Punya laporan utang usaha itu wajib hukumnya bagi pelaku usaha, apalagi yang sistem kulakannya menggunakan sistem utang.
Dan..utang kepada supplier merupakan hal yang umum dalam kegiatan usaha. Namun, jika transaksi pembelian semakin banyak dan setiap supplier memiliki tanggal jatuh tempo berbeda, pencatatannya bisa menjadi lebih sulit.
Tanpa catatan yang rapi, pemilik usaha berisiko lupa membayar tagihan, kesulitan mengetahui sisa utang, atau tidak memiliki gambaran jelas mengenai kewajiban pembayaran dalam waktu dekat.
Laporan utang supplier adalah catatan yang berisi kewajiban pembayaran usaha kepada pemasok barang atau jasa. Laporan ini dapat memuat informasi transaksi pembelian, nilai tagihan, pembayaran yang sudah dilakukan, dan sisa utang.
Laporan utang supplier berbeda dari laporan utang-piutang secara umum karena berfokus pada kewajiban usaha kepada pemasok. Dengan laporan ini, pemilik usaha dapat memantau tagihan yang belum dibayar dan merencanakan pembayaran berdasarkan tanggal jatuh tempo.
Agar mudah digunakan, laporan utang supplier sebaiknya memuat beberapa informasi berikut.
| Kolom | Keterangan |
| Nama supplier | Nama pemasok yang memberikan barang atau jasa |
| Nomor faktur atau transaksi | Nomor referensi untuk mencocokkan catatan dengan dokumen pembelian |
| Tanggal pembelian | Tanggal transaksi pembelian dilakukan |
| Tanggal jatuh tempo | Batas waktu pembayaran sesuai kesepakatan |
| Total tagihan | Nilai utang dari transaksi tersebut |
| Jumlah dibayar | Total pembayaran yang sudah dilakukan |
| Sisa utang | Nilai tagihan setelah dikurangi pembayaran |
| Status pembayaran | Keterangan seperti Belum Dibayar, Dibayar Sebagian, atau Lunas |
| Catatan | Informasi tambahan, misalnya nomor bukti pembayaran atau kesepakatan dengan supplier |
Pastikan data dalam laporan sesuai dengan faktur, bukti pembayaran, dan kesepakatan dengan supplier. Jika ada pembayaran sebagian, catat nominalnya agar sisa utang tetap akurat.
BACA JUGA: 7 Tips Kelola Hutang Usaha Efektif dan Pembukuannya
Berikut contoh sederhana laporan utang supplier. Nama supplier, tanggal, dan nominal pada tabel ini hanya ilustrasi.
| Supplier | No. Faktur | Tanggal Pembelian | Jatuh Tempo | Total Tagihan | Jumlah Dibayar | Sisa Utang | Status |
| Supplier A | INV-001 | 1 Mei 2026 | 15 Mei 2026 | Rp5.000.000 | Rp2.000.000 | Rp3.000.000 | Dibayar Sebagian |
| Supplier B | INV-002 | 3 Mei 2026 | 17 Mei 2026 | Rp2.500.000 | Rp0 | Rp2.500.000 | Belum Dibayar |
| Supplier C | INV-003 | 5 Mei 2026 | 20 Mei 2026 | Rp4.000.000 | Rp4.000.000 | Rp0 | Lunas |
Dari contoh tersebut, pemilik usaha dapat melihat tagihan yang masih harus dibayar, termasuk transaksi yang sudah dibayar sebagian. Kolom jatuh tempo juga membantu menentukan tagihan mana yang perlu diprioritaskan.
Anda dapat membuat laporan sederhana menggunakan Excel atau Google Sheets. Berikut langkah-langkahnya.
Buat tabel dengan kolom seperti nama supplier, nomor faktur, tanggal pembelian, tanggal jatuh tempo, total tagihan, jumlah dibayar, dan sisa utang.
Catat setiap transaksi secara terpisah agar riwayat pembelian dan pembayaran mudah ditelusuri.
Sisa utang diperoleh dari total tagihan dikurangi jumlah pembayaran yang sudah dilakukan.
Contohnya, jika total tagihan Rp5.000.000 dan pembayaran yang sudah dilakukan Rp2.000.000, sisa utangnya adalah Rp3.000.000.
Jika menggunakan Excel atau Google Sheets, rumus sederhana untuk menghitung sisa utang adalah:
=Total_Tagihan-Jumlah_Dibayar
Sesuaikan nama kolom atau referensi sel dengan format tabel yang digunakan.
Gunakan status yang konsisten, misalnya:
Perbarui status setiap kali ada pembayaran agar laporan tidak menampilkan informasi yang sudah tidak sesuai.
Periksa tanggal jatuh tempo secara berkala. Anda dapat menggunakan fitur pemformatan bersyarat di Excel atau Google Sheets untuk memberi penanda pada tagihan yang sudah jatuh tempo atau akan segera jatuh tempo.
Tentukan sendiri periode pengingat yang sesuai dengan kebiasaan pembayaran usaha, misalnya beberapa hari sebelum tanggal jatuh tempo.
Jika satu supplier memiliki beberapa transaksi, buat rekap untuk mengetahui total sisa utang kepada supplier tersebut. Rekap ini membantu saat menyiapkan pembayaran atau mencocokkan catatan dengan supplier.
Membuat laporan saja belum cukup. Data perlu diperbarui dan diperiksa secara rutin.
Beberapa kesalahan berikut dapat membuat laporan utang kurang akurat:
Pencatatan manual dapat menjadi pilihan untuk usaha dengan jumlah transaksi yang masih mudah dipantau. Namun, ketika transaksi dan jumlah supplier bertambah, pembaruan laporan bisa memerlukan lebih banyak waktu dan ketelitian.
Pertimbangkan menggunakan software pembukuan jika usaha mulai kesulitan memantau banyak tagihan, mencocokkan pembayaran, atau mendapatkan ringkasan kewajiban secara rutin.
Sebelum memilih software, pastikan fitur yang tersedia sesuai dengan proses usaha, termasuk pencatatan pembelian, pembayaran, dan pemantauan sisa utang.
Laporan utang supplier membantu pemilik usaha mengetahui jumlah kewajiban, sisa tagihan, dan jadwal pembayaran. Dengan mencatat setiap transaksi secara konsisten serta memperbarui data setelah pembayaran, pemilik usaha dapat memantau utang dengan lebih tertib.
Mulailah dari format sederhana yang sesuai dengan kebutuhan usaha. Yang terpenting, pastikan setiap tagihan tercatat dan tanggal jatuh temponya diperiksa secara rutin.
