Web Logo Bee
Penulis: Rininta Oktaviana

Contoh Surat Penagihan dan Pengertiannya Lengkap

Kategori: ,
Dipublish Tgl: Wednesday, 19 October 2022

Hutang piutang antara penjual dan pembeli adalah hal yang biasa. Tapi bagaimana jika pembeli sulit membayar utang sehingga harus dikirim surat penagihan. Cara membuat suratnya bisa dilihat di contoh surat penagihan yang sesuai dengan jenis surat penagihannya.

Tak hanya antara penjual dan pembeli saja tapi surat penagihan ini juga bisa dibuat oleh perorangan, pada pihak lain yang meminjam uang padanya. Surat tagihan di bidang usaha/bisnis, menjadi penyelesai masalah dan media penagihan yang tepat.

Pengertian Surat Tagihan

Surat Tagihan Adalah

Ilustrasi Membaca Surat Tagihan (Sumber: Freepik.com)

Surat tagihan atau surat penagihan merupakan jenis surat yang diberikan pada pihak penerima utang misalnya pembeli, dari pihak pemberi piutang misalnya penjual. Pemberian surat tagihan ini biasanya disebabkan oleh alasan yang berhubungan dengan kesepakatan bersama di awal.

Surat tagihan juga bisa menjadi opsi pada saat pihak pembeli belum membayar utangnya, di batas waktu pembayaran yang sudah disepakati sebelumnya atau pihak pembeli masih juga belum menunaikan kewajibannya dalam membayar utang.

Tidak kunjung membayar utang dari pihak pembeli, berpotensi merugikan pihak penjual yang memberi utang. Hal itu disebabkan oleh, uang yang harusnya diterima penjual bisa diputar kembali sebagai modal atau sebagai keuntungan dari bisnis yang dijalankannya.

Tapi karena pembayarannya tidak lancar sesuai dengan batas waktu yang sudah diberikan, maka aktifitas di perusahaan tersebut pun menjadi terhambat dan muncul kendala. Itulah sebabnya penting sekali membuat surat tagihan dengan contoh surat penagihan yang benar.

Baca Juga: Cara Setting Beda Alamat Pengiriman dan Penagihan

Fungsi Surat Tagihan

Fungsi Surat Tagihan

Ilustrasi Ekspresi Membaca Surat Tagihan (Sumber: Freepik.com)

Pada umumnya, surat tagihan akan dikirimkan hanya pada pembeli yang menunggak pembayaran utang saja atau pelunasannya lewat dari tanggal yang telah disepakati sebelumnya. Fungsi utama dari surat tagihan adalah menjadi pengingat bagi pembeli yang belum membayar utang.

Berikut ini fungsi lainnya dari surat tagihan itu sendiri:

  • Untuk Memberi Efek Jera

Surat yang di dalamnya berisi penagihan baik pada pembeli atau pelanggan, akan menjadi solusi pada saat suatu perusahaan kesulitan dalam menagih pembeli mengenai kewajibannya dalam membayar utang.

Dengan adanya sebuah pemberitahuan secara tertulis yang berupa surat penagihan, maka hal itu akan memberi efek pada pembeli agar lebih responsif untuk memberi kabar mengenai utang yang belum dibayarnya.

Bahkan terkadang ada saja pembeli yang memberi respon buruk ketika sudah waktunya membayar angsuran pada pihak pemberi utang.

  • Menjadi Pengingat

Bisa jadi yang tertagih lupa mengenai batas waktu pembayaran utang sehingga surat penagihan ini bisa menjadi pengingat. Misalnya dalam hal membeli barang secara kredit atau yang berupa cicilan.

Bisa juga pembeli lupa dengan tanggal jatuh tempo pembayaran sampai tanggalnya terlewat. Hal ini sering terjadi juga pada sebagian orang dalam hal pembayaran utang. 

