Salah satu jenis dokumen yang memiliki peran penting bagi produsen, pemasok barang, dan bisnis adalah surat penawaran harga. Oleh karena itu, setiap pelaku usaha akan membutuhkan format template dokumen ini yang dapat digunakan kembali untuk bisnisnya masing-masing.
Dengan adanya template yang benar seperti ini, pelaku usaha dapat lebih mudah untuk mengedit dan mengirimkan penawaran harga ke pihak kliennya. Tidak hanya itu, proses persiapan penawaran ini juga dapat memudahkan suatu perusahaan untuk memiliki daftar harga tetap atas barang dan jasanya.
Ilustrasi Membuat Penawaran (Sumber: Freepik.com)
Surat penawaran harga adalah dokumen yang dapat diubah oleh suatu perusahaan tertentu dan berisi tentang harga dari semua barang maupun jasa yang dijual. Mulai dari perincian harga, diskon, hingga waktu implementasi akan terdapat dalam dokumen penting ini.
Umumnya, jenis dokumen bisnis yang satu ini akan dikirim ke pihak klien potensial yang sesuai dengan permintaannya masing-masing atas barang atau jasa tertentu. Namun, ada juga kasus di mana klien menolak penawaran harga yang diberikan tersebut dan meminta penurunan harga.
Karena kasus ini sudah sering dialami oleh beberapa pelaku usaha di Indonesia, sehingga sangat disarankan untuk menciptakan celah keuntungan yang cukup pada dokumen tersebut. Dengan begitu, masih akan ada ruang untuk penurunan harga yang diminta oleh klien tersebut.
Pada dasarnya, dokumen ini dibuat untuk menjalin kerja sama dengan perusahaan lain. Biasanya, jenis surat penawaran ini akan digunakan oleh beberapa perusahaan penyaluran barang seperti distributor.
Salah satu jenis dokumen dalam dunia bisnis ini seringkali berbentuk formal dan memiliki format khusus yang harus diperhatikan oleh setiap pelaku usaha. Untuk itu, di sini kami juga akan membahas tentang format pembuatan surat penawaran harga.
Baca Juga: Penawaran Harga: Pengertian, Jenis, Komponen, dan Contohnya
Ilustrasi Surat Penawaran Harga Barang
Isi dari surat ini akan menjelaskan tentang keunggulan serta keuntungan dari perusahaan yang akan menjual barang maupun jasa, sehingga perusahaan lain dapat tertarik untuk memesan atau membeli produk yang ditawarkan tersebut.
Nantinya, cara membuat surat penawaran harga dapat dilakukan dengan memperhatikan format-format yang ada di dalamnya. Sementara untuk formatnya yang benar adalah:
Komponen paling utama dari surat ini adalah tanggal penawaran. Biasanya, proses penawaran ini sudah disiapkan oleh pihak penjual sejak beberapa hari sebelum surat itu dikirim. Namun, tanggal yang harus dicantumkan ke dalam surat ini adalah tanggal pengiriman surat ke pihak pembeli.
Masa berlaku adalah periode validitas penawaran yang sedang diberikan oleh pihak perusahaan. Dalam hal ini, masa berlaku yang diberikan perusahaan harus sesuai dengan waktu penyelesaian proyek yang sedang dilakukan tersebut. Sebab, harga barang dan jasa bisa berubah sewaktu-waktu.
Pada dasarnya, setiap surat penawaran yang dikirimkan ke pelanggan atau klien perusahaan harus memiliki nomor unik. Nantinya, nomor unik ini akan berguna untuk tujuan identifikasi. Dengan adanya nomor unik tersebut, pelaku usaha dapat lebih mudah untuk melacak setiap kutipan yang ada.
Ilustrasi Surat Penawaran Harga Jasa
Meski sama-sama terdiri dari rangkaian angka yang unik, tapi ID pelanggan akan memiliki rangkaian angka yang berbeda dengan nomor penawaran. Dengan adanya ID pelanggan seperti ini, pelaku usaha dapat lebih mudah untuk mengidentifikasi pelanggan dengan data yang mirip.
Alamat pelanggan adalah salah satu jenis komponen dalam surat ini yang harus diperhatikan dengan baik. Sebab, ketika hendak berurusan dengan suatu organisasi atau individu tertentu, alamat pelanggan harus menjadi alamat resmi organisasi.
Nantinya, pihak penjual harus mencantumkan judul dan alamat perusahaan dengan benar. Jika perusahaan memiliki cabang yang berbeda, maka perhatikan alamatnya dengan baik. Sebab, kantor pusat dan cabang biasanya berada di lokasi yang cukup berjauhan.
Di bagian ini pihak penjual dapat memberikan detail yang cukup kepada pihak pelanggan atau klien mengenai apa yang bisa mereka dapatkan. Jika produk yang ditawarkan adalah makanan, maka pihak penjual harus mencantumkan nama dan bahan-bahannya dengan baik.
Tidak hanya itu, jika produk yang ditawarkan adalah tekstil, maka pihak penjual juga harus menjelaskan tentang nama, bahan pembuatan, dan proses pembuatan yang telah dilakukannya.
