkan keterampilan dan produktivitas mereka.

5. Pengendalian

Terakhir dalam fungsi administrasi pengendalian, manajer administrasi memantau kinerja perusahaan secara berkala. Mereka menggunakan metrik kinerja yang relevan untuk mengevaluasi pencapaian tujuan,

Seperti mengidentifikasi deviasi dari rencana, dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan. Selain itu, mereka juga terlibat dalam menetapkan kebijakan dan prosedur untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan standar industri.

Penutup

Kesimpulannya fungsi administrasi dalam ruang lingkup bisnis adalah bahwa administrasi memiliki peran yang krusial dalam mengelola operasi harian dan mencapai tujuan dari bisnis.

Cara kerja administrasi pada bisnis melibatkan berbagai fungsi dan aktivitas yang saling terkait. Dengan perencanaan yang matang, pengorganisasian yang efektif, koordinasi yang baik, pengarsipan yang rapi, dan pelayanan yang prima, administrasi dapat membantu bisnis mencapai tujuannya.

Penggunaan aplikasi pembukuan keuangan juga sangat penting dalam meningkatkan efisiensi administrasi bisnis. Salah satunya adalah aplikasi pembukuan keuangan Beecloud, dengan menggunakan Beecloud manajemen data akan lebih rapi, khususnya data keuangan agar dapat meningkatkan efisiensi kerja. Klik banner di bawah ini untuk informasi selengkapnya!

Pakai Beecloud Berbisnis Jadi Lebih Mudah Dan Menguntungkan

Intrapreneur Adalah: Mengenal Peran & Karakteristiknya
Apakah Anda pernah mendengar istilah "intrapreneur"? Intrapreneur berbeda lho dengan Entrepreneur. Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, inovasi dan kreativitas
Baca Juga
USP Adalah, Simak Definisi sampai Manfaat Menariknya
Membahas USP adalah hal yang sangat penting karena berguna bagi upaya marketing. Penjualan memang memerlukan strategi khusus agar bisa bertahan
Baca Juga
Tugas Administrasi Perkantoran Bukan Hanya Surat-Menyurat
Tahukah Anda bahwa administrasi ternyata mencakup arti yang sangat luas. Tugasnya adalah memastikan semua tugas yang berkaitan dengan administrasi perkantoran
Baca Juga
9 Faktor Penyebab Konflik dalam Bisnis, Apa Saja Itu?
Faktor penyebab konflik telah menjadi perhatian utama dalam dunia bisnis modern. Konflik, pada dasarnya, adalah ketegangan atau pertikaian antara individu
Baca Juga
5 Langkah Membuat Bisnis Plan Sederhana Beserta Contohnya
Anda mungkin pernah mendengar istilah "bisnis plan" saat bertemu dengan rekan bisnis, tetapi apa arti sebenarnya? Dan seperti apa contoh
Baca Juga
Sistem Manajemen Mutu: Pengertian, Keuntungan dan Jenisnya
Dalam lingkungan bisnis yang semakin kompetitif, menciptakan produk atau layanan yang berkualitas menjadi kunci utama dalam memenangkan persaingan. Salah satu
Baca Juga
Customer Service Bee

148rb+ Pengusaha Sudah Pakai Bee

"Operasional makin lancar, bisnis terkontrol dan mudah discale-up"
Hubungi Tim Bee sekarang untuk konsultasi GRATIS
Logo Bee Web
Software Akuntansi & Kasir No. 2 di Indonesia. Memudahkan Pemilik Bisnis dan Akuntan untuk mengerjakan dan menganalisa keuangan lebih cepat, mudah, dan akurat. Gratis Trial atau Demo Gratis dengan Tim Bee.
Jam Operasional
Senin - Jumat, 09:00 - 16:00 WIB
Sabtu, Minggu dan Tgl Merah LIBUR
Chat via WA
Alamat Kantor
Surabaya: Jl. Klampis Jaya 29J, SurabayaBandung: Ruang 59 - Jl. Surya Sumantri No.59, Sukawarna, Bandung
Jakarta: Jl. Mampang Prapatan VIII No. 3B, Jakarta Selatan (Sementara Tutup)
Copyright © 2024 Bee.id
magnifiercrossmenu