Pengertian Dana Reversal dan Pembukuannya dalam Akuntansi

Pernah mengalami transaksi yang tiba-tiba dibatalkan dan uangnya hilang dari saldo bisnis Anda? Itu tandanya Anda sedang menghadapi yang namanya dana reversal.

Masalah ini sering terjadi di bisnis online, terutama yang menerima pembayaran via transfer bank, kartu kredit, atau payment gateway.

Kalau tidak ditangani dengan benar, reversal bisa bikin arus kas jadi kacau 🤯

Yuk, kita pelajari bersama apa itu dana reversal. alasan kenapa bisa terjadi, dampaknya dan cara mengatasinya pada artikel berikut ini!

Apa itu Dana Reversal?

Dana reversal adalah proses pengembalian dana otomatis dari rekening penerima (biasanya merchant/pelaku usaha) ke pengirim (pelanggan), karena transaksi dianggap tidak sah atau gagal.

Bedakan ini dengan refund, ya. Kalau refund itu Anda yang sengaja kembalikan uang ke pelanggan.
Kalau reversal? Ini terjadi tanpa sepengetahuan Anda, seringnya atas keputusan bank atau payment gateway.

Perbedaan Dana Reversal dan Refund (Credit: bee.id)

Contohnya:

Pelanggan bayar via kartu kredit → transaksi sukses → dana masuk ke saldo Anda.

Beberapa hari kemudian, bank deteksi potensi fraud → transaksi dibatalkan → dana ditarik balik dari akun Anda.

Boom! 💥 Cash flow langsung terdampak. Apa saja dampaknya?

BACA JUGA: Panduan Cara Membuat Laporan Cash Flow (Laporan Arus Kas)

Dampak Dana Reversal untuk Bisnis

Meskipun terlihat sepele, dana reversal bisa berdampak cukup serius, terutama untuk bisnis skala UMKM.

• Kehilangan Pendapatan: Dana yang tadinya Anda anggap “aman” ternyata ditarik kembali.
• Cash Flow Terganggu: Apalagi jika reversal terjadi beberapa hari setelah transaksi.
• Reputasi Terpengaruh: Terlalu banyak reversal bisa membuat payment gateway atau bank lebih ketat pada akun Anda.
  
• Biaya Tambahan: Beberapa penyedia layanan menerapkan fee saat reversal terjadi.

Pada intinya, dana reversal sangat mempengaruhi pembukuan, dimana reversal sendiri merupakan proses pembalikan transaksi akuntansi yang sebelumnya sudah dicatat.

Kenapa Terjadi Reversal?

Ada beberapa alasan kenapa dana reversal bisa terjadi. Berikut penyebab yang paling sering terjadi:

• ❌ Transaksi Gagal atau Double: Sistem mendeteksi transaksi ganda atau error teknis saat proses pembayaran.
• 🛑 Klaim Fraud / Penipuan: Pemilik kartu melaporkan transaksi yang tidak dikenalnya ke bank (chargeback).
• 📦 Barang Tidak Dikirim / Tidak Sesuai: Pelanggan merasa tidak menerima barang atau barang tidak sesuai deskripsi.
• ⏱️ Salah Transfer atau Refund Manual Terlambat: Dalam kasus manual transfer, pelanggan bisa minta dana dikembalikan jika tidak segera dikonfirmasi.

Contoh Dana Reversal

📍 Situasi:

Seorang pelanggan membayar tagihan service AC sebesar Rp1.000.000 melalui transfer ke rekening perusahaan servis. Namun, setelah dicek, ternyata ada double pembayaran karena pelanggan tidak sadar telah mentransfer dua kali.

📍 Tindakan:

Tim keuangan perusahaan mengkonfirmasi kelebihan pembayaran dan melakukan reversal, yakni mengembalikan dana sebesar Rp1.000.000 ke rekening pelanggan.

📍 Kesimpulannya

Reversal dilakukan setelah transaksi settle (uang sudah masuk), dan memerlukan proses refund atau pengembalian dana secara resmi, biasanya butuh bukti dan waktu proses tertentu.

Cara Mengatasi Reversal Dana dalam Bisnis

Agar bisnis tetap stabil, Anda bisa melakukan beberapa tindakan:

1. Gunakan Pembukuan Keuangan yang Terintegrasi

Sistem yang terintegrasi akan mempermudah Anda dalam melacak setiap transaksi, termasuk yang mengalami reversal. Kalau masih mencatat manual atau pakai Excel, potensi “ketinggalan info” sangat besar.

2. Bangun Komunikasi dengan Konsumen

Reversal kadang terjadi karena pelanggan membatalkan transaksi melalui bank (chargeback) karena mereka merasa tidak mendapat informasi yang jelas.

Karena itu, untuk menghindarinya, Anda bisa melakukan hal ini:

• Selalu kirimkan invoice dan bukti pembayaran ke pelanggan.
• Gunakan sistem chat atau CS yang responsif untuk menjawab keluhan cepat sebelum mereka menghubungi bank.
• Tampilkan kebijakan refund dan pengiriman barang secara transparan di website atau marketplace Anda.

3. Memonitor Transaksi Berkala

Transaksi yang direversal kadang tidak disertai notifikasi langsung. Kalau Anda tidak aktif mengecek, bisa-bisa baru ketahuan pas saldo berkurang.

Caranya bagaimana? Anda bisa menggunakan aplikasi pembukuan beecloud, untuk mengecek apakah mutasi bank sudah sesuai dengan pencatatan penjualan atau belum.

3. Simpan Bukti Transaksi

Jika hal ini terjadi pada Anda, Anda perlu mengajukan banding ke bank atau payment gateway karena reversal yang tidak valid, Anda perlu bukti kuat. 

Karena itu, setiap bukti transaksi wajib hukumnya untuk Anda simpan..

Selain bukti fisik, Anda juga bisa menggunakan bukti digital dengan mengupload setiap buktinya ke google drive dan sejenisnya.

BACA JUGA: Contoh Bukti Transaksi Berdasarkan Jenis-Jenisnya

Siap Punya Sistem Pembukuan yang Lebih Praktis? Pakai Aja Beecloud!

Pengen Punya Pembukuan Rapi, Mudah dan Terintegrasi? Pakai Aja Beecloud!

Coba GratisDemo Online

Jangan biarkan reversal dana mengacaukan cash flow dan laporan keuangan bisnis Anda. Gunakan Beecloud, aplikasi pembukuan keuangan yang dirancang khusus untuk kebutuhan UMKM Indonesia. 

Pantau transaksi secara real-time, catat setiap reversal dengan rapi, dan dapatkan laporan keuangan yang akurat tanpa ribet. Mau uji coba dulu? Klik banner di atas sekarang juga!