Setelah menjelaskan tentang produk yang sedang ditawarkan, cantumkan juga jumlah item dalam deskripsi tersebut. Dengan begitu, pihak pelanggan ataupun klien ini dapat lebih mempertimbangkan apakah hendak membelinya atau tidak.
Di bagian ini pihak penjual dapat menambahkan instruksi khusus yang bisa lebih memikat perhatian pelanggan atau klien. Sebagai contoh, pihak penjual dapat mencantumkan kalimat seperti di bawah ini:
Penawaran ini hanya berlaku untuk pembelian yang pembayarannya tidak terlambat. Harga ini dikenakan biaya pemrosesan sebesar 2% dan berlaku untuk periode pembayaran yang diperpanjang.
Selain menambahkan kalimat seperti itu, pihak penjual juga bisa mencantumkan syarat dan ketentuan pembelian produk tersebut. Dalam hal ini, syarat pembayaran, syarat konfirmasi, dan beberapa jenis persyaratan seperti ini lainnya akan meliputi di dalamnya.
Dengan memerhatikan contoh format penawaran harga yang akan kami sebutkan di sini, Anda bisa lebih mudah untuk memahami jenis surat bisnis yang satu ini. Untuk itu, perhatikan beberapa contoh yang ada di bawah ini:
Indah Elektronik
Jl. KH Wakhid Hasyim No. 33, Pekalongan, Jawa Tengah
08 Mei 2019
No: 12/CE/V/15
Hal: Penawaran Barang Elektronik
Yth. Ibu Sri Sulistiyani
Toko Anugerah Abadi
Jl. Samudera No. 17, Pekalongan, Jawa Tengah
Dengan hormat,
Melalui surai ini kami dari PT. Indah Elektronik ingin mengajukan penawaran kepada Ibu Sri Sulistiyani selaku pemilik dari Toko Anugerah Abadi. Kami menawarkan beberapa jenis barang elektronik seperti:
No Nama Barang Harga 1 Televisi 21 inch Rp. 2.000.000,00 2 Radio Rp. 800.000,00 3 Kulkas Rp. 2.000.000,00 4 Dispenser Rp. 1.000.000,00 5 DVD player Rp. 800.000,00 Adapun cara pembayaran yang kami terapkan adalah Cash on Delivery (COD) dan dapat diangsur dengan ketentuan adanya uang muka yang telah dibayarkan. Pembayaran dapat diangsur selama 3 bulan.
Sekian surat penawaran ini kami buat, dan kami ucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya atas perhatian yang telah Anda berikan.
Hormat kami,
Indah Elektronik
CV Kemtamin Persada
Contractor – General Supplier – Cleaning Service
12 Mei 2020
No: 059/KEM/SPH/VI/2020
Lampiran: Satu berkas
Hal: Pengajuan Harga Pasang Baru Instalasi Grounding di High Care Kebidanan RSUP Ibu dan Anak
Kepada Yth:
Kepala Divisi Persediaan Barang Non Medik & Gizi
RSUP Ibu dan Anak
Jl. Mayjen Sungkono No. 21, Surabaya, Jawa Timur
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya persiapan dari pihak RSUP Ibu dan Anak untuk melakukan kegiatan instalasi grounding di Bilik Kebidanan Aminah di lantai 3 selatan yang baru, kami mengajukan rincian penawaran harga pekerjaan tersebut.
Adapun harga yang kami tawarkan adalah sebesar Rp. 18.000.000,00 dengan rincian yang sudah kami lampirkan bersamaan dengan surat ini.
Demikian yang bisa kami sampaikan, dan kami ucapkan rasa terima kasih yang sedalam-dalamnya atas perhatian yang telah Anda berikan.
Surabaya, 12 Mei 2020
Hormat kami,
CV Kemtamin Persada
Baca Juga: 4 Tools Aplikasi Bikin Surat Penawaran
Dengan melihat contoh surat penawaran harga yang ada di atas, Anda pasti sudah tahu bagaimana cara membuat surat ini dengan baik dan benar. Dengan begitu, para pelaku usaha di Indonesia tidak perlu merasa kesulitan lagi untuk membuat dokumen penting satu ini.
Membuat surat penawaran ini memang susah-susah gampang. Apalagi jika barang yang Anda tawarkan itemnya tidak hanya satu dan bisnis Anda bergerak di bidang retail yang itemnya puluhan bahkan ratusan ribu. Bayangkan saja jika Anda harus menulis itemnya satu-satu secara manual.
Jadi saran saya gunakan saja software akuntansi yang sekaligus bisa membuat surat penawaran. Karena dengan begitu Anda akan menghemat waktu, tenaga dan uang tentunya. Hal terpeenting yaitu Anda tidak perlu mengetik satu persatu jenis item barang Anda.
Beecloud merupakan software akuntansi berbasis cloud yang sudah dilengkapi dengan pembuatan surat penawaran penjualan.
Kenapa saya merekomendasikan Beecloud, selain sifatnya online sistem sehingga bisa diakses kapan saja dan dimana saja. Dari segi harganya pun sangat terjangkau karena Anda bisa bayar perbulan/sistem sewa. Jadi Anda tidak perlu khawatir harus mengeluarkan uang dalam jumlah besar.
Coba gratis Beecloud sekarang!