Padahal dalam kenyataannya ia bisa membayar tagihannya sampai lunas, tapi karena alasan tertentu misalnya banyaknya kegiatan/kesibukan maka ia lupa membayar utang. Maka dibutuhkan surat penagihan yang akan mengingatkan mereka agar tidak lupa.

  • Memantau Kualitas Kredit dari Pelanggan

Kualitas Kredit Pelanggan

Ilustrasi Credit Score

Seringnya surat penagihan diberikan oleh perusahaan pada pembeli, akan memudahkan perusahaan dalam menilai kualitas si pembeli tersebut. Maka pada kesempatan berikutnya perusahaan akan mempertimbangkan kembali sebelum setuju memberikan kredit.

Sehingga pihak perusahaan pun tahu bahwa si pembeli tidak layak diberi pinjaman kredit dengan histori pembayaran yang buruk.

  • Bukti Adanya Transaksi Jual Beli

Surat tagihan juga berfungsi sebagai bukti bahwa memang ada transaksi jual beli antara pihak pembeli dan penjual. Sehingga jika urusannya menjadi panjang dan dilanjutkan dengan proses hukum, apabila salah satu pihak menyalahi kesepakatan yang sudah terjadi.

Bukti pembelian pun akan memudahkan penjual atau suatu perusahaan dalam memperoleh haknya, dan bisa juga digunakan untuk mencocokkan mana yang sudah lunas dan mana utang yang belum lunas.

  • Menghindarkan Denda untuk Pembeli

Dalam hal pembelian barang secara kredit, secara umum akan ada sangsi pada saat ada keterlambatan pembayaran misalnya denda yang akan dihitung per hari. 

Supaya kerugian dari si pembeli tidak semakin besar dengan denda yang terus bertambah, maka mereka harus diingatkan lagi dengan dilayangkannya surat tagihan. Dengan begitu, pembeli pun akan menyiapkan dananya untuk membayar utang.

Persiapan dana ini bisa dilakukan dari jauh-jauh hari agar tidak terkena denda dan bisa membayar tepat waktu.

Komponen yang Harus Ada di Surat Tagihan

Contoh Invoice Tagihan

Ilustrasi Surat Tagihan

Dalam surat tagihan terdapat beragam informasi penting yang berhubungan dengan transaksi yang telah dilakukan. Dalam surat itu juga ada beberapa komponen penting seperti yang diuraikan di bawah ini:

  • Nomor Urut

Nomor urut dalam surat harus jelas agar lebih mudah dipantau. Misalnya untuk surat tagihan yang pertama, kedua, dan seterusnya. Apakah surat tagihan ini ditujukan untuk pelanggan yang sama atau berbeda, juga bisa diketahui dari nomor registrasi itu sendiri.

  • Nomor Order

Dalam mencocokkan nomor order yang ada apakah belum dibayar atau sudah dibayar tapi masih ada sejumlah tunggakan. Nomor order ini juga akan memudahkan pemeriksaan utang mana yang sudah lunas dan mana yang belum lunas.

  • Delivery Order, Surat Jalan, dan Kode Nomor Transaksi

Kode transaksi apabila melakukan pembelian secara online dapat menjadi nomor virtual pembayaran. 

Surat tagihan ini juga bisa digunakan untuk mencocokkan jenis barang apa yang dibeli, jumlah barangnya, harga per unit, tipe barangnya, tanggal pembelian dan lain sebagainya. 

Contoh Surat Penagihan Utang

  • Contoh Surat Penagihan Pembayaran

PT Maju Jaya

Jl Gajah No 80 

Jakarta

 

Nomor : 372/KL/II/2019 17 Mei 2019

Lamp : Faktur

Hal : Penagihan Pembayaran

Kepada

CV Jaya Abadi

Jl Harimau No 123

Bandung

 

Dengan hormat,

Kami memberitahukan melalui surat ini mengenai pembukuan kami, bahwa Anda masih mempunyai kewajiban yang belum dibayar sebanyak Rp.10.000.000,- sesuai dengan faktur No.145/KM/III/2019 yang kami lampirkan salinannya bersama surat ini.

