Punya usaha di bidang distribusi atau penjualan retail? Maka dari itu, Anda harus paham betul apa itu manajemen gudang. Tanpa pengelolaan gudang yang baik, stok barang bisa berantakan, pengiriman barang jadi tertunda, dan yang paling parah: kepuasan pelanggan ikut menurun.
Oleh karena itu, penting dalam manajemen untuk memastikan semua barang yang ada di gudang tertata secara efisien, mulai dari penerimaan barang hingga pengeluaran barang. Dengan begitu, proses distribusi juga akan berjalan dengan lebih lancar dan akurat.
Mari kita kenalan dulu dengan apa yang dimaksud dengan manajemen gudang, fungsi, proses hingga tipsnya pada artikel di bawah ini!
Apa itu manajemen gudang? Manajemen gudang adalah proses pengelolaan aktivitas penyimpanan, pengaturan, serta pergerakan barang di dalam gudang agar berjalan dengan efisien dan akurat.
Dalam proses ini, perusahaan mengatur penerimaan barang, penempatan atau penataan stok, pencatatan, hingga pengeluaran barang yang akan dikirim ke pelanggan atau cabang lain.
Perlu digaris bawahi disini, jika manajemen gudang bukan hanya soal menyimpan barang di gudang jasa, tapi juga merupakan proses terstruktur yang melibatkan proses penerimaan, penataan, pengambilan, pengemasan, pencatatan stok hingga pemeliharaan.
Dengan demikian bisa kita simpulkan jika manajemen gudang adalah serangkaian proses pengelolaan aktivitas pergudangan. Mulai dari penerimaan barang, penataan, pengambilan dan pengemasan barang, hingga pengeluaran barang yang dilakukan secara efisien dan akurat untuk memastikan kelancaran alur distribusi serta kepuasan pelanggan.
BACA JUGA: 5 Faktor Kepuasan Pelanggan dan Cara Meningkatkannya
Gambaran alur proses manahemen gudang (Credit: bee.id)
Proses sistem manajemen dilakukan dalam 5 tahapan, apa saja 5 hal dalam manajemen pergunakan ini? Menurut Pitoy, dkk (2020) dalam Primadi, dkk (2024) proses manajemen gudang meliputi proses shipping (pengiriman), receiving (penerimaan), putaway (penyimpanan), move (pergerakan), dan picking (pengambilan).
Berikut penjelasan lengkapnya:
Receiving adalah proses awal saat barang yang masuk ke gudang diterima dari supplier atau produksi. Dengan tujuan untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan dokumen pembelian, baik dari segi jumlah, jenis, maupun kualitas.
Proses ini melibatkan:
Proses receiving yang baik dapat meminimalkan kesalahan stok dan menjadi dasar dari sistem manajemen gudang yang akurat.
Setelah barang diterima, proses selanjutnya adalah putaway, yaitu kegiatan menempatkan barang ke lokasi penyimpanan yang tepat dalam gudang. Proses ini mencakup:
Move atau pergerakan adalah aktivitas memindahkan barang dari satu lokasi ke lokasi lain di dalam gudang. Ini bisa terjadi karena kebutuhan operasional, pengelompokan ulang, atau persiapan pengambilan dan pengiriman.
Contohnya:
Picking adalah proses mengambil barang dari lokasi penyimpanan untuk memenuhi pesanan pelanggan. Tahap ini sangat mempengaruhi kecepatan dan akurasi pengiriman.
Ada beberapa metode picking yang umum digunakan, diantaranya adalah sebagai berikut:
Setelah barang dipilih dan dikemas, proses shipping atau pengiriman dilakukan. Ini adalah tahap akhir dari aktivitas gudang sebelum barang sampai ke pelanggan. Prosesnya dimulai dari pengepakan dan pelabelan barang, pembuatan dokumen pengiriman, penyerahan ke ekspedisi/logistik dan pencatatan barang keluar
Proses shipping yang tertata akan memastikan barang dikirim tepat waktu, tepat jumlah, dan tepat tujuan, sehingga berdampak langsung pada kepuasan pelanggan.
Ketika persediaan yang ada di gudang tidak sesuai dengan penjualan karena manajemen gudang tidak baik maka, manajemen gudang yang dijalankan patut dipertanyakan. Hal ini bisa menyebabkan banyak masalah, apa saja itu?
Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk melakukan pengelolaan gudang secara akurat, sistematis, dan terpantau real-time. Agar stok gudang dan penjualan tidak lagi selisih Anda bisa menggunakan aplikasi stok barang Beeaccounting.
Beeaccounting memungkinkan pengelolaan stok barang di gudang secara real-time, pencatatan pembelian dan penjualan, serta menghasilkan laporan yang akurat. Anda bisa uji coba dulu dengan klik banner di bawah ini!
Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan bahwa stok barang yang ada di gudang sesuai dengan kebutuhan penjualan, sehingga operasi gudang berjalan dengan lebih lancar dan kepuasan pelanggan meningkat.
Dengan dampaknya yang cukup krusial di atas, kita bisa menyimpulkan jika manajemen pergudangan memiliki beberapa manfaat berikut ini:
Dalam fungsi ini, manajemen penyimpanan gudang membantu memastikan bahwa barang yang disimpan di dalam gudang tertata rapi, mudah dicari, dan tidak rusak. Prinsip pertama dalam penataan gudang adalah efisiensi ruang dan waktu.