Mengingat pembayaran tidak dilakukan sejak 3 bulan dari tanggal yang sudah disepakati bersama, kami sangat berharap Anda dapat segera melunasinya.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan terima kasih atas perhatiannya.

Hormat kami,

PT Maju Jaya

 

Rudi Silalahi

Manajer Keuangan

  • Contoh Surat Kuasa Penagihan Hutang

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Mira Lesmana

NIK : 21897484

Alamat : Jl Kebon Rawu No 90 Bandung

Pekerjaan : PNS

Disebut sebagai pihak pertama.

 

Nama : Yanto Sudiro

Alamat : Desa Kampung Manggis No 89 Bandung

Pekerjaan : Wiraswasta

Disebut sebagai pihak kedua.

 

Dengan surat ini menyatakan bahwa pihak pertama memberi kuasanya pada pihak kedua dalam menagih utang atas pembelian bahan bangunan sebesar Rp.20.000.000,-, kepada Bapak Ahmad. 

Diharapkan segera dibayar dengan mentransfernya ke Rekening Bank ABC A.n Mira Lesmana dengan nomor rekening 1273364. 

Demikian surat ini dibuat dan bisa dipergunakan sedemikian rupa.

Bandung, 7 Juli 2020

Pihak Kedua Pihak Pertama

 

(Yanto Sudiro) (Mira Lesmana)

Baca Juga: Contoh Surat Tagihan Dan Kegunaannya

Kesimpulan

Beberapa contoh surat penagihan di atas bisa menjadi referensi dalam membuat surat tagihan dari pihak perusahaan ke pihak konsumen dengan langkah yang benar.

Terkadang kita tidak memiliki waktu yang banyak untuk membuatkan surat tagihan, apalagi ketika mendapat penjualan yang banyak. Karena kita akan sibuk untuk mengurus hal-hal lain seperti pengecekan stok, pengecekan arus kas, dan operasional yang lainnya.

Jika Anda merasa kewalahan menghadapi itu semua, Anda bisa menggunakan bantuan Software Akuntansi Online Beecloud supaya Anda lebih mudah menjalankan operasional usaha Anda. Beecloud merupakan software yang memiliki segala macam fitur yang bisa membuat Anda banyak memiliki waktu luang walaupun operasional usaha Anda sedang banyak-banyaknya.

Coba gratis 14 hari dengan klik di banner atau klik di sini.

Buat Surat Tagihan Utang 1x Klik! Beecloud

Aplikasi Keuangan Gereja: 7 Kesalahan Umum Keuangan Gereja
Aplikasi keungan gereja adalah salah satu solusi dalam mengatur keuangan pada gereja. Karena dasarnya, mengelola keuangan dibutuhkan kemampuan menghitung dan […]
Baca Juga
Cara Menghitung Depresiasi dan Penjelasannya Dalam Akuntansi
Cara Menghitung Depresiasi - Depresiasi adalah suatu cara dalam menghitung nilai aset dalam sebuah bisnis. Secara umum di dunia akuntansi […]
Baca Juga
Kenali 5 Fungsi dan Tujuan Perusahaan Menggunakan Nota Kredit
Salah satu dokumen yang harus dimiliki dalam proses berbisnis adalah credit note atau nota kredit. Nota ini dijadikan sebuah bukti […]
Baca Juga

148rb+ Pengusaha Sudah Pakai Bee

"Operasional makin lancar, bisnis terkontrol dan mudah discale-up"
Hubungi Tim Bee sekarang untuk konsultasi GRATIS
Jam Operasional
Senin - Jumat, 09:00 - 16:00 WIB
Sabtu, Minggu dan Tgl Merah LIBUR
Kontak
No. GSM klik bawah ini
Logo GSM Telp
Copyright © 2022 Bee.id
magnifiercrossmenu