Dengan sistem manajemen gudang yang baik, perusahaan dapat mencatat stok barang di gudang secara real-time dan secara akurat, terlebih jika sistem gudang sudah menggunakan sistem tersinkronisasi langsung dengan penjualan.
Hal ini penting untuk memastikan bahwa tidak ada kekurangan atau kelebihan yang membebani operasional. Digitalisasi manajemen gudang juga memungkinkan pelaporan stok dengan cepat dan mudah dipantau.
Dalam manajemen gudang yang baik, proses penerimaan barang hingga pengeluaran barang harus direncanakan dengan baik. Mulai dari pengambilan dan pengemasan barang sampai dengan pengiriman barang, semua dilakukan secara efektif untuk memastikan distribusi tepat waktu dan kepuasan pelanggan tetap terjaga.
Selain itu, dengan menggunakan sistem manajemen pergudangan, Anda juga dapat mengurangi waktu pencarian dan pemindahan barang. Ini sangat membantu dalam proses distribusi dan pengambilan barang. Dengan sistem ini, kesalahan dalam picking dan packing bisa ditekan seminimal mungkin, yang pada akhirnya menjadi lebih hemat waktu dan biaya.
Fungsi terakhir ini sangat penting: manajemen gudang adalah untuk mendukung kecepatan dan keakuratan proses distribusi. Barang yang berada di gudang dan barang yang akan dikirim harus dikelola dengan baik agar tidak terjadi keterlambatan. Dengan begitu, proses yang ada di gudang berjalan lancar dan pelanggan juga akan merasa puas.
Berikut adalah beberapa langkah yang bisa Anda lakukan agar bisa memiliki sistem manajemen gudang yang baik dan efektif:
Pengaturan tata letak gudang juga harus dilakukan secara maksimal untuk sistem gudang pada perusahaan Anda. Yang pertama yaitu harus tahu karakter stok barang serta mengatur layout warehouse baik itu milik sendiri atau sewa. Pengaturan tata letak gudang juga cukup penting bagi perusahaan bisnis ritel yang mana stok barangnya punya masa kadaluarsa.
Manajemen gudang juga harus menerapkan untuk membuat forecast persediaan stok barang. Tentunya menjadi tantangan tersendiri jika perusahaan punya item yang jumlahnya mencapai ratusan ribu. Pembuatan forecast terhadap persediaan stok barang merupakan salah satu pekerjaan yang tidak mudah.
Hal tersebut dikarenakan alur barangnya harus benar-benar dilakukan dengan detail. Akan tetapi jika sistem manajemen gudang tidak Anda buat dengan baik, risiko akan kehilangan top barang akan menghantui Anda baik itu dalam jumlah kecil maupun besar.
BACA JUGA: Mengenal Istilah Forecasting dalam Bisnis dan Perbedaannya
Membuat jadwal persediaan barang kepada supplier juga perlu dilakukan supaya memudahkan perusahaan menggarap forecast serta bisa juga membuat jadwal pengiriman serta penerimaan barang.
Cara berikutnya untuk memanajemen gudang yaitu dengan memisahkan antara stok barang baru dengan stok barang lama. Jika Anda mencampurkan antara barang-barang baru dengan barang lama, maka hal tersebut hanya akan membuat Anda merasa bingung untuk melakukan pengecekan data pada stok barang.
Dengan demikian pemisahan stok barang tersebut akan memudahkan Anda untuk menghitung jumlah stok barang yang lama yang sudah berhasil dijual atau yang belum.
Membuat data secara akurat adalah salah satu sistem manajemen gudang yang perlu untuk dilakukan sebab data-data gudang terdiri dari banyak data seperti data stok barang, data pembelian, serta data penjualan. Sebaiknya Anda mengetahui terkait dengan data-data tersebut dan juga target pemasaran serta forecast penjualan yang dilakukan pada periode berikutnya.
Data yang akurat sangat dibutuhkan guna menentukan forecast penjualan serta untuk mengetahui bagaimana rencana pemasaran serta target perusahaan Anda.
Dalam menjalankan manajemen gudang yang baik Anda juga harus menerapkan pengecekan kembali sebelum barang-barang dimasukkan ke dalam gudang. Hal tersebut memiliki tujuan supaya Anda memberikan kode pada barang maka perusahaan bisa melakukan pengecekan Apakah barang tersebut sudah dicatat dalam stok gudang atau belum.
Selain itu pengecekan juga akan membantu perusahaan Anda mengetahui mana saja barang yang cacat, kesalahan produksi dan kesalahan-kesalahan lainnya sebelum barang-barang tersebut masuk dan disimpan dalam gudang. Sedangkan untuk barang-barang yang sudah tercap cacat, maka barang tersebut bisa dikumpulkan menjadi satu di tempat yang sudah diberi tanda khusus.
Nah, sistem manajemen pada gudang tersebut bisa Anda terapkan pada perusahaan Anda baik itu gudang sewa atau bahkan gudang milik sendiri. Dengan demikian perusahaan Anda akan lebih tersistem dengan baik.
